人文学院秘书综合技能实训手册学期： 2012年-2013年第2学期班级：文秘学号：姓名：任务模块任务模块一：绘制企业组织结构图与工作说明书（一）写出你的实训单位及实训岗位实训单位：杭州恒茂食品有限公司（地址：浙江省杭州市萧山区商业城商城中路80号）实训岗位：行政部办公室文员（二）画出实训单位的组织结构图任务模块二：办公室日常事务（一）制作你实训岗位两天的工作备忘录工作备忘录备注：★表示重要紧急程度较高1、发给：市场部经理——李明浩来自：行政部文员——日期：2013年6月18日主题：杭州佑康食品集团有限公司来访行程安排内容：杭州佑康食品集团有限公司总经理李先生一行三人将于2012年6月18日下午3点抵达杭州，与我公司总经理会面，将于2012年6月20日下午离开。

望做好行程安排。

2、发给：行政部文员——来自：销售部经理——黄莱日期：2013年6月19日主题：举行销售规模扩大会议的通知内容：6月20日下午总经理将就扩大分公司的销售规模举办会议，望及时通知分公司销售部门人员按时参加，准备好相关材料。

（二）制作办公用品管理基础文件1、写出实训单位办公用品管理所涉及的基础文件清单办公用品领用表、物品领用申请单、办公用品领用申请步骤一览表、办公用品领用申请单、2、为实训单位制作以上所说的文件办公用品领用表领用部门：月份：物品领用申请单办公用品领用申请步骤一览表（三）制作接待方案：你的实训单位要接待来洽谈业务的客户团队，请你编制一份接待工作安排表与接待计划表。

关于桐乡宏星有限公司来我公司洽谈业务的接待计划表关于桐乡宏星有限公司来我公司洽谈业务的接待工作安排表任务模块三：会议安排（一）你的实训单位将召开一次会议，请你编写会议筹备方案。

杭州恒茂食品有限公司2013年上半年销售工作总结会议筹备方案一、会议主题面对机遇，2012年上半年销售部门面对市场的需求和竞争做出的一系列经营措施，并取得突出成效。

为了在下半年里取得更大的突破，我们要总结前期工作的经验，齐心合力，共同探讨、研究制定新的方案销售方案以适应市场变化的需求。

二、会议的时间、地点会议时间：2013年6月22日上午9：00——11：30 下午3：00——5：00会议地点：杭州萧山帝豪商务酒店0205会议厅三、参加会议人员参加会议的人员包括：总经理、副总经理、销售部的管理阶层全体职员、各部门主要领导人员四、会议议程会议由副总经理主持上午：（1）销售部部长对上半年的销售情况做出总结（2）总经理对这半年的销售情况和相关报告（3）其他部门人员代表对这半年来的主要工作进行总结下午：（1）小组讨论，用头脑风暴的方式对半年来去的工作成效和不足提出见解（2）销售主体小组进行讨论，提出可行性方案（3）副总经理进行总结报告五、会议议题1、对上半年的销售工作进行讨论总结经验和不足2、各领导对工作提出大体方向和指导3、讨论下半年的销售方案4、会议表彰（1）宣布工作先进集体、先进个人表彰决定；（2）宣布突出贡献奖（3）为先进集体和先进个人颁发奖状、证书六、会议分工成立筹备小组：秘书组，接待组，会务组，安保组，交通后勤组。

具体的工作安排如下：秘书组：确定与会对象，发邀请函，预订车票，预订宾馆房间，预订会场，制订会议的预算。

负责人：王明会务组：会议通知的发放，对会场进行布置，会议文件资料的准备，会议设备和用品，安排会议记录，会签到工作。

负责人：李晓豪安保组：确保每一位与会者的安全，同时还要保证会议进行时的安全。

负责人：杨精羽接待组：负责会议的接待工作，包括安排与会者的食宿，带领与会者参观游览桐乡乌镇。

负责人：苏芳芳交通后勤组：负责与会者车辆的使用，在会议期间的引导工作，会议过程中茶水的准备，购买会议需要的设备等。

包括各地人员的到达桐乡，及我方人员的来往。

负责人：周彬七、接待规格对等接待八、会议材料的准备销售部的销售报告表总经理的报告各部门代表的报告副总经理的总结报告公司上半年的销售计划和销售总结表八、会议经费预算捌万柒仟叁佰元整。

附件：１．会议通知、回执单２．会议安排日程表３．会议经费预算明细表杭州恒茂食品有限公司二○一三年六月二十二日附件3：会议经费预算明细表车票：（代表）1200元/张*10人*2次=24000元（我方）500元／张*10人*2次=10000元宾馆房间：580元/间*10间*5天=29000元会议厅：680元/天*5天=3400元餐费：第一天：欢迎宴：3000元，晚餐：3000元第二天：早餐（客房服务），午餐：1000元晚餐：1500元第三天：早餐（客房服务），午餐：1000元晚餐：1500元第四天：早餐（客房服务），午餐：1000元晚餐：1500元总计：13500元车费：200元/部/天*5部*4天=4000元参观费用：湘湖游：100元/人*20人=2000元会议用品：纸、笔：200元录像机：1200元总计：人民币捌万柒仟叁佰元（87300）整（二）为实训单位召开的会议编制会场安排方案会议主题：2013年上半年销售工作总结会议会场大小：杭州萧山帝豪商务酒店0205会议厅1、会场的整体格局（1）确定会场形式。

不同的会场形式取决于会议内容、会场的大小和形状、会议还需要用与会人数的多少等因素。

此次会议我们采用的会场形式主要为半圆形、大小方形等。

（2）合理摆放桌椅。

开会用的桌椅也有讲究，视不同会议的不同还需要决定是否用桌椅，用什么样的桌椅。

此次会议为公司内部中型会议，桌椅的安排不需要特别豪华。

（3）布置附属性设备1）白板：白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸（也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴）、大张的白板纸、打印纸等。

2）计算机：有些演讲人不方便携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。

所以，计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。

3）投影仪：投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。

在准备计算机及投影仪的时候，一定要准备好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好准备。

4）画架、活动挂图：画架上面可挂多层白板纸，方便在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点，画架也可以用白板代替。

5）展板：展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信息，由会议组织者事前准备好，摆放在会议室相关位置。

6）音响设备：视会议室的大小及演讲者的需要，提供麦克风、音箱等，必要的音响设备。

7）声像布置：立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑控制的多镜头幻灯等。

8）其他设备：温度、湿度、照明、通风、卫生设施、电源插座等。

（4）布置装饰。

装饰性布置包括会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等的选择和布置。

主席台物品：矿泉水、台签、台布。

要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

会场的布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面。

主席台是与会人员瞩目的地方，所以在布置会场时，应把主席台的布置作为重点：一方面要注意整体性的和谐；另一方面，主席台的座次安排要遵循惯例。

会场其他人员的座位安排以保证会议有效的方便为原则，一般都要事先划分不同的区域，方便统一就座和有序地进、退场。

2、主席台的座次安排会议和庆典座次安排（1）领导人数为奇数，比如5人，按正常领导职级排序分为1、2、3、4、5。

排座次的原则是：主要领导居中，其余领导在面向听众，国际惯例是以右为尊，中国国内是以左为尊。

公司此次的会议遵循以左为尊的原则。

（2）领导人数为偶数，比如6人，按正常领导职级排序分为1、2、3、4、5、6。

排座次的原则是：可先把1号和2号合二为一，再进行排序。

3、关于宴请座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手边，2号客人在主陪的左手边，3号客人在副主陪的右手边，4号客人在副主陪的左手边，其他可以随意。

如果场景有特殊因素，则应视情况而定。

4、会见或会谈座次安排（1）会见座位的安排通常将客人安排在主人的右侧，译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。

主方陪见人员在主人一侧就座。

座位不够可在后排加座。

双方人员排序可视情况而定。

（2）会谈座位的安排双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。

主谈人居中。

双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。

如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。

5、领导人合影安排安排合影时，则要将所有合影人员排出次序，每排再按开会时主席台上的就次序排列。

为了突出主要领导，保证主要领导居中，通常排单数就座，1号人员居中，2号人员在1号人员左手位置，3号人员在1号人员手位置，以此类推。

6、措施的保全人员，通风安全措施。

（三）列出会议所需物品清单实训日志与实训心得一、实训日志实训日志一 2013 年 6 月 17 日今天我怀着激动又紧张的心情来到杭州恒茂食品有限公司，进行第一天办公室文员的实习。

终于可以真正去体验不同于学校的职场生活，内心难免有些激动和兴奋。

但从学校到社会，环境发生了质的变化，身边接触的人也完全换了角色，相处之道随之完全不同，又让我的内心多了一丝的紧张和忐忑。

还好，刚来到公司大家都很友善，负责帮助我的是一个大我几岁的学姐，也是我这次工作的上级，这让我的工作难度降低了不少。

首先，在同事的带领下，我参观了公司的各个部门，认识了各个部门的领导，对于公司的整体运作有了一个初步的了解，还明确了今后几天里我的工作任务。

在参观的过程中，看着那些比我大不了几岁的同事们忙碌的身影，我下定决心要认真的完成这次顶岗实训，为半年后进入职场做准备。

虽然第一天没有具体做什么工作，但是同事和前辈的笑容让我有更多的信心去完成接下来的工作任务。

实训日志二 2013 年 6 月 18 日今天是我来到杭州恒茂食品有限公司进行文员实习的第二天，也是正式做具体工作的新开始。

今天主要负责填写考勤表，打扫办公室的卫生，招待客户给他们倒茶水，接听电话，与腾达办公用品公司确认笔记本、笔等办公用品购置事宜等。

一开始工作的时候，我紧张的手足无措，不知道该干什么。

给客户端茶倒水的时候差一点把茶杯打碎，吓得我赶紧赔礼道歉。

在领导的批评指导下，我才意识到一件小小的工作，想把它做好，做的完美，都是非常不容易的。

在学校里理论学习的时候对于接电话、倒水的工作很不屑。

到了真正实践的时候才知道那里面有很大的学问。