部门档案管理细则 (试行)
1、 档案柜
1、档案柜摆放整齐，档案柜左上角贴公司资产标签，右上角贴
部门档案标签（部门名称、柜号、档案员姓名）。

2、档案柜内隔板完好整齐，不得缺少、倾斜，每层有明显标签
说明。

3、档案柜内只允许存放档案及档案相关文件，不得放置与档案
无关物品。

2、 档案盒
1、 档案盒使用国家档案局统一标准的档案盒。

2、 档案盒正面的档号为本盒内档案起始号和截止号（侧面相
同），案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级要填写完整。

3、 档案盒侧面案卷题名处，粘贴用白色打印纸打印的案卷名
称、案卷年份、案卷类别、部门、盒号。

3、 归档和整理
1、 存档的文件材料必须是原件，不得是复印件或影印件。

因故
无原件者，应进行签章说明。

2、 存档的资料必须具有保存价值的各种文字材料、电子文件、
图表、声像材料以及其他不同载体、不同形式的历史记录，并经部门经理或部门主管签字确认。

3、 文件材料原则上只归档一份，工程、生产技术类文件，可根
据行业标准和现场约定决定归档分数，具有特殊保存价值的可酌情增加归档份数。

4、 各部门档案必须具有完整的档案目录清单，档案目录的内容
见附表一。

5、 各部门必须有档案编号的详细说明书，对编号中各部分内容
必须有明确的注解。

同时备有部门档案命名规则表（见附表
二）。

6、 各部门要建立本部门档案索引表（纸质一份，用于档案检索
查阅（格式可参阅附表二和附表三）。

电子一份，以备后续计算机管理）,索引表格式根据各部门档案分类表确定（参考附表三）。

7、 每个档案盒内须有盒内案卷目录清单（见附表四），盒底
（一般位于卷末封二的位置）有卷内备考表（附表五）。

8、 每个案卷第一页必须盖有档案存档专用章（见附表六），并
填写完整数据。

9、 每个案卷归档的文件材料要收集齐全、完整，整理应按照文
件形成的规律，保持文件之间的有机联系，通过分类、装
订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。

4、 文件材料归档移交
1、 各部门档案要有清晰的文件收文登记表，以便记录文件的来
源。

收文登记表可参考附表七，并根据各部门具体情况增
减。

2、 各部门档案存储到一定时间和一定数量后，需要将时间久远
和不流转借阅的案卷移交给公司档案管理专员，由公司档案管理专员进行集中统一管理。

3、 文件材料归档移交前，各部门需要对归档文件进行认真检
查，确保文件材料的完整、准确。

4、 各部门向公司档案部门移交档案时，必须办理移交手续，并
由提交部门经理或部门主管及部门档案管理助理签字，接收部门经理和公司档案管理专员签字。

移交清册一式两份，两部门各保存一份。

移交清册见附表八。

5、 各部门内部档案助理更换时，也必须移交，移交手续同上。

6、 总经理办公室档案部门根据需要利用工具编制档案移交检索
表。

5、 档案借阅
1、 档案管理助理要严格遵守公司档案借阅制度和保密规章制
度，原则上不得借阅超出本职工作需要的档案，更不能没有借阅申请单审批借阅。

2、 借阅档案需填写档案借阅申请单（档案借阅申请单见附表
九），由部门经理签字同意后方能借阅，超出借阅人员自身借阅权限的档案借阅，除经相关部门经理同意外还需征得主管副总签字同意，经审批后的档案借阅申请单交由部门档案助理或档案管理专员留存。

3、 档案管理助理要及时填写档案借阅记录表（见附表十），并
由借阅人签字，档案交还时要及时登记注销。

4、 当档案借阅超过借阅期限时，档案助理要及时催交档案借阅
人员及时还回借阅的档案，催交不还的要及时向部门经理汇报。

6、 档案的保管
1、 档案集中保存在档案库房中，库房应坚固，并有防盗、防
光、防潮、防尘、防鼠、防虫，防有害气体等设施和手段。

2、 档案库房内应保持清洁，案卷排列整齐有序，借阅归还后的
档案及时准确地放回原处。

7、 档案的销毁
1. 公司各部门、各级子公司没有销毁档案的权限。

2. 若部门要对失去保存价值的档案材料进行销毁，必须首先提
出申请(见附表十一)，由公司组织专职人员进行档案的鉴
定，确认后，由部门档案助理提供销毁申请单、欲销毁的档案清单、欲销毁的档案案卷，移交给公司总经理办公室。

3. 销毁失去保存价值的档案应登记造册，经主管档案的领导批
准，并呈报上一级档案部门或有关部门审批后由总经理办公室进行统一实施，严禁擅自销毁档案资料。

4. 销毁时需做好保密工作，应至少有其他部门的2个代表组成监
销小组在场。

办公室
2012年7月。