广东海洋大学 工业 1071 陈铭坤200711413107志愿者活动 MIS 设计《管理信息系统》 课程设计说明 说明书 课程设计说明书广东海洋大学青年志愿者协会管理系统设计 题目 -----志愿者活动模块开发 陈铭坤 作者姓名 学院（系） 专业 班级、学号 指导教师 完成时间 工业 1071 班 工程学院机械系 工业工程 学号：200711413107俞国燕（教授） 2009-7-14广东海洋大学青年志愿者协会管理系统设计1广东海洋大学 工业 1071 陈铭坤200711413107志愿者活动 MIS 设计-----志愿者活动模块开发 -----志愿者活动模块开发摘要：广东海洋大学青年志愿者协会信息管理系统的活动模块是以各种管理实务 为主线，通过技术创新和管理集成创新,进行活动流程、组织和管理模式优化,建立的 学校级管理信息系统平台。

本系统设计包括日常事务管理、活动协助事务管理、具体 活动事务管理 3 个部分，功能架构包括会议安排管理、资金管理、志愿者培训管理、 活动策划管理等。

系统的建立,实现了对上述活动信息和过程的梳理、规范、电子化和 集成化管理,实现了信息统一、 实时和共享。

这些优点能够极大地提高活动管理的效率， 更好地为热心的志愿者提供信息支持而和活动平台，可以大大提升活动效果和积极地 影响同学们的价值观念。

关键词：志愿者活动管理系统、事务管理、小队、信息。

目录2广东海洋大学 工业 1071 陈铭坤200711413107志愿者活动 MIS 设计1、系统分析 ............................................................................................................... 4 、1.1 系统开发的必要性 .............................................................................................................4活动组织结构和 组织结构和业务流程分析 1.2 活动组织结构和业务流程分析 .........................................................................................51.3 活动数据流程分析 .............................................................................................................81.4 编制数据字典 .....................................................................................................................92、系统设计 ............................................................................................................. 12 、2.1 功能分析 ...........................................................................................................................122.2 模块设计的原则 ...............................................................................................................122.3 进行代码设计 ...................................................................................................................142.4 进行输入、输出设计 .......................................................................................................14 进行输入、 2.4.1 输出设计 ....................................................................................................................14 2.4.2 输入设计 ....................................................................................................................182.5 数据库设计 ......................................................................................................................183、结束语................................................................................................................. 20 、结束语3广东海洋大学 工业 1071 陈铭坤200711413107志愿者活动 MIS 设计1、系统分析 、1.1 系统开发的必要性广东海洋大学青年志愿者协会管理着七个志愿小分队以及全校乃至社会一些志愿 活动事务，平时信息管理和活动事务的具体管理都是依靠各个部门的人员反复沟通交 流和核对。

这种管理方式存在着许多缺点，如：效率低、另外时间一长，将产生大量 的文件和数据，这对于查找、更新和管理都带来了不少的困难。

随着计算机技术的飞速发展，计算机在企业和大学管理中应用的普及，利用计算 机实现活动事务的管理势在必行。

利用计算机支持协会组织高效率完成活动管理的日 常事务，是适应现代社会发展要求，推动大学活动事务管理走向科学化、规范化的必 要条件 。

志愿者活动管理信息系统的实现可以让减轻比较繁琐的手工活动管理，让人力资 源管理人员从繁重琐碎的案头工作和频繁低效的部门组织交流中解脱出来，去完成更 重要的工作。

它具有手工管理所无法比拟的优点，比如信息流通到位及时、组织管理 责任明确、文件查找方便、档案处理可靠性高、存储量大、寿命长等。

这些都可以让 我们更加针对性、便捷性地科学进行志愿者活动事务管理，极大地提高活动管理的效 率，更好地为热心的志愿者提供信息支持而和活动平台，同时也为学校志愿者活动的 发展奠定了一个坚实的基础，所有这些都将大大提升活动效果和积极地影响同学们的 价值观念，为培养是三能人才添砖加瓦。

下面从管理上、经济上、活动效果上进行开发的可能性分析，并给出明确的分析 结论。

管理方面：运用计算机的便捷性，程序的可操作性，让我们更能够方便快捷的对 信息系统进行科学性的管理。

与此同时， 我们能够利用各科专业知识来解决实际问题。

经济方面：学校近年来虽然对很多活动都进行了经费缩减，但志愿者协会很多的 活动都不需要太多的资金，甚至不需要资金的流动。

每年的活动经费都有相当剩余。

活动效果方面：可以有效减少会议的次数，繁琐的手工文件整理，频繁的部门沟 通交流，活动信息流通及时到位，各小队和各部门的活动进程信息可以实现动态变化 共享，每位志愿者都可以详细知道活动的信息，同时活动开展的风险问题考虑更充分，4广东海洋大学 工业 1071 陈铭坤200711413107志愿者活动 MIS 设计活动准备充足，预备方案也更科学，活动效果大大提高。

1.2 活动组织结构和业务流程分析 活动组织结构 组织结构和志愿者活动事务管理组织结构如下：广东海洋大学志愿者协会组织结构图校团委 秘宣 服 书传 务 部部 部 各志愿小分队5广东海洋大学 工业 1071 陈铭坤200711413107志愿者活动 MIS 设计志愿者活动的业务往来主要有以下几方面： 每个月或者到了特定的活动时机，校团委会制定相应的活动主题和必要文件，下 达相关部门，相关部门协同做好下一步准备工作。

各个志愿小队根据活动主题和自身特点拟好活动计划书，由相应部门进行审批、 协商修改，确定最终方案，整理相关文件。

宣传部和秘书部根据整理好的活动文件组织培训安排和资金计划，更新活动小队 的档案信息和通讯录信息。

服务部门和各志愿小队一起进行不同的活动计划的组织协调工作，为活动顺利开 展准备。

最终由各个志愿小队整理各自的最终活动指导书，并进行具体活动，同时服务部 门会在活动过程进行监督和考评管理。

6广东海洋大学 工业 1071 陈铭坤200711413107志愿者活动 MIS 设计结合以上的业务处理的分析，绘制的业务流程图如下：志愿者活动事务流程各小队档案 文件管理资金计划活动 对象活动总指导 书校团 委活动主题秘书 部会议通知单 活动绩效考 评表 组织协调 报告各小 队宣传 部活动登记表服务 部活动申请 书宣传计划培训计划通讯录更 新表7广东海洋大学 工业 1071 陈铭坤200711413107志愿者活动 MIS 设计1.3 活动数据流程分析 活动数据 数据流程分析根据以上的系统作业的流程分析，可以画出该系统的数据流程图如下：D2校团委 活动主题资金计划表数据流程分析各小队P1日常事 务管理会议通知单D8 具体活动指导书D6组织协调报告D7 P2培训计划P3活动协 助事务 管理D3活动小队档案文件具体活 动事务 管理D4 通讯录更新表 D5 宣传计划安排表D9 活动绩效考评表 D1活动登记表8广东海洋大学 工业 1071 陈铭坤200711413107志愿者活动 MIS 设计1.4 编制数据字典本系统编制的数据字典采用图表格式，应写出数据项、数据结构、数据流、数据存储、 数据逻辑定义和外部实体定义各一个表。

以下的数据字典分别举列了上述表格，说明 了数据字典的制作。

数据项 数据项元素 数据元素名称 类型 长度 数据类型 说明 填表人 陈铭坤 Z02-01表1数据字典（一）No：_____1____xxxx 志愿者小队 字符型 64 位 离散型 协会属下有七个各具特色的志愿者小队。