基于工作流技术的合同管理系统设计与应用
发表时间：2019-04-22T16:08:06.460Z 来源：《中国西部科技》2019年第4期作者： 1孟庆峰 2王磊[导读] 中国石油化工集团有限公司信息化管理部北京100728 北京 100101 摘要：本文首先对工作流的概念、模型以及工作流平台的实现等技术进行了介绍，并结合某集团公司合同管理系统的实例，通过构建支持单人、多人、串行、并行等多种审批模式，图形化、可视化的可配置工作流模型，设计实现了集中一体化的合同管理系统，为管理业务范围广、用户面广、审查审批流程多、企业管理模式差异较大等特
点的特大型
1中国石油化工集团有限公司信息化管理部 2中国石化石油工程技术研究院
1.引言
为了规范合同管理业务流程和防控合同法律风险，某集团公司总部法律事务部和企业法律事务机构一直在探索和实践如何利用信息化手段提升合同管理的水平。某集团公司的合同管理信息化需求经历了从无到有，从小到大，从基层企业单独分散需求到总部整体统一需求的过程。集团公司牵头建设了集中统一合同管理系统，历时三年完成了公司总部及所有直属企业、分子公司123家单位全面上线运行。该合同管理系统实现了合同起草、审批、打印、授权、签署备案、合同履行、终结归档全过程的网上流转。在合同管理的所有流程中，工作流审批是所有流程的运行核心，需要承担合同准备审批、合同订立审批、合同变更审批、合同付款审批、合同中止审批、合同终结审批等业务审批任务。
本文根据本公司合同管理信息化的需求，从提高合同管理业务流程及效率的实用性入手，对基于工作流技术的合同管理系统的设计和应用进行了基本论述。该系统为企业合同管理的所有流程提供了一个从业务分析、系统建模到运行管理、决策分析的完整功能体系架构。从研究的角度看，基于工作流技术的合同管理系统，为分布式环境的业务协同和跨企业的业务审批提供良好的基础。从应用的角度看，基于工作流技术的合同管理系统，结合了分布式应用系统设计思想，为企业提供了理想化的信息集成解决方案。该系统提高了企业的合同管理技能和管理水平，增强了企业核心竞争力。
2. 工作流概念、模型与实现
2.1 工作流概念
1994年，国际工作流管理联盟(Workflow Management Coalition，WfMC)发布了工作流系统参考模型(Workflow Reference Model)，详细地描述了工作流系统的相关概念，并给出了模型的组成部分、功能及相互间的接口。根据WfMC制定的工作流领域的术语标准，规范了三个关键性的概念。
工作流：工作流是一类能够完全或部分自动执行的经营过程，根据既定的过程规则，文档、信息或者任务能够在不同的参与者之间传递、执行。
工作流管理系统：通过工作流定义，将现实的业务过程转换为某种计算机化的形式表示，并在此形式表示的驱动下完成工作流的创建、执行与管理。通过对定义表述的分析，工作流可以理解为通过计算机软件进行定义、解释、执行并监控，使数据信息在多个参与者之间传递的业务过程。而这种计算机软件就是工作流作业调度管理系统。
工作流模型：即过程定义，完成对工作流的抽象表示，也就是业务过程计算机化的形式表示。其定义过程运行中涉及到的各种参数，包括过程执行实体、传递的信息及描述数据、组织、资源，如各个工作环节及相互之间的控制流转和数据流转关系。不同的WfMS （WorkflowManagementSystem,工作流管理系统）所实现的工作流模型不同，但是必须具有较强的描述能力、易于使用、易于修改的特点，以便能够适应不断变化的工作环节。过程定义应该完整的支持工作流定义的相关概念，提供工作流定义所需的组件和元素，供用户建模使用。
2.2工作流模型
工作流模型是对工作流的抽象表示，也是对经营过程的抽象表示，包含了工作流执行服务软件系统所需要的所有描述信息。理想的工作流模型能够清楚地定义任意情况下的工作流，满足用户在建模过程中的需求。如图1所示，一个完整的工作流系统模型主要包括如下七个部分的部件和数据。
3. 基于工作流的某集团公司合同管理系统设计与实现
3.1 系统设计目标
该系统涉及某集团公司123家企业及总部部门，管理业务范围广、用户面广、审查审批流程多、企业管理模式差异较大等特点，依据"管理集中、系统集成、集团层次"的设计原则，系统设计目标要求建立某集团公司集中一体化的合同管理系统，实现合同信息化管理的工作目标：实现合同管理信息共享，提高合同审查审批效率；规范合同管理的业务流程，强化总部及企业的合同监管力度，有效控制生产经营风险；实现合同全过程管理，覆盖合同订立、合同履行、合同终结整个过程；实现与ERP等业务系统的有效集成，实现数据同源；建立合同管控中心，实现对合同数据快捷的查询、统计与分析，为企业管理提供决策支持。
3.2 系统设计流程需求
为了实现合同订立、履行、终结的全过程管理，合同管理的流程分为以下两种情况：第一种为合同全过程的工作交接，比如从合同申报到合同签订阶段的工作交接或者从合同签订到合同履行等阶段的工作交接。这种工作交接是由当前工作人员自主选择下一步操作人员，并将工作交接给这个工作人员处理，系统可以预先定义好当前工作交接点有那些人员(角色) 可以参与工作交接。
第二种为每份合同本身的审查审批以及合同履行的审查审批，每个企业的业务流程是固定的，针对不同的流程，通过规则定义来决定流程的流转。每个企业流程包括合同审查审批流程、规则权限上报、合同履行（合同变更、合同中止、合同转让、合同违约、合同解除、合同终止）、授权委托、相对人审批等十个流程，对于企业超权限的合同的审查审批流程，需要针对每个流程制定上报流程。所以每个企业一共二十类流程。对于每份合同分发到部门之后，部门内部的分发审批子流程，由部门自己设置。针对以上两种情况，合同管理系统的工作流主要包括以下内容。
1）分级管理
合同管理系统工作流应满足分级管理设计要求，需要按照总部、二级单位、三级单位等层级分级授权进行管理和应用，通过授权分级管理，满足各个层级具有合同签署权限单位的合同流程管理。基于分级管理要求，解决流程定义、流程维护等日常繁琐的工作，将业务审批权限授权各级单位进行。每个层级单位有一个或多个工作流程管理员，用于本级单位合同业务审批流程管理，主要包括工作流模板定义、流程定义、审批规则定义、流程监控等。同时，每级单位管理员定义下级单位上报审批权限，主要包括上报权限、规则的定义。
2）多级审批
在合同管理业务流程审批过程中，工作流需要满足多级审批需求。一份合同业务审批比如合同订立审批包括经办部门内审批流转、跨部门会签审批、本单位领导审批、上级主管单位审批等。因此在实际工作流使用中，需要同时满足本单位及相关联单位的审批活动。基于这个要求工作流要支持单人、多人、串行、并行、选举等多种审批模式，用来满足各种审批要求。在工作流设计及实际应用过程中，流程管理员可以根据实际审批权限及要求，灵活定义各级流程。
3)灵活配置
合同管理系统工作流应用时，需要各级管理员根据本单位权限指引及相关制度进行流程配置与定义。工作流引擎配置需要简单、灵活、自定义、可视化，用于满足各级管理员的工作要求。工作流配置主要包括工作流业务审批模板配置、工作流程定义、审批规则定义等，业务审批模板主要是用来定义合同业务审批类型，比如合同准备、合同订立、合同付款、合同变更等，需要根据各级单位实际需要进行灵活配置；工作流程定义是整个工作流配置中核心部分，主要包括每个审批节点、路径、审批人等定义，这些配置需要管理员灵活进行配置，可以通过图形化流程定义方式来实现，尽量减少配置复杂度，提高管理效率；审批规则配置主要是在各个审批节点和路径之间的条件配置，每种业务审批都有各自特点，需要根据相关业务审批特点及审批要素进行配置，通过对审批规则配置及自定义，实现业务流程自动化审批。
4)监控分析
工作流运行过程中需要提供对工作流实例运行的动态监控和分析，主要包括图形化流程监控，在流程监控中可以查看流程运行当前状态、下一步审批状态、审批人、审批时间、审批意见等。通过流程监控审批人、管理员及相关有权限人员对业务审批进行动态跟踪和监控；工作流运行分析主要是用来跟踪每个实例流程运行的效率，可以按照业务类型、时间段等条件查询分析工作流实例运行效率，跟踪每个实例运行所需时间和效率，通过分析可以进一步提高工作流运行效率，从而提高工作管理效率。
3.3 系统架构设计
针对以上目标，在先进性、可扩展性、安全可靠性、易维护性等原则的要求下，系统通过业务流程标准化梳理，工作流软件先进性设计，按照"统一规划设计、标准化实施模板、差异化灵活配置"的设计模式和"集中组织培训初始化、企业现场个性化功能配置"的集中加分散的实施模式。实现了合同系统的流程分级管理、多层审批、灵活配置及监控分析的要求
图5：系统技术架构图
根据功能架构和技术架构图，可以看出业务流程实现了多个业务环节的组合，系统对业务环节的支持体现在业务功能实现上。工作流引擎的目的是将业务功能和业务流程分开，当流程发生变化，只需修改流程模型，具体的功能模块无需修改。使用时首先根据具体的业务流程，连接系统功能模块，定义工作流模型，之后通过工作流引擎执行所定义的模型。这样一方面可以适应业务流程的变化，另外一方面增加了业务功能构件的复用程度。
3.4 基于工作流的合同管理系统应用效果
自总部及123家企业已全部上线运行，采用工作流技术的合同管理系统共支撑1938个单位合同业务审批流程，合同业务流程109261个、流程环节总数155723个、流程节点数225423条、审批规则281464条。系统平均每天处理业务审批2893笔、系统待办30312条、审批13459次。系统上线给企业合同管理业务审批流程效率带来了极大的提高，无论是基层单位还是二级管理单位，通过网上处理业务流程，提高了工作效率，减少了重复劳动，给企业带来了极大的管理和经济方面的提升。
4.结束语
合同管理系统正在为某集团公司构筑有效的经营风险防范体系，加快推进法律工作从事务型向管理型、从事后救济型向事前防范和事中控制型的"两个根本转变"，提升企业传统管理水平，建设"依法经营、诚信经营"的合规文化，维护公司稳健运营，进一步增强国际竞争能力、打造世界一流能源化公司的战略发展中发挥着重要作用。该合同管理系统建设的实践证明，加强合同管理的信息化建设是提升合同管