在党政机关、国企央企办公室从事文书工作的同学，制作一份符合标准规范的公文是必备的技能，本文就是从原理上，指导大家如何熟练利用word软件为自己单位制作一篇符合规范的公文。

一、页面布局
要求版心156mm×225mm，分22行，每行28字。

1、在页面布局中设置上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm，奇偶页不同，页脚25mm
2、文档网格设置勾选“指定行和字符网络”，每行28字，每页22行，字体设置中选择三号字。

这样页面设置就基本完成了。

3、正文段落格式设置为固定行距28.9磅。

在视图选项卡中勾选“网格线”，就能清楚看到整个文档的行列布局了。

根据1磅=0.3527mm换算，行高约10.2272mm（28.95磅），字宽约5.5714mm （15.8磅）
二、版头
版头最关键为设置机关标志的大小与设置分隔线位置。

版头内容之上而下包括：份号（1行）、密级（1行）、紧急程度（1行）、发文机关标志（至少2行）、2行空行、发文字号（1行）、分隔线（4mm）
所以版头至少需要9行（92mm）。

机关标志设置：
为方便排版，建议使用文本框输入机关标志。

1、机关标志基本高度（文本框高度）计算：
92.04mm-35mm（与版心上边缘距离）-30.68mm（下3行文字高度）-4mm（分隔线）=22.36mm（63.4磅）
若要增加机关标志高度，则每次增加一行的高度（10.2mm），以达到醒目、美观、庄重的要求。

2、文本框宽度：按照版心宽度156mm设置。

如此设置，这可以保证首页正文正好排满整行。

3、文本框位置设置：
水平相对页边距居中，垂直距页边距下侧3.5cm绝对设置，勾选锁定标记避免移动。

3、文本框形状格式
设置为无边框、无填充，文本距上下左右边距均为0保证直接到文本框边缘。

4、字体设置
按如下顺序设置参数
1、选择合适的字体大小；
2、设置段落格式为居中，固定行距等于文本框高度或略大于字体大小。

3、针对文字过多、过少等情况对字体缩放、间距等进行高级设置，使文字正好充满整个文本框。

例：文本框的高度23mm为，换算为65磅。

字体大小及设置为61磅（略小于文本框几磅避免被遮挡）。

段落设置为居中对齐，固定行距65磅
缩放设置为58%，间距加宽2磅。

效果如下：
三、版头分隔线
发文字号之下4mm(11.34磅)处居中印一条与版心等宽的红色分隔线
设置方法：选中发文字号的段落，点击开始选项卡中的“边框和底纹”选项。

在边框选项卡右下角选择应用于“段落”，边框设置为红色，宽度建议3磅，选项中距正文距离设置为5磅。

最后点击绘制段落的下边框。

三号字大小为16磅，字体下边缘距段落下边缘约6.4磅。

设置段落边框下距正文约5磅即可,此时分隔线距发文字号下边缘11.4磅（约4.02mm）。

四、版记
版记建议使用表格的形式，根据实际情况选择表格的行数。

1、表格的行高与正文行高相同设置为10.4mm，表格固定宽度为版心宽度
156mm。

2最后一行印发机关和印发日期分两列设置，印发机关左对齐，印发日期右对齐，中间线根据印发机关名称长度调整。

3、字体为4号仿宋字体，段落行距设置为单倍行距。

4、根据需求绘制分隔线（表格边框），表格上下边框设置为0.34mm（约1磅）粗线，中间分隔线设置为0.25mm（约0.75磅）的细线。

这样，无论正文如何调整，版记的格式都不会发生错乱。

五、页码
页码要求4号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm（19.84磅），单页码居右空一字，双页码居左空一字。

1、在页面设置布局中勾选“奇偶页不同”
2、设置奇数页页码，插入普通页码，页码设置选择“-1-”，右对齐空一个字，4号宋体字
3、页脚底端距离设置为2.5cm
4号字高14磅单倍行距约18磅（6.3mm），所以横线距离字下缘应为3.2mm 页脚底端距离=35mm（版心下边距）-7mm-3.2mm）=24.8mm
此时页码中心横线距版心下边缘约为7mm，同样设置偶数页页码。