业务档案归档及分类管理办法
第一条为了维护会计师事务所及其委托单位的利益和合法权益,规范会计师事务所的业务档案管理，根据《中国注册会计师审计准则第1131号—审计工作底稿》、《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案暂行办法》和本所的《业务质量控制制度》,特制定本办法。

第二条本事务所业务档案实行集中统一管理，由办公室负责收集保管。

第三条业务档案管理的基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化的要求，对业务报告，工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、立卷、归档、保管。

第四条业务档案归档范围：
1、为规划、控制和总结整个审计工作，发表审计意见所形成的业务底稿，如业务约定书、客户的法律结构和组织结构的有关资料；审计计划与总结，未审和审定会计报表，各种差异调节表，审计报告，管理建议书以及取得的客户声明书，陈述等。

2、执行审计程序所形成的底稿，如各种明细表、汇总表、抽查表、测试表、分析表、审定表、询证函等。

3、备查参考底稿，如客户的营业执照、合营协议、批准文件、企业章程、董事会会议记录,重要经济合同、协议、验资报告、企业内控制度、会计制度等。

第五条业务档案归档时间：
审计业务结束后,应将在审计过程中形成的文件和工作底稿按规定及时归档,任何人不得拒绝归档和据为已有。

按有关要求并结合我所实际，归档时间定为自报告签发之日起60个工作日内办理归档手续。

第六条业务档案归档要求：
1、归档的审计工作底稿应符合《中国注册会计师审计准则第1131号—审计工作底稿》的有关规定，做到内容完整，格式规范，记录清晰，结论明确，标识
一致。

2、按照文号为单位进行规档。

归档前认真检查应收集的业务约定书、审计报告、会计报表及附注、管理建议书、委托单位声明书、未审会计报表、审计差异调理表及试算平衡表、重要法律文件、合同、协议与委托单位设立有关的法律性文件的复制件、审计计划与结论、具体审计程序的记录和资料是否齐全，不齐全的应予补充并对不需归档的材料进行剃除。

3、归档前应对上述资料中的盖章、签字是否符合有关规定做逐一检查，并予以完善。

4、工作底稿中的传真材料应重新复印后再归档。

5、各项目负责经理对业务档案归档前的完整性、合规性以及归档的时间限制负责并在归档备考表中签字确认。

项目负责经理对归档工作进行指导，检查。

6、业务档案管理人员应当与报告文号管理人员沟通协调，督促业务人员及时归档。

第七条业务档案的立卷：
业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题，卷内文件材料排列、填写卷内文件目录和备考表及装订等工作内容。

1、组卷：按照一个委托单位一项业务原则上组织一个案卷，对于一项业务需要若干卷时，应在每卷封皮上注明此项业务共有多少卷，此卷是第几卷。

2、卷内文件材料排列顺序：
（1）结合我所实际情况，卷内文件材料排列按照审计程序目录
控制总表、各审计程序控制分表所列示的项目、内容、顺序排列（目录控制表对已收集的文件应做出标记）。

（2）各类文件资料在整理时，应正本在前，修改稿在后，如审计报告等。

第八条业务档案归档装订：
1、归档前应去除文件上的钉书钉，大头针等金属物。

2、填写档案封皮、卷内文件目录、备考表并装订入册。

案卷装订要牢固、
用“分年度法”编制业务档案案卷目录。

本所业务档案分类采用按“年度—委托单位—业务项目”分类的方法。

第十二条归档的检查
每年6月30日之后，办公室对各部的档案归档情况进行检查，主要检查的内容包括：
1、应于检查日归档的底稿是否全部已经归档；
2、重要底稿是否齐全，包括但不限于审计报告正式稿（报表及附注经被审计单位签章）、列报调整汇总表（被审计单位签章）、管理当局声明书、管理层关联交易声明书、审计计划、审计总结、业务约定书等。

第十三条本所对工作底稿实行分级管理，以达到档案管理的规范性、科学化、制度化，为此，对责任划分相关人员做出如下规定：
1、全所业务档案管理总负责人：主任会计师
2、各业务部档案管理负责人：各业务部主管合伙人
3、全所档案管理责任人：指定档案管理员
4、各业务部档案管理责任人：各部指定档案管理员
第十四条本办法自发布之日起执行。

附：案卷题名格式
案卷备考表
卷内文件目录
XX会计师事务所上市及集团底稿公司归档清单
XX会计师事务所底稿归档清单
XX会计师事务所正式报告归档清单
附件：案卷题名格式
附件：
备考表。