2、会议成本预算 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会 期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。 会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”， 如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、 食宿费等。 一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失 的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3 倍再乘以2计算。
另一种是临时的主持人，比如各种代表会 议，或几个单位，几个地区的联席会议， 则由代表们选举或协商产生。
3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题， 或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重 要性，又必须具有明确性和可行性。 议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需 要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后 提出，再经领导审定的。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”， 由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的 “提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会 议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法 性。
会议成本=X+2J×N×T，其中，X是显性 成本，J代表与会人员每小时平均工资的文件准备 1、开幕词 开幕词是会议开始时会议主席所作的发言 稿，一般带有预告性及礼仪性质，比较简 短。内容大体包括三方面：对来宾和与会 人员表示欢迎；对会议的内容、任务、目 的作简要介绍；预祝会议成功。
2、工作报告 工作报告是会议的主要文件，其中的主要 内容往往是会议讨论的中心议题。工作报 告必须有实质性的内容，既可以是对前阶 段工作成果、经验、缺点的回顾与总结， 也可以是对后阶段工作提出计划、预算、 部署或展望。
3、发言稿 即工作报告之外的其他与会者的发言稿。 发言稿的内容要有所侧重，或是背景介绍， 或是财政开支或是人事管理等。发言稿有 的由发言人亲自撰写，有的由秘书代为起 草，发言人再修订定稿。
会议概述
一、会议的分类 会议按照不同的标准划分为不同的类别： 按内容、性质分，分为代表大会、工作会议、学术会议 等； 按会议的形式，分为小组会、座谈会、报告会等； 按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待 会等； 按人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议； 按会议召开的规律或日期，分为定期例会、临时性会议；
5、时间 会议时间有三种含义： （1）一是指会议召开的时间； （2） 二是指整个会议所需要的时间、天数； （3）三是指每次会议的时间限度。
每次会议时间最好不超过一小时。如果需 要更长时间，应该安排中间休息。
6、地点 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地 区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使 会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考 虑多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化 等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的 城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经 常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址， 还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候 与环境条件等因素。
4、名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。这个名 称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加 对象、主办单位或组织、时间、届次、地点、范 围、规模等。 具体的一次会议不可能也不必显示上述全部项目。 如“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体 会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围， “上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜 利五十周年大会”则显示地区、参加对象、性质、 内容、时间、规模等。 会议名称必须用确切、规范的文字表达。 会标必须用全称。
秘书做会议准备时要向上司确认以下几点： 1、上司是作为主持人还是作为成员参加 会议。 2、是常规会议还是临时会议。 3、会议召开的时间和地点。 4、参加会议的人数和预算。 5、向与会人员发开会通知的期限。

6、相关会场的布置。 7、需要准备的物品和资料。 8、有关用餐等招待工作。 9、是否需要做会议记录。 需要注意的是，对于那些内容机密的会议， 如果上司不交代，秘书就不要过问会议的 内容、目的和开会方式等。
二、会议的要素 会议包括六个要素，与会者、主持人、议 题、名称、时间、地点。 1、与会者 与会者就是参加会议的正式成员，包括主 持人，也包括秘书，但不包括在会场的其 他服务人员。 原则上，参加会议的人员应做到：该参加 的一个不少，不该参加的一个不多。
2、主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往 是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和 取得预期效果起着领导和保证作用。 会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人， 或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情 况：一种是当然主持人，是由组织的章程或法规 决定的。如单位的工作例会由单位领导人主持， 党组会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。 主持人因故不能主持会议时，也可以委托副职或 其他相应的负责人主持。
会议组织
会议是现代社会政治、经济、文化、军事、 外交、管理等方面的重要活动形式和手段， 人们通过会议交流信息、研究问题、作出 决定、部署和检查工作等，从而推动社会 的不断发展。 会议要取得预期的效果，必须有会前的充 分准备、会中、会后各种必要的支持和服 务工作。这些准备、支持、服务工作，统 称为“会议组织”。
会前准备
一、会议计划和成本预算 秘书一旦接受筹备会议的任务，就要着手 准备做会议计划。 1、会议计划 会议计划首先明确会议的目的、任务、名 称、出席对象、主持人、规模、召开时间、 需用时间、地点、议程等。
其次，会议应做哪些准备工作，如需用哪 些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、 车辆，是否安排参观、文化娱乐活动等。 再次，决定会议的工作人员和服务人员， 必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委 员会。