发文及方案审批工作流程

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———————————————————————————————— 作者： ———————————————————————————————— 日期： 秘书处办公室工作职责与流程 （一）职能： 1、行业管理和综合服务保障； 2、秘书处的人事、财务、资产、印章、文件、档案及车辆管理等； 3、制订秘书处内部管理规章制度、规则； 4、日常来访接待、有关会议会务等有关后勤保障； 5、配合资产管理与财务委员会、文体委员会、女律师工作委员会开展工作； 6、其他日常行政事务工作； 7、协会及秘书处安排的其他有关工作。 （二）岗位职责 1、主任或副主任岗位职责： （1）部门实行主任负责制，负责主持办公室各项日常工作； （2）带领本部门人员认真贯彻落实协会领导和秘书长的工作指示，全面履行办公室各项职能； （3）草拟本部门年度工作总结、工作计划和每月工作小结； （4）秘书处的行政、人事管理； （5）秘书处各项内部规章制度、规则的起草； （6）律协印章（含公章、钢印及财务专用章）的管理及使用； （7）审核本部门工作人员草拟的通知、公告、计划、报告、 请示、规章制度等各项文稿； （8）草拟会长办公会、理事会会议议题及通知； （9）参加秘书长会议，并负责会议记录；组织和协调召开秘书处周会； （10）联系并确定律协的来访接待，并安排落实有关接待事宜； （11）协调、安排律协会议室和公务车的使用； （12）年度会计档案的保管； （13）指导、检查、督促本部门工作人员完成各项工作任务； （14）定期召开本部门工作会议，研究处理本部门工作事项和认真听取有关意见和建议，及时解决工作中遇到的矛盾和问题； （15）负责协调本部门与其他部门之间的工作关系； （16）组织秘书处年度考核，负责本部门各岗位人员工作情况考核； （17）分发会领导批示过的有关文件，转送有关部门办理，并催办、督办有关事宜； （18）汇总、整理秘书处各部门需呈会长审批的报销单据，并将审批后的单据分发回有关部门； （19）参与秘书处价值较高（如1000元以上）的固定资产的采购和询价工作； （20）完成协会领导、秘书处交办的其他工作。 2、行政、文秘岗位职责： （1）做好周会会议的通知、记录并于会后草拟会议纪要报秘书长审定后印发； （2）负责会长办公会议、理事会会议的通知发放、参会人员确定、材料收集、汇总、印刷装订工作； （3）草拟有关会议通知、报告、请示、总结、计划等； （4）制定律协来访接待工作方案； （5）秘书处日常各类文件的校对、核稿工作； （6）负责协会相关数据报表的统计工作； （7）负责律协资产管理，定期核对清点，保持账实相符； （8）秘书处相关物资采购工作； （9）协会相关文件报送工作； （10）负责秘书处需租用外部车辆的联系和确定工作； （11）负责联系印刷协会各类材料工作； （12）完成秘书处和本部门交办的其他工作。 3、（兼职）会计岗位职责： （1）处理日常会计事务，财务原始票据审核，做好记账、入账、结帐、编制报表等会计工作； （2）定期每月向市司法局、理事会、监事会、秘书长、办公室报送财务报表； （3）秘书处员工工资的编制及社会保险的办理； （4）根据律协工作要求，建立各专门、专业委员会、秘书处费用台账； （5）相关税务、统计数据计算和申报工作，其他税务事宜的处理； （6）配合做好每年的财务预、决算报告及其相关财务工作报告； （7）配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计； （8）完成秘书处和本部门交办的其他有关会计业务。 4、出纳岗位职责： （1）负责会费、公告费、保险费、培训卡工本费收缴及有关款项的代收代付工作； （2）负责日常现金、银行存款项目的收支管理； （3）财务相关单据、空白凭据和空白支票，发票的领用及使用管理； （4）秘书处职员工资的核定、上报和发放； （5）草拟每年的财务预、决算报告及相关的财务工作报告； （6）配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计； （7）物业管理公司、房屋和租赁公司的账务结算； （8）办理律协有关证照的年检、变更手续； （9）负责律协法人印章的保管与使用； （10）完成秘书处和本部门交办的其他工作。 5、前台文员岗位职责： （1）律协各类文件收发、登记、存档等工作； （2）秘书处办公用品联系购买及管理工作； （3）秘书处报刊征订及邮件收发工作； （4）律协名片的联系印制； （5）秘书处职员的考勤管理； （6）律协有关文件打印和印刷，会议座位牌和显示屏制作等工作； （7）负责秘书处办公设备如复印件、打印机、传真机耗材的联系购买、维护、管理等工作； （8）秘书处日常饮用水的联系订购； （9）律协每月水、电使用量审核工作； （10）各律师事务所文件和资料的发放、登记工作； （11）律协阅览室图书及有关材料的摆放和及时更新工作； （12）完成秘书处和本部门交办的其他工作。 6、司机兼外勤岗位职责： （1）负责协会公务车的保养、维护、使用和管理等工作； （2）严格遵守交通法规及有关规章制度，为协会领导、各专门、专业委员会及秘书处各部门外出公务提供车辆保障； （3）建立律协用车登记台帐； （4）负责律协有关文件的派送等有关外勤工作； （5）负责律协办公室有关灯具等更换工作； （6）完成秘书处和本部门交办的其他工作。

7、清洁工岗位职责（通过清洁公司指派，不属秘书处编制）： （1）负责秘书处办公场所的清洁卫生，保持墙面、墙角、地面清洁，每日及时清理、更换垃圾袋，每天定期检查卫生清况； （2）负责协会召开有关会议、接待来访的茶水服务工作； （3）负责律协大门及秘书处有关办公室的钥匙保管工作； （4）负责每天秘书处办公场所的电源、灯管、大门关闭工作； （5）完成临时性或秘书处安排的其他工作。 发文及方案审批流程 一、 由主办部门拟文并填写发文审批表，如果是委员会提 交的，则该委员会应先行审核； 二、 部门主任审核该文或方案； 三、 秘书处领导审核； 如果是一般性信息或文件，经秘书处领导签发后，直接即予发布或执行。 四、 协会领导审核、签发； 如是涉及到经费的方案，参照协会财务开支流程进行审批。 五、 执行或印发。 涉及到用文号发文的，由办公室统一印发；涉及外单位的发文或是重要性文件，承办部门应将发文在办公室留存备案。 发文及方案审批工作流程 主办部门 部门主任审核 秘书处领导审核 如是一般性信息或是文件，

会领导审核、签发 发布或执行

如委员会提交，先由委员

执行或印发 如是涉及经费的方案，参照财务开涉及到用文号发文，由

办公室统一印发，涉及外单位发文或是重要 来文办理工作流程 一、秘书处办公室负责核收、登记各单位、部门来文； 1、 对于不属于秘书处受文办理范围的退回发文单位，同时做好 登记说明工作； 2、 对于不符合行文规范及有关规定的下级来文，退回来文单位 重新办理并说明理由； 3、符合受理的来文及时予以登记、编号。

二、由办公室根据来文提出拟办意见，并填制深圳市律师协会文件处理表； 根据来文内容，由办公室按照领导分工和部门职责提出初步拟办意见，填制深圳市律师协会文件处理表上报送批。

三、秘书处领导、会领导批示； 秘书处领导阅批来文及文件处理表后，由办公室按阅批意见呈送有关协会领导批示；根据会领导批示要求，继续转呈有关领导阅批或直接交予承办部门办理。 四、办公室分办批示后的来文（一般转发来文复印件）； 办公室分办批示后的来文予承办部门；需转呈分管副会长或其他专门、专业委员会领导的来文，由秘书处对应部门转呈批阅，并根据批阅意见办理。

五、督促相应部门承办的进展； 由秘书处领导及办公室负责催办、督办，具体承办部门应实时、主动通报进展。

六、办公室留存、归档已办结来文及深圳市律师协会文件处理表。 各承办部门将已办结来文及时交办公室留存、归档，并填写清楚办理情况；未在要求时间内办结的应说明理由。 来文办理工作流程 各单位、部门来文

办公室收文审核、登记

办公室草拟拟办意见

办公室留存、归档

对于不属于办理范围的退回对于不符合行文规范及

有关规定的下级来文，

由办公室根据领导分工和部门职责提出初步拟办意见，形成文件报秘书处领导阅秘书处、会领导批办

根据会领导批阅要

求，继续转呈有关领

办公室分办 （一般转交分办部门复印件）

具体办理部门，根据会

领导批阅要求并结合

转呈分管副会长或

其他专门、专业委员会领导的文件，由秘

由秘书处领导及办公室负责催办、督催办、督办 各办理部门将办结文

件及时交办公室归档，并写清办理情况。对于