辽宁森普礼品销售有限公司驻外办事处管理办法第一章财务管理一、基础工作1、建立帐目建立现金帐（费用支出明细帐）、保管帐，并以“日清日结”方式，依据原始凭证准确、真实记帐。

2、做好档案管理工作⑴、完整保存原始凭证，每月25日，将本月各类原始凭证邮寄公司财务部。

⑵、每月2日前，将上月如下各类报表E-mail至公司财务部：《月销售商品统计表》《现金账明细表》《费用支出明细表》将所发生的费用合计《库存商品盘点表》（除首次报表，之后报变动部分的即可）3、每年1月15日前结转完毕上一年度财务帐，并将上一年度各帐本上交公司财务部。

二、货币资金管理1、现金收支必须有据，做到日清月结，帐款\账实相符。

票据需两人以上签字。

2、货款回笼：办事处按照公司《销售管理办法》关于货款回笼的规定执行。

货款汇入开发票的公司帐户，公司财务查收到货款后，通知办事处。

现金回款，业务人员收款当日即交财务汇入公司指定帐号。

严禁业务人员留存、不交或迟交货款。

严禁挪用货款用于费用支出。

电汇，要求客户直接办理，要求客户将复印件传真公司财务部。

汇票，业务人员取回当日，交财务登记入帐，并于当日邮寄公司财务部。

三、费用项目1、办公费：办公用品，根据办事处实际需要，凭票据入帐，下月核销。

由销售内勤负责购买，控制发放，节约使用。

购买金额在200元以上必须经公司批准.2、快递费：非必须情况下，不得以快递方式邮寄物品。

凭票据核销。

3、电话费：使用IP电话，长话短说，禁止打私人电话。

私人话费，从其工资中扣除。

4、手机费：业务人员，公司提供补贴300元/月。

5、交通费：市内交通打车费不予核销，公交及地铁车票按车票实报实销。

公司派驻员工如有急事返沈，经审批给予报销，每月一次。

6、生活补助费：每人补贴10元/天（含米、油、菜、卫生纸、洗洁精等生活用品）。

伙食补贴不发放给个人，由财务建帐统一管理、使用。

填写《生活补助费日支出表》。

月末生活补助费有剩余，平均分配给外出办事人员。

办事人员中午在外就餐不予报销。

每月餐费不足部分，个人补足。

7、招待费：应提前申请，经核准发生的招待费依据票据报销。

8、短途运费、水电煤费：凭票据核销。

运费报销单据必须有货运站的签章和联系电话。

办事处人员要负责办公室电源开关等，杜绝常流水、常明灯现象。

冬季节约使用热水，夏季控制中央空调使用，避免浪费。

9、样品采购费：样品由公司客户服务中心提供的，公司直接计入办事处费用。

办事处本地采购或外地邮寄样品，依据票据核销。

10、采购款：办事处财务填写订货确认单，传真公司客户服务中心，由客户服务中心负责采购，经签字后，交由财务部办理汇款。

11、特殊返款及礼品采购：办事处人员无权自行决定对客户的特殊返款及礼品采购等，必须经公司总经理核准。

否则，费用由经办人自行承担。

12、工资及提成：按照公司工资标准及提成规定执行。

四、费用申请与核销要求：1、每一项费用的收支，必须履行财务手续，要有办事处经理、财务、经办人签字。

2、借款必须填写借款单，详细说明用途及金额，并按照规定办理签章手续后，财务部方可支付款项。

3、当天发生费用，当天凭票据核销，不得拖延。

办事处财务做好监督工作。

4、 50元以内的用款实报实销，财务不予办理借款程序。

5、报销公交及地铁车票时，需注明乘车路线、公司名称、联系人、电话。

6、报销时，必须有原始凭证，如没有，经办人必须出具证明，并经部门主管核实后，办理报销手续。

否则，财务部不予核销。

五、应收帐款管理1、办事处业务人员须向客户索取完备的催款手续，包括：订货合同、销货清单或送货回执等，长期欠款客户，要与其签定对帐单。

2、办事处业务人员负责应收帐款的催收。

公司财务负责应收帐款管理、随时向办事处财务传递应收账款明细，办事处财务负责往来款项的核对。

3、及时配合公司财务催收应收账款。

4、对欠款客户严格控制接单、发货，对欠款数额大的停止接单，并汇报至公司财务部。

第二章销售管理一、办事处订货，公司负责采购。

1、业务人员签订合同后，交内勤传递给公司客户服务中心，进行采购。

合同办事处留一份，交公司一份。

后补合同，业务人员须填写《订货确认单》。

2、货到办事处，必须立即通知公司客户服务中心。

3、业务人员送货时，填写《销货清单》，要求客户在《销货清单》上签字确认收货。

4、办事处对客户验货时发现的问题，须立即向公司客户服务中心反馈信息，便于及时处理，避免损失。

二、办事处订货，办事处采购。

1、业务人员签订合同前，须将商品采购成本、销售单价报公司客户服务中心。

2、业务人员签订合同后，交内勤传递给公司客户服务中心备案。

3、依据合同，办事处两人以上进行采购。

4、采购款由公司直接支付。

5、业务人员送货时，填写《销货清单》，要求客户在《销货清单》上签字确认收货。

6、采购完成后，经办人办理财务核销手续。

三、公司订货，办事处采购。

1、公司客户服务中心将采购要求传真或发邮件给办事处。

2、办事处根据公司客户服务中心的采购要求进行采购。

3、采购过程中，如有问题，须及时与公司客户服务中心沟通解决。

4、货发往公司的：办事处将发货单据传递给公司客户服务中心，便于验收。

5、货发往客户处（外地）：办事处将发货单据传递给公司客户服务中心，由公司相应业务人员跟踪客户收货情况，办理相应销货手续。

6、采购完成后，且经货物接收方验收品种、数量等无误后，公司客户服务中心办入库直接到财务报帐，冲办事处借款，并向办事处传递收据。

四、开发票1、签订合同前，须将开具发票种类提前告知公司财务部。

增值税发票必须及时传真公司财务一份。

2、客户要求开普通发票，业务人员需要求客户提供：单位全称、开票说明。

3、客户要求开增值税发票，业务人员需要求客户提供一份纳税人资格证书复印件、营业执照复印件，要求客户提供：单位全称、税号、开户银行及帐号、地址及电话。

六、其他工作要求关于风险抵押金、客户拒货或拒不结款的处理、客户降价结款的处理、客户退货处理等，均按照公司《销售管理办法》执行。

七、须形成并保存的销售资料：1、订货合同每月25日，将已处理完结的合同邮寄公司客户服务中心归档。

2、森普销货清单须由经办人、财务、客户签字，每月25日邮寄公司财务部。

3、返货清单须由经办人、财务、客户签字，每月25日邮寄公司财务部。

4、客户档案业务人员将客户详尽资料提交内勤，由内勤建立客户档案，并于每月25日E-mail至公司，报副总经理。

5、对帐单（长期欠款客户要求有）6、周工作会议记录。

由办事处负责人组织召开，内勤记录。

以E-mail形式提报公司副总经理，转呈总经理。

第三章样品管理一、相关手续办理1、借样填写《样品借用登记表》，借用人签字确认，并注明客户。

借出样品，办事处内勤随时向借用人催要。

半个月内未返还的，转为赠送，计入业务人员费用。

2、赠送填写《出库单》，赠送人签字确认，并注明客户。

大额赠送须经公司总经理核准。

每月25日报公司财务部计算业务人员费用。

3、销售客户购买办事处样品的，填写《出库单》，由经办人或客户签字。

4、丢失每月汇总，注明丢失原因，报副总经理，做销帐或其他处理。

原因不明，由经管人自行负责。

二、样品柜卫生，每日早晨清洁。

样品撤换管理，每季度一次。

三、采购样品1、直接采购样品向客户提供。

办理入库手续和借样手续。

2、办事处采购的具有代表性的样品，或是根据公司、其他办事处要求采购的样品，办理入库报销手续和出库手续后，向公司、各办事处及外地客户邮寄样品，并确认收到。

3、财务手续采购样品后，财务验收并填写《入库单》办理入库手续，报销采购费用。

四、接收样品办事处收到样品后，由内勤根据收到的样品明细验收样品，并填写《入库单》办理入库手续，并注明样品来源。

五、其他要求1、根椐出、入库单、赠送登记等登记库存保管帐，做到日清月结。

2、样品须逐一标注型号、报价等，便于接待客户，或是查询价格及数量管理。

3、每月28日盘点，向公司财务部报变动的商品盘点表。

第四章日常管理一、考勤1、办事处工作时间为8:00至17:00，晚23:00时就寝。

2、外出开发客户等，需早出晚归，以提高工作效率。

3、业务人员必须做好第二天要开发（拜访）客户的各项准备，包括联系客户、样品、报价等，并于第二天8:00前离开公司开发客户，不得拖延。

二、请假1、事假⑴、事假3日（包括3日），每日扣发日工资的50%；⑵、超过3日为无薪休假，按实际发生天数扣除当月工资；⑶、事假不得超过30天，超过者另行安排工作，年度累计事假超过30个工作日者，不享有年终奖金。

2、婚假、丧假、计划生育假和节日休假，依国家有关法规执行。

三、旷工1、无故旷工半天者，予以警告。

2、旷工一天，予以记过。

3、每月累计旷工三天以上者，扣除当月50%工资。

第五章奖惩一、办事处及人员的奖励，按照公司规定执行。

二、罚则：1、未规范建立帐目，或帐目记录不清、不准，每发生一次，处以责任人10元以上罚款。

2、原始凭证每缺失一份，扣发责任人人民币20元以上。

未按时邮寄原始凭证，每发生一次，扣发责任人10元人民币。

3、未按时提交各类报表、会议记录或工作总结等，扣发责任人人民币10元。

4、无故未核销当天费用，每发生一次，扣发责任人人民币10元。

5、未履行财务手续，或无原始凭证、书面说明，收支现金、报销费用的，扣发财务人民币20元以上，扣发报销人人民币10元以上。

6、工作弄虚作假，隐瞒事实，扣发人民币50元以上，情节严重的，予以辞退。

7、挪用货款，扣发责任人人民币100元以上，情节严重的，予以辞退。

8、未按规定上交而留存货款的，扣发责任人人民币200元以上。

9、虚假报销各类车费的，扣发责任人人民币200元以上，扣发财务人民币50元以上。

情节严重的，予以辞退。

10、未按规定履行销售手续及货款回收规定的，按照《销售管理办法》相关规定处罚。

11、有下列行为之一的，予以辞退，扣发当月薪资、奖励、补贴等。

偷窃公司财物的；泄露公司机密的；就职期间有兼职行为的；损害公司利益向客户索要回扣的；利用公司名义，进行有损公司声誉、利益活动的。

第六章附则一、本办法及其他公司下发文件、规定等，均为内部文件，严禁外传。

二、本办法自2005年1月起正式实施。

三、自本办法正式实施之日起，之前相关各项规定废止。

辽宁森普礼品销售有限公司 2005年1月5日。