1.问候greeting不知收件人：To whom it may concern, （敬启者,较少用）Dear Sir or Madam,知性别：Dear Mr/Mrs/Ms + 姓知头衔/职位：Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓【注意】在正式的英文邮件中，如果在知道对方职位的前提下，尽量使用“头衔+姓”的方式开场。
要记得greeting后面的标点符号是逗号, 然后空一行之后才正式开始信的内容。
2.目的purpose在详细表述前，告知邮件重点：I am writing to inquire…I am writing in reference to…I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我写信时要确认/询问/通知你…I am delighted to give you the detail about…我很开心能给你提供…的详情回信的开头可以说：Thank you for reaching out to us regarding …Thank you for your email…感谢你的来信…Thank you for callin g me yesterday to discuss…感谢昨天你来电讨论…【注意】特别是商务信函我们一般多使用比较书面的语言，例如上面的in reference to（一般说明已经和对方提过的事）以及regarding都是【关于】的意思，但我们应尽量避免用about 这样口语的表达。
3.正文content一个段落一个主题，几个段落一个主旨Attached please find the latest information on…最新消息可查看附件…In order to achieve our sales target, we need to…为了完成我们的销售目标，我们需要…【注意】商业信函中应注意使用书面语用receive, 不用got；不要用缩写用does not, 而不用doesn't；多用委婉客气的语气I was wondering if you could provide some more details.重要内容加粗，但不要全部大写Please review the attached documents thoroughly.4. 结尾Closing最后一部分通常会表示感谢或解释下一步是什么。
常用的表达有：I look forward to hearing from you.期待你的回信。
I hope this information is helpful.希望这些信息有用。
Please call me if you have any question.如果你有任何问题，请给我电话。
【注意】一般这些句子后面用句号即可，没有必要用感叹号。
其他地方一般情况下也不要用感叹号5. 落款signature以下按正式程度递增的顺序排序Love语气非常私人化。
经用于爱人、家人和亲密的朋友之间。
Cheers语气非常随意。
用于朋友之间。
在给同事发邮件时如果你想表现得非常随和，也可以使用，但可能有听起来略不专业的风险。
Take care语气随意，用于朋友之间。
Thanks / Thank You.“Thanks”是非常随意的语气，而“Thank you”较为正式、常用在商业场合。
给陌生人写邮件，尤其是你提出请求或者问问题的时候，“Thank you”是一个很好的邮件结尾。
Yours/ Yours Truly /Truly休闲或商务休闲语气。
一种更私人，但还是礼貌的信件落款方式。
收件人是你很可能已经在现实生活中见过面的。
Best /Best Wishes休闲或商务休闲语气。
一种礼貌的信件落款方式，可以用于朋友或陌生人。
Sincerely /Sincerely Yours /Yours Sincerely语气随意、商务休闲或正式。
这是一种标准的信件结束语。
“Sincerely”是被使用得最多的结尾方式，因为它既可以用于结束较为随意的通信，也可以用于正式通信。
如果你不确定如何签署你的信件，那就用“Sincerely”。
Regards /Best Regards商务休闲或正式语气。
如果你没有在现实生活中见过收件人，那就用这个。
Cordially语气正式。
用于通信话题比较严肃的商务信件中。
有时也用于寄信人和收件人之间有矛盾时。
最常用的商务职场英语邮件100个句式1.I am writing to confirm/enquire/inform you...我发邮件是想找你确认/询问/想通知你有关…2. I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2.我写邮件来是为了跟进我们之前对第二季度营销活动的决定。
3. With reference to our telephone conversation today...关于我们今天在电话中的谈话…4. In my previous e-mail on October5...在之前10月5日所写的邮件中提到…5. As I mentioned earlier about...在先前我所提到的关于…6. As indicated in my previous e-mail...如我在之前邮件中所提到的…7. As we discussed on the phone...如我们上次在电话中所说的…8. from our decision at the previous meeting...如我们在上次会议中所决定的…9. as you requested...根据贵方要求…10. In reply to your e-mail dated April 1，we decided...回复贵方4月1日的邮件，我方决定…11. This is in response to your e-mail today.这是对您今早发来的邮件的回复。
12. As mentioned before, we deem this product has strong unique selling points in china.如先前所述，我们认为这个产品在中国有强有力且独一无二的销售点。
13. As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about the pending issues of our agreement.追踪我们昨天在电话中所谈，我想答复你我们合约的一些待解决的议题。
14. I received your voice message regarding the subject. I'm wondering if you can elaborate i.e. provide more details.我收到了你关于这个主题的留言。
我在想您你是否可以再详尽的说明一下，也就是再提供多一点相关细节。
15. Please be advised/informed that...请被告知...16. Please note that...请注意...17. We would like to inform you that...我们想要通知你...18. I am convinced that...我确信...19. We agree with you on...我们同意你在...的看法。
20. With effect from 4 Oct., 2008...从2008年10月4日开始生效...21. We will have a meeting scheduled as noted below...我们将举行一个会议，会议时间表如下。
22. Be assured that individual statistics are not disclosed and this is for internal use only.请确保个人信息不会外泄且只供内部使用。
23. I am delighted to tell you that...我很高兴地告诉你...24. We are pleased to learn that...我们很高兴得知...25. We wish to notify you that...我们希望通知你...26. Congratulation on your...恭喜您...27. I am fine with the proposal.我对这份提案没异议。
28. I am pleased to inform you that you have been accepted to join the workshop scheduled for 22-24 Nov,2008.我十分高兴地通知你，我们已经同意您参加于2008年11月22-24日举行的研讨会。
29. We are sorry to inform you that...我们很抱歉地通知您...30. I'm afraid I have some bad news.恐怕我今天要宣布一些坏消息。
31. There are a number of issues with our new system.我们的新系统有些问题。
32. Due to circumstances beyond our control...由于情况超出我们的控制...33. I don't feel too optimistic about...我对...不太乐观34. It would be difficult for us to accept...我们很难接受...35. Unfortunately I have to say that, since receiving your enquiries on the subject, our view has not changed.我不得不这么说，自从收到你关于这个主题的询问，我们的看法都没有改变。
36. We would be grateful if you could...如果你可以...我们会很感激的。
37. I could appreciate it if you could...如果你可以...我会很感激。
38. Would you please send us…?你能否寄给我们…？39. We need your help.我们需要你的帮助。