关于合同管理的法律知识第一章总则第1条引言随着企业采购交易的日趋多样化和复杂化，对合同管理的要求也越来越高。

因此公司有必要把各种类型的采购合同所积累的商务经验、技术要求和法律条款加以格式化与流程化。

第2条采购合同风险2.1 主体风险：供应商作为法律主体不存在。

目前，由于各个企业在对外活动中经常向各种机构提供营业执照、税务登记和组织机构代码证的复印件，造成有些复印件流入社会；有些个人伪造或变造营业执照，所以有时在发生采购的产品质量纠纷时，发现交易主体不存在。

2.2 合同风险：合同是企业之间的交易规则与流程。

如果不重视采购合同的交易规范，或经常采用供应商的格式合同，放弃了采购方制定采购规则的主导地位，将不利于避免和控制不必要的经济纠纷。

在发生纠纷后，采购方自己单方面提出对方应当遵循的交易规则，又理所当然地认为法院或仲裁机构应当支持自己的观点，其结果可能是竹篮打水。

2.3 电子证据的风险a) 信用风险：存在着如何防止网上交易主体资格的假冒或虚构的问题。

b) 否认风险：电子数据的发送人否认已发送或接收人否认已接到电子数据的行为。

c) 内容风险：指数据发送人对接收人所收到数据的内容提出异议，认为其内容与自己所发原件相比发生了变化；或者接收人对发送者所持的发送原件内容提出异议，认为与自己所收数据内容不符。

d) 证明风险：很难证明打印件与电子数据完全相符而未经改动。

也就是说书面打印件无法作为证明其内容的直接证据。

e) 法律风险：法官在认定电子合同的成立及效力时，通常按《电子签名法》的相关规定来确认。

而一些企业管理人员不知电子签名法为何物；同时，中国的电子签名法与企业管理的实际也不相吻合。

2.4 质量风险：如何健全完善供应商质量管理制度，明确企业采购，质量，财务及物流等部门的职责；如何在采购合同中约定质量鉴定机构和程序，避免冗长的质量鉴定程序。

商事诉讼是“证据为王”，事实需要证据来证明，因此确定在发生质量纠纷后，如何收集和固定相关的证据，从而在质量谈判处于有利地位，而不是在被供应商起诉后才收集。

2.5 不协同风险：通常企业的采购和销售属于两个不同的部门，常常造成客户合同与供应商的合同不配套，有时与客户和供应商同时发生关联合同质量纠纷时，会导致两个案件均败诉。

客户合同与供应商合同完全协同是一个不断谈判，逐步渐进的过程，如何实现这一过程？2.6 诉讼风险：中国是一个法治与人治协同的国家，无国家的巡回法院体系，地方法院属地方权力机构管理。

如何合理地选择诉讼地或仲裁机构，是对应地方司法保护主义，降低诉讼或仲裁成本，避免案件非正常败诉的一个十分重要的举措。

第3条管理模式许多企业合同管理采用各业务部门归口管理的模式“如供应商合同管理；客户合同管理；物流合同管理；基础设施合同管理；行政类合同管理等）。

采购合同与公司的客户管理，质量管理，物流管理，设备管理，知识产权保护密切相关。

第4条法律顾问公司法律顾问根据公司管理层的授权，协助公司的采购合同管理工作，与公司采购部门磋商采购合同的格式化及合同履行与控制等工作。

第二章合同策划第5条合同种类5.1 年度采购合同建议公司与经常发生采购业务往来的供应商签订年度采购合同，而涉及具体供货的品名，规格，数量及交货时间等以采购方的“《订单》，并经供应商确认为准。

对强势的供应商提供的格式合同，也要依据本公司的格式合同与对方进行谈判而加以修改。

同时，公司又要根据不同采购产品的品质要求与供应商签订质量管理协议；又要考虑本公司的知识产权保护的需要决定是否与供应商签订知识产权保护协议。

质量协议应当约定有资质的质量检验机构和方法；约定损失的赔偿与计算方法及确认损失的依据。

建议与新开户的供应商签订的年度采购合同期限为1年，以后再签时可以将合同期限定为2-3年。

5.2 物流合同与货代合同公司应当与有营业执照的货运公司签订物流合同或运输合同。

实践中，一些企业委托个人运输货物，在发生事故时，由于企业与个人之间属于雇佣关系，企业依法应当承担相关的雇主赔偿责任。

5.3 承揽合同或定作合同如果公司采购的产品属于定作类的产品，需要与供应商签订承揽合同或定作合同，应在合同中约定由采购方所在地的法院或仲裁机构处理双方的合同纠纷。

因为，如果双方没有约定争议解决机构的话，民事诉讼法规定由承揽方所在地的法院为合同管辖法院。

5.4 设备买卖合同公司应当制定设备管理制度。

在与制造商签订“《设备买卖合同》和《设备维保协议》时，组织公司生产、技术、采购、财务等有关部门做好相关论证。

论证涉及设备的验收、调试，试生产条款，并确认这些合同条款的可行性与可操作性。

第6条合同形式公司除了与供应商及时结清的之采购外，应签订书面合同。

有关修改合同的订单、技术要求、图纸、传真、送货单、发票、对帐单及相关的电子文本等均为合同的组成部分。

第7条合同条款合同必须具备标的，数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款，并优先考虑合同争议解决的受理法院或选择的仲裁机构。

每一合同文本上必须注明合同对方的单位的全称、营业执照号,地址、委托代理人、电话、email与银行账号等。

第8条格式合同公司应当将所有采用的采购合同格式化与规范化，格式合同应根据采购管理的需要与相关司法判例定期修正。

格式合同文本公司由采购部门拟定或修正完毕，按规定的流程经公司技术部门，财务部门，销售部门等职能部门和公司负责人审核，同时请法律顾问参与审核。

公司应就格式采购合同的使用，召集相关部门的人员进行培训与研讨，以避免格式合同及操作流程流于形式。

第9条传真合同在合同效力条款中，增加传真方式订立合同的句子，说明对传传真订立合同的情况。

收到对方的重要传真，即使盖收发章登记。

公司发给对方重要传真应请对方回传确认；或发快递固定证据。

在履行合同过程中，在发票、对帐单、或货单等书面文件上，在备注栏中注明所依据的传真合同及订单的时间及编号。

公司应知许多法院的法官不确认传真合同的证据效力，因此在发生合同纠纷时，传真合同的文本可能将成为镜中花，水中月。

如可以采用PDF文本的，建议公司采用PDF彩色文本签订合同。

第三章合同订立第10条资信调查订立合同前，双方向对方提供营业执照,组织机构代码证和税务登记证的复印件或彩色PDF文本。

同时，了解、掌握对方的资信等情况，如注册资金，实数资本，经营能力，纳税情况，职工工资，付款信誉，公司信誉，生产状况，公司资产和负债。

通过供应商的评估和控制程序，实现交易决策的定量化和程序化，从而控制风险。

第11条书面合同符合以下情况之一的，应当以书面形式订立采购合同,以确定双方的交易规则：1. 单笔业务金额达人民币万元的；2. 对产品有质量要求的;3. 本公司先履行合同,从而产生债权债务关系的；4. 有封样要求的；5. 其他需要订立书面合同的。

第12条样品对于合同标的没有通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存多份样品，由合同双方共同封存，加盖公章或采购合同专用章，分别保管。

第13条合同审查除本公司的格式合同外，任何书面合同应当经审查后方可签字盖章生效。

对合同文本的审查是防范合同风险的重要措施。

审查合同文本的一般应当由采购部门，技术部门和财务部门分别负责，最后由法律顾问审核。

1】采购部门审查范围通过营业执照的审查，根据其原件判断对方的经营期限、经营范围、是否年检等信息；如果对方是分公司，还需要对方提交总公司的法人营业执照；对供应商的资格能力和履约能力是否进行了考评；合同产品的名称、规格、型号、数量是否符合公司的要求；价格，发票和付款方式是否明确合理；交货期限、方式、地点是否明确合理；合同文本是否有应约未约定或约而不明的情况。

2】技术部门审查范围对方资质等级的判断，审查其相关的资质证书，以确定其是否合法、有效及是否在合法的范围之内从事经营活动；结合合同履行的需要，审查履行合同过程中所需的特定人员是否具备相应的专业资格；有关标的的技术、质量是否明确并符合公司的要求，特别是要注意是否与企业销售合同的产品质量要求是否一致；质量异议及投诉程序;是否需要约定产品的质量检验机构；质量赔款的计算方法及企业应提供的依据；合同中所用的技术术语是否规范。

3】财务部门审查范围合同载明的结算期限和方式是否合适;预付款，定金是否得当并有相应的防范措施;发票，涉税内容是否明确合法;价格和相关费用的约定是否明确合理;质量异议与货款支付的衔接，与发票抵扣冲突的处理.4】法律顾问审查范围合法性审查：⑴审查合同条款及签订合同的过程中，是否涉嫌存在合同法中所规定的合同无效、免责条款无效、可申请变更或撤销的情况；⑵合同中的约定是否违反法律、行政法规的强制性规定；⑶审查合同中所用的法律术语是否规范；⑷审查合同名称与合同内容、属性是否一致，特别是有名合同的名称与合同内容是否存在冲突。

条款实用性：⑴是否根据交易所涉行业的特点界定双方各自的责任；⑵是否根据标的的特点设定避免争议的条款；⑶是否根据违约特点设定界定责任的条款；⑷是否根据交易相对人的情况设定实用性条款；⑸合同中履行方式及顺序、履行地点等对委托人交易安全的影响；⑹合同中明示的或隐含约定的管辖等条款对委托人的影响；⑺确定争议解决条款中的仲裁或诉讼的方式。

权利明确性：⑴交易内容是否明确、具体、可识别、可履行；⑵交易程序是否明确、具体且定有时限、义务归属；⑶争议处理方式是否明确具体且有时限、义务归属；⑷条款之间是否由于配合问题而存在权利义务不明确的缺陷；⑸是否由于表述不严谨而存在权利义务不明确；⑹权利义务及违约是否具备可识别性；⑺附件内容是否明确、是否与合同正文冲突，如有冲突是否有解释顺序。

第14条签字盖章在合同效力条款中规定合同须由双方签字与盖章方能生效。

重要合同应分别由法定代表人与委托代理人签字，然后由公司盖章；一般合同应由委托代理人签字并由公司加盖公章。

严禁在空白文本上盖章。

通常先由对方签字盖章后本企业才予以签字盖章。

合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第15条合同登记合同盖章生效后，各部门按公司合同管理流程对合同进行编号并登记。

第四章合同履行第16条收货企业应当制定收货流程，并使用本企业的收货单，按合同约定的方式签收后交给供应商或承运方。

如必须要使用供应商的送货单的，应特别注意其送货单备注栏的说明与提示。

在对供应商的送货单签收后，再以未看到说明与提示为由而加以否认，在证据认定的角度难以成立。

收货人发现供应商的货物数量短缺或外观有瑕疵的，应当在收货单上注明，并一式两份。

第17条货款结算财务部门依据合同收取供应商的发票，在与质量部门和生产部门确认产品质量与数量无异议后，才将发票交税务部门抵扣；收款单位与供应商名称不一致的，财务部门应当拒绝，或督促供应商出具不可撤销的转付款证明。

付款流程为：1）预付款必须凭生效的合同与订单；2）进度款必须凭合同与订单和履行进度证明；3）验收后付款必须凭合同与订单，收货单、检验单、发票，品检报告。