科技档案管理
主讲：王莉敏
科技档案是科学技术档案的简称。科技档 案是档案中的一大门类，与其他档案相比，它 无论是在内容构成与形成规律上，还是在管理 与作用特征上，均有自己的显著特点。为了做 好档案管理工作，我们首先应认识这一管理对 象。因为科技档案的前身是科技文件材料。所 以，在这一讲里我们主要讲述什么是科技文件 材料、科技档案，科技文件材料与区别、基本 形式、作用与特点、及科技档案的基本种类和 内容构成等几方面的问题，主要目的是给大家 讲清科技档案的概念。
第二讲

科技档案的前期管理
一、科技文件材料的形成与积累
这里将重点讲一下对科技文件材料的编号、更改、审签。 1.科技文件材料编号 科技文件材料的编号，就是根据科技文件材料的形成规律，按照一定 的要求和方法，用字母和数字组成一组代号，用来表示科技文件材料的内 容与特征的一种“技术语言”。 （1）科技文件材料编号的要求。 （2）科技文件材料编号方法。 （3）科技文件材料编号与科技档案编号的区别和联系。 2.科技文件材料更改方法 科技文件材料的更改，就是按照一定的原则与要求，采用特定的方式 和方法，改变科技文件材料某些内容的一项工作。 3.科技文件材料审签程序 介绍一般和几种主要科技文件材料的审签程序。 （1）一般科技文件材料的审签程序。 （2）主要科技文件材料的审签程序。
二、科技文件材料的鉴定、整理
科技文件材料鉴定与整理，是指归档科技 文件材料的鉴定、组卷与案卷编目。

（一）科技文件材料的鉴定工作
在科技文件材料整理工作中，首先应对科 技文件材料进行鉴定工作，其内容主要包括： 1.完整性鉴定 2.准确性鉴定
（二）科技文件材料组卷
案卷是科技档案管理和利用的基本单元。 1.组卷要求 按GB／T11822－2000《科学技术档案案卷构成一 般要求》术语定义： 案卷：由相互联系的若干文件组合而成的档案保管 单位。 组卷原则：组卷要遵循科技文件材料的形成规律， 保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管 和利用。 组卷原则的具体含义有以下几个方面： （1） 遵循科技文件材料的形成规律。 （2）保持卷内文件的有机联系。 （3）便于档案的保管与利用。

三、科技文件材料及科技档案的基本形式


（一）文字科技文件材料及科技档案 1、机械工业产品文字文件材料及科技档案 2、科文字文件材料及科技档案 3、基建文字文件材料及科技档案 4、设备文字文件材料及科技档案 （二）图样科技文件材料及科技档案 1、机械制造业基本产品图样 2、建筑工程图样 3、其他专业性图样 4、设备图样
（三）科技档案与文书档案的联系与区别
从联系而言，它们同属档案的范畴。两者的区别主 要是形成领域与内容性质的不同。 区分两者的意义在于： （1）便于各自实现科学管理与有效利用。科技档案与 文书档案在形成规律、整理方法、检索途径上均有所不 同，分开管理便于各自实现科学管理和有效利用。 （2）有利于档案的流动。档案的流动一是指两种档案 的进馆方向的不同，基层单位文书档案进综合档案馆， 科技档案进科技专业档案馆；二是随企业产权的变动或 重组，不可避免地会出现档案的流动。日常进行分类整 理，可以避免档案流动时的再整理工作。
（四） 科学技术研究档案及其内容构成
科学技术研究档案简称科研档案， 是指在自然科学技术研究活动中形成的 科技档案。就是这项社会实践活动的直 接记录，它记载和反映了科技研究活动 的全部过程和具体成果。
（五）专门性质科技档案
专门性质科技档案，是指某些专门性科技部门或人员在自然观 测等活动中形成的专门档案。主要有以下八种。 1.地质档案 2.测绘档案 3.气象档案 4.天文档案 5.水文档案 6.地震档案 7.环境保护档案 8.医疗卫生档案 在上述科技档案类别中，以科学技术研究档案、基本建设档案、 设备仪器档案、工业产品档案最为普遍。专门业务档案一般属专门 部门的业务档案，如气象部门的气象档案、天文台的天文档案等， 由于这些档案具有很强的专业性，且按行业或部门都有各自专门的 成文的整理标准与方法，因此在本书中只是作为简单的介绍。
2.组卷方法 （1）按项目组卷。 （2）按子项组卷。 （3）按阶段或工序组卷。 （4）按结构组卷 （5）按专业组卷。 （6）按地区组卷。 （7）按时间组卷。 （8）按问题组卷。 （9）按文件名称或性质组卷。 （10）按作者组卷。 对科技文件材料进行组卷的方法有相当大的灵活 性，不同组卷者面对同一对象，由于对文件形成规律 与有机联系认识的不同或表现方法不同，会选择不同 的组卷方法。
二、科技档案与相关事物的联系与区别
（一）科技档案与科技文件材料的联系与区别
联系： 1、科技档案是由科技文件材料有条件地归档转化而来的， 其条件一定是要具有保存价值的科技文件材料，这是科 技文件材料转化为科技档案的基础，这也表明并非所有 科技文件材料都要作为科技档案加以保存。 2、科技文件材料转化为科技档案必须履行归档移交手续。 3、归档的科技档案经常会以复制件的形式被科技、生产所 采用，这时科技档案就转化为科技文件材料，如产品恢 复生产时将保管的档案复制下来，作为科技文件材料使 用。
1.工业生产技术档案及其内容构成
由于产品部类的繁多，工业生产技术档案 的内容也就十分复杂。从共性上讲，一般包括 产品档案、工艺档案和标准档案等。 此外，围绕产品形成的对产品改进、发展 及销售有重要依据和参考作用的市场技术信息、 用户意见反馈材料及产品广告等，也应作为工 业生产技术档案的组成部分。
2.农业科技档案及其内容构成
第一讲 科技文件材料与科技档案概述
一、科技文件材料与科技档案的概念 （一）科技文件材料的概念及含义 定义： 科技文件材料（即科学技术文件材料）是 记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理 活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件 的总称。
含义：

ห้องสมุดไป่ตู้


（1）科技文件材料是人们在从事科技、生产活动中产 生、形成的，它真实的记录和反映了科技、生产活动的 全过程。明确科技文件材料产生和形成的领域，有助于 区分科技文件材料与一般文书材料的界限。 （2）科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，它 直接记录和反应科技、生产活动的全过程和结果，是第 一手材料。明确科技文件材料是科技、生产活动的直接 记录，有助于科技文件材料和科技资料两者区分。 （3）科技文件材料是指一切记录有科技内容的和与之 有关联的文件材料的总称，包括科技文字材料、科技图 样、科技表册、科技照片以及科技录音和录像等。

（三）科技文件材料管理措施
（1）实行“三纳入”和“四同步”管理。 （2）将科技文件材料的形成、积累列入经济责任制考核范围 （3）档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖 活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统。 （4）档案部门应从归档的角度对科技文件材料标准执行情况进行 监督、检查。 监督和检查的基本内容有： ①形成的科技文件材料是否齐全、完整、成套、准确。 ②科技文件材料的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符 合有关标准，责任签字是否符合规定要求。 ③科技文件材料的编制，是否符合有关标准的规定。 ④图样的标题栏格式、内容填写是否符合有关标准，签字手续 是否完备。 ⑤文字材料的原稿，是否用蓝黑墨水书写在规范的用纸上，字 迹是否工整、清晰。 ⑥图纸（蓝图）的折叠方法是否符合规范、标准。
（二）科技档案与科技资料的联系与区别


联系： 1、两者内容属性相同，同属科技信息的范畴。 2、在一定条件下可以相互转化。 区别： 1、在与科技、生产活动的关系上，就一个单位来说，科 技档案是本单位科技生产活动的历史记录，是直接记述和 反映本单位科技、生产活动；而科技资料是与本单位的科 技、生产活动没有直接的联系。 2、从来源上看，科技档案主要是科技文件材料归档移交 而来；而科技资料是为参考目的从外单位购买、搜集而来 的。 3、从作用性质上看，科技档案具有查考的历史凭证作用； 而科技资料主要用于现实的参考作用。
（二）科技档案概念及含义


定义： 科学技术档案（以下简称科技档案）是企 事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生 产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社 会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材 料。 含义： 1.定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质 2.定义明确须初始记录 3.定义规定了归档文件需有价值
（一） 科技文件材料的形成工作
（二）科技文件材料的积累工作
科技文件材料积累工作是指按科技生产活动的程 序，通过一定的方法将正在使用的科技文件材料适当 集中并妥善保管的一项工作。 1.积累范围 （1）对科技生产活动的价值。 （2）积累范围应大于归档范围。 2.积累方法 （1） 研究科技文件材料积累范围。 （2）纳入科技工作程序。 （3）强化日常积累工作。 （4）建立健全文件登记制度。
区别：



1、从性质上看，科技文件材料是按照规程在科技、生 产活动中形成的原始记录；科技档案是科技、生产活动 的历史记录。 2、从功能上看，科技文件材料是指导现行科技生产活 动的依据；科技档案是备查考的历史凭证。 3、从来源上看，科技文件材料是科技人员按照生产活 动的需要有针对性编制而成的；科技档案是由科技文件 材料的归档形成的，但又不局限于科技文件材料，还含 有部分非科技文件材料。 4、从存在形式上看，科技文件材料由形成科技、生产 活动的单位管理；科技档案由归档的科技部门或有关人 员整理组卷，移交给本单位档案机构实行集中统一管理。

（三）表格式科技文件材料及科技档案 1.机械制造业基本产品表格式材料 2.设备仪器表格式材料 3.基建表格式材料 （四）非纸质载体的科技文件材料及科技档案 1.电子文件材料 2.声像文件材料

四、科技文件材料与科技档案的作用、特点
（一）科技文件材料的作用、特点 科技文件材料的作用： 1、科技文件材料是指导科技、生产、建设活动的重要 依据。 2、科技文件材料是继承科技知识的重要手段。 3、科技文件材料是提高经济效益的重要工具。 科技文件材料的特点： 1、专业技术性。 2、成套性。 3、更改性。 4、通用性。 5、现实性。