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文件编号规范

文件编号规范
文件编号:
分发编号:/
编制:
审核:
批准:
主管部门:行政人事部适用部门:全公司发布日期:*年*月*日实施日期:*年*月*日
1
目 的
通过规范文件的编号,便于文件识别、检索以及版本管理,从而提高文件的使用效率。

2
适用范围
适用于全公司所有文件的编号。

3
职 责
4.1 各部门
a) 负责本部门主管的文件的编写、评审、发布等工作; b) 为本部门主管的文件进行编号。

4.2 行政部
a) 负责公司全部一、二级文件的编号; b) 负责公司制度类文件编号的检查; c) 指导各部门管理类文件的编号工作。

4.3 技术部
a) 负责公司技术类文件编号的检查; b) 指导相关部门技术类文件的编号工作。

4 规范说明 4.1
一级文件编号
4.1.1 一级文件为公司纲领性文件,包括《质量手册》,以及今后公司编制的《环境管理手册》、《职业
健康管理手册》等 。

4.1.2 一级文件编号规则为:
4.1.3 版本标识:以文件该版本的发行年份为标识。

4.1.4 修改标识:该修改标识是指在不改版本的情况下的小修改,以0、1、2、3序号为标识,0代表
该版本做任何修改,可以省略该标识;1代表该版本文件的第一次修改,依次类推。

改版后该标识归0。

修改标识
序列号 版本标识 质量手册标识
公司标识(公司名称拼音缩写)
4.2
二级文件编号
4.2.1 二级文件包括程序文件以及某一管理领域统领性文件,如财务管理制度。

4.2.2 二级文件编号规则为:
4.2.3 序列号:全公司二级文件统一编号,按01、02、03的数字排序。

4.2.4 版本与修改标识与一级文件相同。

4.3
三级文件(管理类)编号
4.3.1 三级文件(管理类)包括制度、规范、流程等程序性或要求性的文件. 4.3.2 管理类三级文件编号规则为:
4.3.3 主管部门标识,以下为部门代码:
“XR ”表示行政人事部 “SE ”表示销售部 “SC ”表示市场部 “QA/QC ”表示质量保证/控制 “PD ”表示采购部 “PS ”表示生产部 “LL ”表示后勤部 “FD ”表示财务部 “MT ”表示技术部 “RM ”表示仓储部 “GM ”表示总经办
4.3.4 序列号:在本部门内三级管理类文件的顺序号,按001、002、003的数字排序。

4.3.5 版本标识、修改标识与一级文件相同。

4.4
三级文件(技术类)编号
4.4.1 三级文件(技术类)包括生产工艺、操作规程、产品及原材料标准等文件。

修改标识 序列号
版本标识 文件级别标识(以罗马数字标识) 公司标识(公司名称拼音缩写)
4.4.2其编号方式按《技术文件管理制度》执行。

4.5公文及其它临时性文件的编号
4.5.1对外公文统一由行政人事部实施编号,编号原则为:YY -- *** 【2015】。

4.5.2通知等临时性文件的编号一般采取公司代码+发文部门代码+序列号+年号,如:YY – XR --***
--2015。

4.6外来文件编号
4.6.1外来文件包括:
a)技术类指导文件,如与产品配套相关的国家标准、行业标准;
b) 法规性文件,如与医疗器械相关的法规、采购相关的合同、行政相关的法规。

4.6.2外来文件编号S-**-***,S表示外来文件,“**”表示主管部门标识,后三位“***”表示编号,
编号从001开始,依次类推。

4.6.3各部门的外来文件统一由各部门编号管理。

4.7 记录表格的编号
记录表格以版本号区分,不进行编号,版本号标识为“Rev.*”,其中“*”代表版本号,版本号从0,1,2,3....以此类推。

5相关文件
5.1《文件控制程序》
5.2《技术文件管理制度》
6相关记录
无。

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