档案信息化建设与档案管理的研究
摘要：近几年来，我国的互联网技术与信息技术的发展十分迅猛，档案管理也
将工作方法的研究伸展到了网络领域，良好的网络环境为档案工作的开展做出了
巨大贡献。
在当下信息化环境之下，档案工作的模式和方式都发生了一些改变，
这不仅给档案管理工作带来了发展的机遇，同时也给档案管理工作带来了相应的
挑战。
本文针对档案信息化建设的问题予以探讨。
关键词：档案工作、信息化、建设研究
引言：档案管理工作在近年来越来越受重视，档案管理是各个单位部门的日
常工作，伴随着一系列档案管理体系的建立和完善，也给各单位档案管理提出了
更高的要求。
但是，在单位档案实际管理过程当中，还存在一些问题，必须加以
改善，有效提升档案管理工作质量。
1.当前档案信息化建设过程中存在的问题
1.1档案管理制度有待健全
当下，信息化的工作方式已经渗透进行了档案管理工作中，并且已经有了一
定的成果。
但是对于档案信息化的建设还没有建立起相应法管理制度，在管理制
度的建设方面还缺乏完善。
这一问题也主要是因为管理观念陈旧导致的，当前这
一阶段，单位档案管理制度还存在管理缺位的现象。
有很大一部分的单位，都还
没有对档案信息化建设引起重视，导致档案管理部门的工作人员无法确定管理模
式与方法，这很容易导致管理结果事倍功半。
再加上档案信息化建设理念在单位
中并没有融入多长时间，在制度方面还存在不成熟的情况，这会严重制约档案管
理效率和质量，同时，这也是当下大部分档案管理部门应该解决的实际问题。
1.2管理人员专业素养不高
在对档案管理提出新要求之后，单位也力求改革传统管理方式，我国也制定
出了一些档案管理政策，单位为了响应新要求，也开始做出整改工作。
新管理要
求单位优化工作方式，并构建相关的管理监督部门，安排专业的档案管理工作人员，进行档案处理工作的管理。
同时也需将原来的纸质管理变为电子档案管理。
但是，从单位实际的管理现状来看，单位并没有完全实现这些要求，只是做到了
其中一部分，在引入信息化的档案管理方式后也没有将其优势充分发挥出来，这
也是因为档案信息化建设工作没有得到足够重视导致的。
并且，再加上管理档案
的人员流动性比较大，使得管理人员无法合理的调配工作时间，而新入职的档案
管理人员又没有经过培训就上岗了。
不仅如此，在单位当中还有一种非常常见的
现象就是，档案管理人员往往身兼数职，管理人员的主要工作并不是档案管理，
每天除了处理档案管理之外，还有其他领域工作需要做。
而大部分的工作时间都
放在自身原本工作上，只是抽一小部分时间用来处理档案管理工资，这不但会降
低档案管理的效率，还导致原本的工作质量削弱，因此还需做出合理的调整。
1.3档案管理意识不强
在单位档案信息化建设工作过程当中，虽然和以前相比较，重视程度有了一
定的提升，但在管理时依旧会有很多影响因素，使得单位放松了管理力度。
并且，还出现有个别单位对档案管理工作信息化发展不重视，疏于管理的问题，影响档
案管理工作的效率。
当意识没有得到升华的时候，就会出现业绩高于管理的思想，而这种思想在大数据背景下早已不适用，不但不会提高档案管理质量，反而还会
削弱档案信息化建设的作用和价值。
2.档案信息化建设的档案管理策略
2.1注重档案管理工作的安全性
相关单位在对档案管理部门工作进行信息化发展过程中，必须要通过合理、
正确的方式来进行，这对档案信息的安全性保障而言十分的重要，相关的单位部
门也要对这个问题引起重视，加大对档案信息化建设工作的关注力度，注重档案
管理工作，并将其有机的结合起来，有效提升工作效率。
当下时代，信息技术、
互联网技术飞速发展，并且在各个领域中已经得到了大力推广，其踪迹已经涉及
到了各行各业，档案管理工作也应引入了新兴技术的使用，从而改变传统管理手段。
但在引入技术的同时，单位也应关注其中存在的风险，对于风险进行提前预
测和掌握，并制定出有针对性的解决方案，以此来有效加强档案信息化建设的安
全性。
与此同时，为了提高档案管理效率，当单位在进行档案管理时，还可以使
用进优盘、内存卡等设备，这些设备有着非常大的便捷性，但也有着一定的风险性。
2.2提高档案管理人员的专业素养
当前也是科学技术发展十分快速的时代，很多行业中都应用进了科学技术加
以辅助，相关单位在引进信息化技术时，也应该加强管理，合理使用信息化技术，利用信息化来改革以往档案管理工作方式。
但是，需要关注的是，在档案信息处
理工作中，引入信息化工作方式之前，还必须加强管理人员专业素质培养。
由于
在信息化技术没有引入之前，所有的管理人员都是使用的传统方法进行管理，对
于新技术并不了解，只有在集中培训之后，才能够加强管理人员的现代化管理意识。
一方面，单位需要通过定期培训，或者提高岗位工作人员招聘要求，等方式
来提高档案工作人员的能力水平。
保证档案管理人员综合素质和信息化水平。
另
一方面，在传统档案管理过程中，档案管理的工作量非常大，这会导致他们丧失
了一定的工作积极性，管理人员也会感到压力倍增，所以，在改革的过程当中，
单位还必须明确员工工作细则，做到工作分配均匀，根据管理人员的实际工作任
务来计算绩效，从而激发管理人员的工作热情和积极性。
相关单位需建立一支专
门负责档案管理工作的队伍，从而解决管理空缺这一现状。
当队伍建成后，再在
部门内部制定一个奖惩制度。
对于新上岗的管理人员，必须在经过考核的前提下
入岗，只有这样，才能确保管理人员职业素质符合档案信息化管理要求。
2.3提高档案日常管理质量
单位要想在整体上提高档案信息化建设档案管理质量，还需重视日常管理工
作的有效落实。
在管理过程当中，任何一个小的差错都可能给档案造成损伤，尤
其是在大数据背景下，档案管理中会涉及到诸多设备。
当管理设备发生故障的时候，如果档案没有提前保存，那么就很有可能会导致档案丢失，因此，相关单位
还需加强档案管理设备的养护和维修。
档案信息化建设的达标和升级对于增强单
位档案信息化管理意识有着很大的帮助。
与此同时，单位还必须制定出相应的管
理制度，促使管理人员的管理是科学合理化的。
管理工作需要完善和建立规章制度，让每一个管理步骤都符合规范标准的要求。
结束语：档案管理要实现高效有序归档，逐渐构成综合性的档案管理系统，
并结合现代科技手段，增强对于硬件设备的引入，对于已经老化了或时常出现故
障的设备，应及时的更新换代，确保档案信息化管理的有效性。
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