参 照
录入采购发票 采购管理） （采购管理） 录入付款单 应付款管理） （应付款管理）
凭证 借：应付账款 贷：银行存款
账务处理模块的主要工作
账务处理： 账务处理：对组织经营活动过程中的会计事 项依据会计制度和记账原则进行分类做账， 项依据会计制度和记账原则进行分类做账， 并最终编制会计报表的一系列会计核算工作
凭证审核与记账
未经审核的凭证不能记账 制单人与审核人不能为同一人 凭证审核只能由审核人自己完成 作废凭证不参加后续处理（审核、记账等） 作废凭证不参加后续处理（审核、记账等） 科目初始余额不平不允许记账
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记账
凭证录入、 凭证录入、审核
数据处理
记账
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账簿管理
账簿的种类： 账簿的种类：
日记账 总分类账 科目发生额/余额表 科目发生额 余额表 明细账 辅助账 序时账 多栏账
输出的方式： 输出的方式：
查询输出 打印输出 磁介质输出
账簿之间、 账簿之间、账簿与凭证之间的联查
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日记账
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总分类账
账务处理模块中账务处理的流程
初始设置 填制记账凭证 审核记账凭证 记账 出纳管理 账簿管理 月末转账 对账 报表管理 结账 辅助账管理
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IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 环境下和手工环境下账务处理流程的异同
☞数据处理方式不同 数据处理方式不同 ☞数据存储方式不同 数据存储方式不同 ☞对账方式不同 对账方式不同 ☞数据的查询输出方式不同 数据的查询输出方式不同
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账套
账套和年度账
账套：每一个独立核算的单位都有一套完整的账簿体系，把这样一 账套：每一个独立核算的单位都有一套完整的账簿体系， 套完整的账簿体系建立在计算机系统中就称为一个账套。 实质是 套完整的账簿体系建立在计算机系统中就称为一个账套。其实质是 为一个独立核算的单位建立的用来保存该单位所有业务和财务数据 的数据库文件。 数据库文件。 年度账：一个账套包含了相应核算单位所有的财务数据， 年度账：一个账套包含了相应核算单位所有的财务数据，把这些财 务数据按年度进行划分，称为年度账。 务数据按年度进行划分，称为年度账。
第五讲 会计软件操作
1
本讲主要内容
会计软件概述 会计软件的初始化设置 账务处理模块 报表模块
会计软件概述
会计软件： 会计软件：是专门用于会计核算和会计管理的计算 机应用软件。 机应用软件。 取得方式： 取得方式：
☞自主开发 自主开发 ☞委托开发 委托开发 ☞联合开发 联合开发 ☞购买商品化软件 购买商品化软件 ☞租用 租用ASP(Application Service Provider,应用软件 租用 应用软件 服务供应商） 服务供应商）的系统
证
账
表
☞报表编制通常作为一个独立的通用子系统 报表编制通常作为一个独立的通用子系统 报表编制
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手工账务处理流程（科目汇总表） 手工账务处理流程（科目汇总表）
审核 原始 凭证 收 款 付 款 转 账 审核 科目汇总表 审核 日记账
核对 总账 会 计 报 表
记账凭证 汇总 原始 凭证
核对
审核
明细账
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必须先进行初始化设置，它影响着日常业务处理， 必须先进行初始化设置，它影响着日常业务处理， 是日常业务处理的基础 初始化设置的项目被使用后将不允许删除， 初始化设置的项目被使用后将不允许删除，一般 也不允许修改 初始化设置有一定的逻辑顺序，但有些项目也可 初始化设置有一定的逻辑顺序， 并行设置
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会计科目设置
录入销售发票 销售管理） （销售管理） 录入收款单 应收款管理） （应收款管理） 收款单制单
凭证 借：银行存款 贷：应收账款
采购管理系统的业务处理流程
录入采购订单 并审核 采购管理） （采购管理） 参照 采购入库单录入 库存管理） （库存管理） 采 购 参照 结 算 发票制单 应付款管理） （应付款管理） 借：材料采购 凭证 应交增值税/进项税 应交增值税 进项税 贷：应付账款 采购入库单审核 库存管理） （库存管理） 采购入库单记账 存货核算） （存货核算） 借：原材料 贷：材料采购 凭证 审核、 审核、记账 总账） （总账） 参照 采购计划 生产管理、 （生产管理、MRP） ）
项目核算与管理
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项目核算与管理
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辅助核算设置
☞注意事项： 注意事项： 注意事项
1. 辅助核算一般设在末级科目上 2. 填制凭证调用设为辅助核算的科目时必须输 入相应的辅助项数据 3. 设为辅助核算的科目在录入余额时需录入相 应各辅助项的明细余额
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科目初始余额录入
录入会计 科目期初 余额
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总账子系统 初始设置 会计科目设 置 凭证类型设 置 科目余额录 入 部门设置 记账 客户 银行对账 多栏账 凭证管理 填制凭证 审核凭证 查询凭证 打印凭证 出纳管理 现金日记 账 银行存款 日记账 资金日报 支票登记 期末处理 对账 自动转账 结账 账簿管理 总账 余额表 明细账 日记账 会计报表 辅助核算 往来管理 部门管理 项目管理 系统服务 数据备份 数据恢复 修改口令 其他
1. 成本管理 2. 决策与计划功能 3. 控制功能
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系统应用流程 财务分工与建立账套 系统参数设置 系统初始化 基础资料设置 期初余额录入 日常业务处理 各种单据、报表处理） （各种单据、报表处理）
期末处理及结账
继续处理下一期间业务
财务分工
☺角色和用户 ☺系统管理员和账套主管 ☺体现内部控制原理和财务信息化的特点 ☺角色和用户被使用后不能删除
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系统之间的数据传递
生产管理
采 购 计 划 销售订单 销售
委外管理
生 产 订 单
采购管理
采 购 发 票 单
单
库存管理
出 入 库 单
销售
单
销售管理 销
售 发 票
应付款管理
存货核算
凭 证
应收款管理
单
总账
报表管理
销售管理系统的业务处理流程
录入销售订单 并审核 销售管理） （销售管理） 参照 录入发货单 并审核 销售管理） （销售管理） 销售出库单审核 库存管理） （库存管理） 销售出库单记账 存货核算） （存货核算） 借：主营业务成本 贷：库存商品 凭证 参照 发票制单 应收款管理） （应收款管理） 借：应收账款 凭证 贷：主营业务收入 应交增值税/销项税 应交增值税 销项税 审核、 审核、记账 总账） （总账） 参照 录入销售报价单 并审核 销售管理） （销售管理）
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辅助核算设置
☞意义 意义: 意义
1. 细化核算，优化科目结构 细化核算， 2. 为科目的“交叉立体”核算提供支持 为科目的“交叉立体” 3. 增加核算内容
☞内容： 内容： 内容
1. 部门核算 2. 个人往来 3. 单位往来（客户往来、供应商往来） 单位往来（客户往来、供应商往来） 4. 项目核算（为了解决一个专门的对象，将与该对象 项目核算（为了解决一个专门的对象， 有关的所有收入和支出进行专项归集的目的而设置 的功能） 的功能） 15
供应商
结算方式 外币及汇率 设置 其他设置
总账子系统的基本功能
总账子系统的日常业务处理
凭证处理 记账 账簿管理
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凭证处理
记账凭证的来源： 记账凭证的来源：
1. 手工凭证
① ② 手工编制再输入 直接编制并输入
2. 机制凭证 3. 派生凭证
记账凭证的录入
1. 会计科目必须是最末级科目 2. 会计科目必须是经过初始化设置的科目 3. 会计科目的录入须注意与初始化设置相对应 4. 软件提供了一些记账凭证输入的校验功能
4 3
9
会计软件初始化
通用会计软件在设计时重点考虑了各单位会计核算 和财务管理的一般特性， 和财务管理的一般特性，所以各单位在采用通用会 一般特性 计软件进行本单位的会计核算和财务管理工作之前， 计软件进行本单位的会计核算和财务管理工作之前， 需根据本单位的业务属性进行具体设置，即将企业 需根据本单位的业务属性进行具体设置， 业务属性进行具体设置 个性化特征的信息通过软件的初始设置功能保存在 相应的数据文件中， 相应的数据文件中，以使其能满足本单位会计业务 处理的需要，这种设置工作称为系统初始化。 处理的需要，这种设置工作称为系统初始化。
账套的管理（备份、恢复、删除等） 账套的管理（备份、恢复、删除等） 年度账的管理（建立、引入、输出、结转上年数据、 年度账的管理（建立、引入、输出、结转上年数据、清 空年度数据） 空年度数据）
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账套参数： 账套参数：
1. 2. 3.
表征企业特征 影响整个企业的业务和财务处理 受参数影响的业务或数据若作了处理， 受参数影响的业务或数据若作了处理，此参数将不能更改 1 2
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ห้องสมุดไป่ตู้证修改
凭证未审核： 凭证未审核：可直接调出修改 凭证审核未记账：由审核人取消审核后， 凭证审核未记账：由审核人取消审核后，由制单人
修改
凭证已记账未结帐：用红字冲销或补充登记法更 凭证已记账未结帐： 红字冲销或补充登记法更
正
结账后： 结账后：下期调整 外系统转入： 外系统转入：回原系统修改
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科目初始余额录入
☞科目余额录入时只需录入最末级科目余额，上级 科目余额录入时只需录入最末级科目余额， 科目余额录入时只需录入最末级科目余额 科目余额由系统自动汇总得到； 科目余额由系统自动汇总得到； ☞若从年中启用，还需录入年初至此时的累计发生 若从年中启用， 若从年中启用 额 ☞设为辅助核算的科目应录入相应辅助核算项的明 设为辅助核算的科目应录入相应辅助核算项的明 细余额 ☞余额录入完后应试算平衡，否则系统不允许记账 余额录入完后应试算平衡， 余额录入完后应试算平衡 ☞科目一旦开始使用，其余额将不再允许修改。 科目一旦开始使用，其余额将不再允许修改。 科目一旦开始使用