●分工编写
将采用的标准条款展开, 分解成为一项项具体的质量活动和质量工作, 再对各项活动和工作确定负责部门和配合部门, 这项工作称为职能分工, 最后形成职能分工表。一般来说, 职能分工表中的责任部门就是该项活动相关文件的编写部门。按确定的体系及时间进度要求, 各部门的兼职编写人员分头编写本部门承担的文件内容。
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●决定ISO9001标准条款的剪裁
决定编写质量手册以后, 下一步就要决定是采用该标准的全部内容还是裁减部分条款、 是否需要增加内容等。该系列标准允许各单位根据实际情况进行剪裁, 确定采用程度。比如某组织没有设计职能, 就能够取消该条款;某组织在安全卫生方面有特殊要求, 虽然标准中没有该项内容, 也应该加上去。总之, 根据组织质量管理和质量保证工作的需要来决定。
对于综合性的条款要求, 一般由质量管理部门(专职编写人员)编写。
●统一汇总
在分头编写过程中, 专职编写人员应给予指导。按期收集各编写人员的草稿后, 进行统稿。统稿时发现的问题, 应与编写者协调解决, 有时可能要经过几个重复。
●讨论草案, 试点运行
把完成的质量手册草案交由质量手册编写领导小组讨论审批, 针对领导小组提出的意见进行修改。无异议后, 由管理者签发试运行指令, 试行质量手册。为了慎重起见, 也可先在小范围内试点, 总结试点经验后, 再全面试行。
文件名
电子文件编码
ZLWB001
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(2)中国标准化工作导则的有关规定。
质量手册是企业标准, 应遵守中国标准化工作导则中有关标准编写和出版的规定。因而要在培训中, 对编写人员进行标准化知识教育, 重点学习和掌握GBl.1-87《标准化工作导则标准编写的基本规定》。
(3)与质量管理及建立质量管理体系有关的国家质量法规、 法令、 政策、 条例等, 国内外有关质量审核认证的大纲等文件。
(4)全面质量管理的新理论、 新概念、 新方法。
(5)国内外同行组织, 经过质量管理体系认证组织的质量手册资料。
●组织现状调查
在经过培训学习, 掌握了有关质量手册编写的基本知识之后, 下一步就要充分调查、 了解组织当前现状。内容包括:
(1)组织规模、 性质。
(2)组织质量水平, 生产量水平。
(3)组织所处的环境。
文件名
电子文件编码
ZLWB001
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●总结试运行经验, 正式运行
跟踪试运行结果, 总结经验教训, 进行相应修改, 将完成的正式稿送交领导小组讨论审批。无异议后, 由组织管理者签发正式运行指令。
至此, 质量手册的编写工作全部完成。但这项工作不可能一劳永逸, 还要根据组织内外环境变化情况, 定期进行修改、 完善, 使质量手册始终能适应组织经营发展的需要。
(4)组织质量管理发展的历史, 其中的经验教训。
(5)组织原有规章制度、 质量文件的收集、 归纳和整理。
虽然编写者为组织职员, 对组织状况基本了解, 但根据编制质量手册的需要, 进行一次组织现状调查, 还是很有必要的, 特别是原有质量文件的收集和整理, 更是非做不可的。
文件名
电子文件编码
ZLWB001
质量手册编制的基本程序
文 件 名
电子1
编制质量手册涉及组织结构、 职责权限的划分及调整理顺, 以及各生产、 服务过程环节、 质量活动内容的控制办法, 是一项十分复杂的系统工程。要使这项工作有计划、 有步骤、 按期、 按质、 按量地完成, 就必须加强组织领导。特别是组织管理者, 具有不可推卸的责任。管理者不参与手册编写这件事本身, 就已经违背了标准的规定。自然也不是要管理者事必躬亲, 可成立质量手册(质量文件)编写领导小组, 其成员由各主管领导组成, 其主要任务是:
●学习和培训
编写人员名单确定后, 应就如下一些内容, 进行学习和培训:
(1)ISO9000系列标准
对于该系列标准应进行全面系统的学习, 对于标准理解的偏差将直接影响手册的编写质量, 不对标准进行系统的学习就生编硬造的质量手册不但毫无使用价值, 还会带来负面影响。培训方式可自行组织, 或聘请质量咨询机构、 质量认证机构协助进行, 也可选派人员参加有关学习班。根据组织决定采用培训方式, 力求保证培训效果。
(1)成立手册编写小组, 任命组长, 挑选、 决定编写人员名单。编写小组采取专、 兼结合的方式较好。由3～5人组成专兼结合的手册编写组。
(2)决定质量手册的编写要求和基本原则。
(3)决定质量手册编写计划及进度。
(4)审定手册总体方案及纲目。
(5)解决编制过程所需经费及必要资源。
(6)最终审定手册, 提交领导批准。