办公室是秘书和其他工作人员的工作室，一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出；工作业务联系在此进行，日常各种事务在此处理。

办公室管理质量直接影响到整个公司工作质量，关系企业生产经营效率；办公室又是企业与相关工作单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个“窗口”。

办公室的设施、装饰、环境；办公人员的工作态度和工作作风，都有代表着企业的形象。

树立良好形象，是企业生存、发展的必备条件1、美化办公室的程序步骤美化和布置办公室首先要做好的，是先对各部门和业务及工作内容与性质，加考查与分析，明确各部门及各员工的关系，以供决定其位置时的依据。

列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。

按工作人员的数额及其所需空间，设定空间大小。

通常办公室的个人空间大小，因各人工作性质而异，但一般而言，每人的办公室，大者可3~10平方米，普通者1.5~8平方米即可。

根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。

依据这些步骤所得的结果，加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置之。

a.美化办公室的原则美化和布置办公室可以参考下列原则：使用同一大小的办公桌，既可增加美观，又促进职员相互平等。

使用同一式样档案柜、架、袋。

采用直线对称布置、避免弯曲成角度排列。

采用直线工作流程，避免倒退，交叉与不必要的文书移动。

相关部门相邻排置，便于联系。

将常有来客访问的部门，置于门口处。

将饮水机、公告板置于不易引起员工注意及不拥挤地方。

方便工作者，并使工作者的移动，减至最小限度。

主管座位位于部属之后，便于主管观察工作时发生的事情。

使全体员工座位面对一个方向，不可面对面。

光线应来自桌子左上方或斜下方。

勿使员工面对窗户靠近热源或坐在通风线上。

采用屏风挡墙，易于架设，随意重排。

装设充分，地板电源插座，使办公室与机器够用。

常用设备，置于使用者附近。

资料柜、架背对背放置。

各种器材及用品，放在合适位置，以方便使用。

光线、颜色、音乐、空气、声音配合得当。

特别提醒:随着“文明”大量涌入，如空调设备的大量使用，化学地毯、塑料家具、地板蜡、粘合剂、油漆等散发有毒气体。

据美国国家室内研究所测定，现代办公室内空气中化学毒物比室外高数倍。

办公室人员出现“办公室综合症”，表现为关晕、噪子难受、皮肤干燥、胸闷、昏昏欲睡、浑身无力、萎靡不振。

必须加强通风、谨用空调、并在室内放置月季、吊兰、天兰葵等能吸收有毒气体的植物，既净化空气又美化环境.整齐清洁，有条不紊是美化办公室的总原则。

办公室美化不仅包括环境与物业美化，还包括人员行为美化。

二、办公用品的选购和摆放按照企业界CI设计品味，选择配套的，便宜的，耐用的，造型美观的办公用品，这也是秘书的工作之一。

一个规范的办公室，基本应配备和拥有以下两类办公用品：1、办公用纸信纸。

商业通信一般使用70克到90克的高级书写纸，规格以A4型为宜。

大多数企业都喜欢采用带信头的公文纸与客户通信。

印制信头的风格、字体、标志、颜色经过精心选择与设计，力求与企业形象相吻合。

信头通常由下列部分组成：企业名称、地址、企业董事长或总经理姓名、企业性质、电话号码等。

复写纸有单面和双面涂层，可根据复写誉印需要选用，它的重量为50克左右。

航空信纸。

航空信函越轻越好，可节省邮寄费用，因此，航空信纸宜选择25克到30克纸。

油印纸。

如果你的企业经常有大量文字资料需复制，则宜购买油印机，则油印机用纸必须具有很强的吸引性能，才能最快速度地吸收油墨。

这种纸重量为60克左右。

无碳复写纸。

这是一种用特殊材料处理过纸的某一面的纸，具有复写作用，常用于商业格式的便笺。

备忘录纸：由于是企业内部使用，纸质可一般，不必用高质量的纸，但最好印上信头，规格以A4型为宜。

问候便条。

是小张的64开纸规格，可做备忘录与简单附言。

2、信封选用信封应与所用信纸质地重量相配，可分为下列几种：*银行用信封。

封口和封盖是在信封较长的一侧。

一般用于寄信。

*口袋信封。

封口和封盖是在信封较短一侧。

一般用于邮寄文件和报告。

*带衬信封。

体积较大，一般用于邮寄易折易碎物品和照片等。

*开窗信封。

便于让人看清信封内内容。

*邮资已付信封。

免贴邮票，用于大批量信件寄发。

3、笔记本和便笺根据用途需要种类繁多，现介绍主要几种：*硬皮备忘录。

适用于长期保存的记录。

*螺旅型装订本。

适用于临时记事，口述速记。

*活页便笺簿。

适用于调整页数的记录。

*口信便笺。

适用于记录电话记事，访客留言等。

*格式表本。

适用于记录编号的凭证及内容。

4、其他文具*铅笔、彩色铅笔、圆珠笔、墨水笔、签字笔、彩色记号笔、彩色显影笔、油印钢板专用铁笔；*橡皮、涂改修改液、修正液稀释液、蜡纸修正液；*墨水、胶水、红蓝印台、红印泥盒；*打孔机、装订机、订书机、日期号码机、切纸机；*订书针、图钉、曲别针、大头针、纸夹、削铅笔刀、剪刀、裁纸刀；*日历、台历、橡皮印章、名片盒、文件夹、文件袋、归档夹、索引卡片盒、档案柜（文件柜）；计算器、拆信器、碎纸机；*蜡纸、标签纸、手纸、透明胶带、胶粘带、绳、橡皮筋、各种尺、报告封面纸。

办公文具库存量大小，应视企业规模及工作使用量而定，太多则积压资金显得浪费，太少则影响工作显得寒酸，总之通过一段时间熟悉，便会掌握适度购买的标准。

办公用品的摆放都有其大概的位置，但亦应根据办公室大小，人员多少，办公桌面积是否顺手，及工作流程综合考虑而定，一般原则是：一切以方便工作，提高效率，同时又令办公环境美观清洁整齐为宜。

再加上你个人的顺手习惯与品味，便可以创造出一种办公室氛围来。

******特别提醒***一般来讲，选购办公用品一是满足工作要求，二是提高工作效率，三是节约人工费用，四是树立公众企业形象，因为只有高质量，配套的办公用品才容易使客户对你的企业产生完美的印象。

二、邮件的收发、传阅秘书每天可能收到大堆邮件、报纸、杂志、印刷品、包裹等什么都有，也可能每天要寄出大堆信函或包裹。

这些事看来容易，但要做得干净利落，不出差错，除细心与熟练外，还需掌握一定程序和方法。

1、邮件收进的程序和要求当你从信箱里，取出了当天的邮件，你要做的：a\分类。

邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类。

然后按其轻重缓急分别处理。

*电报、特殊性传递、航空信等急件。

*业务往来公函*写明上司亲启的信函*汇票、汇款单*包裹、印刷品*报纸、杂志*同事的私人信件。

b\拆封*写明上司亲启和同事的私人信件，秘书不可拆开，应原封送交。

万一无意拆开，应立即封口并注明：“误拆”，还需签字，一般会取得谅解。

*其他邮件均需拆去封皮，就注意原件的完好、整洁，不受破损。

拆信时不可随手就撕，以免撕坏信笺、邮戳，而应沿边剪开或用裁纸小刀从封口裁开。

*抽出信笺后再看看信封内有无小附件，如单据、名片等，勿使遗漏。

*信封不可丢弃。

因上有邮戳、地址、电话号码等。

c\登记*除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记，以便管理。

*登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理号码等。

d\分送*上司亲收件应立即呈送。

应归部门办理的文件信函要及时送交各部门，需由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件。

*同事的私人信件可放入指定信袋或顺便送交。

报刊杂志则分别上夹或上架。

一般邮件按常规处理或授权由秘书自己处理。

e\阅办*秘书阅看文件、信函应仔细、认真。

重点部分可用红笔划出，以提醒上司注意；还应为上司处理事情提供有关依据。

*如注意参阅某日来信、某某文件等；内容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意见置于信前。

*每份信笺、信封及附件等应平整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，以便于办毕保管备查。

2、邮件的发出邮件发出，规模较大的单位往往有专门的信邮寄送部门或人员，小型公司则由秘书负责。

但无论是秘书将邮件交专人寄或自己直接寄送、秘书都需在发出前完成下列工作程序。

a\内容校核由秘书拟写的信函，在发出前必须仔细校核，务必格式正确，文句无错意，无错、别、漏字；签名、盖章清晰无误。

如有附件，必须收齐勿遗漏。

b\信封、封皮查对*凡寄出的信件和邮件，信封与封皮必须查对。

如地址、收件人姓名或单位、邮政编号、寄方单位地址、邮政编码，以及附加符号如“急件”、“秘密”、“挂号”、“亲启”等。

*纸笺及附件折叠时应小于信封周边各一公分左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏。

信封封口及印刷品应包扎牢固，以免寄送途中松口、破损。

c\邮件寄发*秘书去邮局寄发邮件时应将邮件分类，如先将信件、印刷品、包裹等区分开；信件则进一步分为境内平信、境内航空、港澳台航空、国际航空、特快专递等。

*同等邮资的信件一起寄。

这样计算邮资和粘贴邮票都要方便些。

要点罗列：##收进程序分类——拆封——登记——分送——阅读##发出程序内容校核——封皮查对——寄发邮件C、办公室电话的转接a、接听电话的原则电话作为人们往来联系、缩短联络时间的工具，已在各单位普遍使用。

在使用电话处理公务时，重要电话通话、发、接都要有完备的电话记录并清理归档。

*电话响两遍须马上接听。

如果长时间响，不仅有失礼貌，而且影响同事工作。

*如暂时离开办公室，委请别人代接电话。

*若对方拨错号，不要说：“找错了”马上挂断，而应礼貌地说道：“我想你拨错号码了。

”*培养较强的听辨能力，一拿起电话就能听出对方声音并直接称呼，这样会给对方留下特别热情的印象。

*电话交谈中嘴里切忌咬铅笔、口香糖或香糖等，声音不宜太长、太快，嘴和话筒应保持1英寸到1英寸半距离。

声音也不亦太小，嘈杂或对方口音不清，应客气请对方再讲一遍。

*传呼电话先告诉对方，以免对方认为你挂断了电话。

如去取资料超过30秒则要询问对方是否愿意等、拟或等随后打去，因为半分钟对一个等电话的人来说是很长的。

*对方要找的人不在，切勿立即挂断，应问对方是否愿意留话、以便转达。

*拿起话筒说：“您好，请问您找谁？”结束电话应说：“再见“。

*结束电话等对方挂断电话后，再轻放。

如对方也在等你挂断电话，但可轻放大不要用力过大，使对方耳朵受震。

附表：电话记录表来电单位：空格来电人：空格来电时间：空格年空格月空格日空格时空格分电话号码：空格内容摘要领导批示处理意见特别提醒：**电话礼貌是十分重要。

当外界人士打电话与某单位联络时，也许首先听到的是秘书的声音。

他们在电话里体察到的形象，不仅仅是秘书个人的形象，而且是一个企业的形象，如果你的应答能给对方好感，那么他对你及这个企业必会产生良好印象。

如果你气势汹汹或爱理不理，对方会对你乃至你所在的单位产生不好的看法。

b、领导电话的接转秘书在处理电话过程中，一项特殊任务是甄别电话。

面对目的各不相同的电话，或是业务联络，或是推销产品或是拉赞助募捐，秘书先要弄清来意，甄别是否转给上司。

*摸清对方身份，若对方是你认识的，或主动表明身份，这好办。