酒店一般业务介绍1.概述此文档主要总结了首旅集团下属的五星酒店的业务流程。
目的是使读者了解酒店业后台的基本业务流程，给了解酒店进销存软件其辅助性作用。
2.酒店物资管理组织结构通过调研发现，三家饭店的组织机构大体相同。
其中比较突出的是建国饭店的采购部是与财务部平行的。
国际饭店：长富宫饭店：仓库分工程库、食品库、物资库共4人，收货部2人轮流建国饭店：3. 分类业务流程酒店物资主要分为三类：库存物资、一般物资（非库存）、生鲜食品。
这三类物质的管理流程不尽相同，因此在这里分别描述。
3.1 库存物资管理业务流程 3.1.1 补充库存申请及审批主执行人：库管员 其它执行人：库房经理 流程说明：1. 库管员根据目测或库存卡片来确定需要补充物品的种类和数量2. 库管员填写《仓库补充库存申请表》，只填写物品品种与数量3. 库管员将《仓库补充库存申请表》提交给库房经理审批。
无审批不通过情况。
4. 库管员将审批后的《仓库补充库存申请表》提交给采购部，一联自己留存相关单据：《仓库补充库存申请表》3.1.2 库存采购流程图：主执行人：采购部人员其它执行人：采购部经理、财务经理 流程说明：1. 接受库房经理审批后的《仓库补充库存申请表》2. 选择供应商并且确定物品价格3. 填写《仓库补充采购申请表》，4. 将确定供应商与价格的《仓库补充采购申请表》交领导审批1) 采购部经理审核已经确定供应商和物品价格的《仓库补充采购申请表》（审批单价与供应商）2) 财务部经理、财务部长、总经理分别审批《仓库补充采购申请表》（审批金额）。
无金额与审批流程有关的情况。
5. 《仓库补充采购申请表》经过审核后，采购员通知供应商送货6. 将《仓库补充采购申请表》送财务、收货、库房各一联，采购部留存一联相关单据：《仓库补充采购申请表》3.1.3 验收货物流程图：主执行人：验收员 其它执行人：供应商 流程说明：1. 验收员收到采购部的《仓库补充采购申请表》2. 验收员根据《仓库补充采购申请表》验收到货物品的数量和质量3. 填写《收货验货单》，一联供应商，一联收货部，（分别按照不同供应商、不同库房填写每张收货验货单，填写实际收到物品的名称、数量、单价）收货价格不能高于订单价格。
如果送货质量不符，换货。
数量不符，按当时数量签收4. 验收员根据《收货验货单》填写《每日收货报表》（一式四联，财务、收货、部门、采购）5. 物品入库，送“每日收货报告”到库房相关单据：《收货验货单》、《每日收货报表》3.1.4 入库流程图：主执行人：库房人员 其它执行人：流程说明：1. 接受验货部的《每日收货报表》2. 库房人员根据收货部的《每日收货报表》，核对入库物品的品种、数量、质量，3. 库房人员核对无误后，签字确认，然后登记库存账（登记流水账，登记物品的名称、时间、入库数量、结存数）如果入库时，库房人员发现入库物品有问题，将物品退回收货部与供应商联系换货 4. “每日收货报表”经过采购部经理签字后，2联附有“收货验货单”的“每日收货报表”送财务，一联采购部，一联库房3.1.5 库存采购核算流程图：主执行人：会计 其它执行人： 流程说明：1. 财务人员收到收货部传来的两联附《收货验货单》的《每日收货报表》，2. 财务人员确认两张单据上物品名称和数量、金额后盖章3. 一联记账1) 如果货款已付：借：库存商品、原材料等 贷：现金（或银行存款） 2) 如果货款未付：借：或库存商品、原材料等 贷：应付账款 4. 一联盖章后返回收货部。
3.1.6 库存应付结算主执行人：应付会计其它执行人：流程说明：1.供应商拿“收货验货单”和发票与财务收货报表核对，确认付款金额2.财务部根据每张“每日收货报表”与供应商结算，账期一般为三个月。
1)付款时，作分录借：应付账款，贷：银行存款（或现金）注释：无拆单结算3.1.7 物品领用流程图：主执行人：各部门员工其它执行人：部门经理、库管员、库房经理流程说明：1.各部门员工确定所需物品和数量2.填写仓库提货单（有三种：《物品申领单》、《食物仓库提货单》、《酒类货仓申请表》），只填数量，单价为当时选定计价方法计算出的单价3.部门经理审批本部门人员填写的申领单。
4.部门经理审批后的申领单传递到库房，库房主管审批申领单（不同的部门允许领用的物品不同）5.库房人员检查审批人签字是否有效，领用人提货6.领用人、发货人在申领单上签字7.签字后的申领单一式三联，一联交财务，一联交使用部门，一联留存8.库房人员根据出库单填库存账（出库货物、出库时间、出库数量）相关单据：《物品申领单》《食物仓库提货单》《酒类货仓申请表》一式三联，一联财务、一联库房、一联存根一式三联，一联财务、一联仓库、一联发票人一式三联，一联财务、一联仓库、一联发票人3.1.8 领用核算流程图：主执行人：会计 其它执行人： 流程说明：1. 财务部收到库房传来的仓库提货单，财务人员根据提货单的金额记账，归入领用部门的成本或费用。
1) 如果领用物品归入相关的费用，借：管理费用（或营业费用）贷：原材料（或库存商品、等）2) 如果领用的物品归入在建工程，借：在建工程 贷：原材料（或库存商品、等） 3) 如果领用的物品归入相应的成本，借：主营业务成本 贷：原材料（或库存商品、等）3.1.9 库存盘点流程图：久其内训文档第 10 页 共31主执行人：库房人员 其他执行人： 流程说明：1. 财务部确定盘点前所有的单据已记账（财务上记帐，记库存的数量与金额）2. 库房人员与财务部门核对库存账与财务帐3. 库管人员清点库存数量，填写盘点单，盘点数与账面数核对，确认盈亏数量4. 盘点单传到财务部3.1.10 盘点核算流程图：主执行人：会计 其它执行人： 流程说明：1. 会计收到仓库盘点单据2. 分析盘盈盘亏原因，领导批准后，根据会计制度记账3. 如果盘存金额逾账面金额不一致，作凭证。
1) 盘盈：借：库存商品（或、物料用品、包装物等）贷：待处理财产损益—待处理流动资产损溢按规定手续报经批准后借：待处理财产损益—待处理流动资产损溢贷：管理费用2) 盘亏：借：待处理财产损益—待处理流动资产损溢贷：库存商品（或、物料用品、包装物等）对于盘亏的存货应根据盘亏的原因，分别进行转账A.属于定额内的损耗以及日常收发计量差错，待批准后转作管理费用。
借：管理费用贷：待处理财产损溢—待处理流动资产损溢B.对于应由过失人赔偿损失的，作如下分录:借：其它应收款贷：待处理财产损溢—待处理流动资产损溢C.对自然灾害等不可抗拒的原因而造成的存货损失，作如下分录：借：营业外支出—非常损失贷：待处理财产损溢—待处理流动资产损溢D.对于无法收回的其他损失，经批准后记入“管理费用”科目，分录如下：借：管理费用：贷：待处理财产损溢—待处理流动资产损溢3.1.11 供应商管理1.由于压缩库存量，降低成本，除长期供应商由于转行等原因，不再能够供应物品时，客户才会考虑更换供应商，而且由于库存物资少，一般不会有时间去考察供应商，而是联系业界有质量保证的其他物品供应商。
酒店一般只保存供应商的三证的基本信息。
至于物品质量问题考核、送货不及时等供应商考察信息在酒店的买方市场中没有出现。
3.1.12 价格管理1.库存物资与供应商不签合同协议，多数物品供货单价不经常变动。
如有根据市场情况变动价格，供应商与采购部口头协商，改变货架卡上金额即可。
货架卡如图：每张货架卡只填写一种单品的出入库情况3.2.1 购物申购流程图：主执行人：各部门人员其它执行人：部门经理、库房经理 流程说明：1. 各部门使用人员通过经验判断自己所需要的物品是非库存物资2. 各部门使用人员填写《购物申请表》3. 填写完毕的《购物申请表》交部门经理审批4. 部门经理审批本部门人员填写的《购物申请表》5. 部门员工将审批后的《购物申请表》传递到采购部。
相关单据：《购物申请表》一式四联，一联财务、一联收货、一联采购、一联使用部门3.2.2 物资采购流程图：主执行人：采购员其它执行人：采购经理、财务经理、总会计师、副总经理、常务副总经理、总经理 流程说明：1. 采购员收到部门经理审批后的《购物申请表》2. 采购员对供应商询价，确定所购买物品的价格，填写《购物申请表》1) 交领导审批500元以下，由采购部经理、财务经理、总会计师分别审批（审批购买物品的数量与单价）2) 500元以上，还要经过副总经理、常务副总经理、总经理的分别审核。
（审核购买物品的数量与单价）3. 《购物申请表》经过审核后，通知供应商送货4. 同时送收货部、财务、使用部门各一联，本部门留存一联国际饭店采购部询价之后要再返回申购部门，由部门经理再次审批。
3.2.3 验收货物流程图：主执行人：验收员 其它执行人： 流程说明：1. 验收员收到采购部的《购物申请表》2. 验收员同使用部门根据《购物申请表》共同验收到货物品的数量和质量，3. 填写《收货验收单》，一联供应商，一联收货部（分别按照不同供应商、不同部门来填写每账收货验货单，填写物品名称、数量、单价）4. 验收员根据《收货验货单》填写《每日收货报表》（一式四联，财务、收货、使用部门、采购）5. 使用部门取走采购物品，在《每日收货报告》上签字确认6. 采购部经理审批《购物申请单》后，将附有《收货验货单》的《每日收货报表》两联交由财务部，一联交采购、一联交使用部门，相关单据：《收货验货单》、《每日收货报表》3.2.4 物资采购核算流程图：主执行人：会计其它执行人： 流程说明：1. 财务人员收到收货部传来的两联附《收货验货单》的《每日收货报表》，一联记账,一联盖章后返回收货部。
1) 如果是固定资产，借：固定资产贷：应付账款(或现金、银行存款)2) 如果是工程物资，借：工程物资贷：应付账款（或现金、银行存款）3) 其他，根据领用部门的不同和用途的不同，确认成本或者费用借：管理费用（或营业费用、主营业务成本）贷：应付账款（或现金、银行存款）3.2.5 物资应付结算主执行人：应付会计 其它执行人：流程说明：1. 供应商拿“收货验货单”和发票与财务收货报表核对，确认付款金额2. 财务部根据每张“每日收货报表”与供应商结算，账期一般为三个月。
付款时，作分录 借：应付账款贷：银行存款（或现金）3.2.6 供应商管理1. 一次性物资采购需要在确定采购价格时，对三家供应商进行询价。
（客户提出保留未被选中的供应商信息，以备日后考察供应商询价时用）3.2.7 价格管理1. 一次性物资采购需要在确定采购价格时，对三家供应商进行询价，并可查询以前所有询价厂商的报价信息。
3.2.8 紧急采购说明1. 国际饭店提出紧急采购的业务，建国和长富宫没有提出。
紧急采购：部门紧急需要的物品，现不通过申购采购的流程，自行购买，后按正规流程补充单据。