二〇一一年四月十二日
妙笔生花的公文写作之道之四十七公 文写作技巧
二、商务公文写作规范
1. 请示 2. 报告 3. 通知 4. 函 5. 会议纪要
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请示的结构、内容和写法
标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示
主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）
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6. 体谅（Consideration） 发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问 题，在分析对方会如何理解信息的基础上， 提供其所需要的信息。
7. 完整（Completeness） 商务信函必须力求完整，要包括写信人希 望收信人做出积极反应的一切情况，或是 回答来信所提出的全部问题和要求。
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会议纪要的结构、内容和写法
v 会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。
1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、 参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究 的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转 入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。
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公文格式及常用的词汇
v 发文机关 发文字号 标题 主送机关 落款 主题词 抄送机关
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发文机关
中国东方航空股份有限公司党委文件
东航股党发〔2011〕70号
发文字号
关于做好2011年度基层党组织换届选举
和公推直选工作的通知
结语
（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）
单位 成文时间
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通知的结构、内容和写法
标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种） 如：通 知
正文 （一般写法）通知的缘由、根据＋通知事项＋执行要求
结语 （特此通知）
单位 成文时间
发展党的先进性，切实保障党员民主权利，充分发挥基层党组织的政治 核心和战斗堡垒作用，夯实和扩大党内民主，推进公司科学和谐持续发 展，根据集团党组关于基层党组织换届选举和公推直选工作的有关精神， 现就2011年度基层党组织换届选举和公推直选工作提出以下要求：
一、按期完成基层党组织换届选举工作 二、着力推进基层党支部公推直选工作 三、工作要求 特此通知
写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便 于遵照执行。
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通知的结构、内容和写法
通知种类
印发、批转、转发性通知 批示性通知 知照性通知 事务性通知 任免、聘用通知
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函的结构、内容和写法
v1、标题：发函用《关于XXXX的函》 复函用《关于XXXX的复函》 正式公函，应在标题下方标注发文字号。 2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。 3、正文：
开头—发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清； 复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。
主体---发函写清商洽、询问、请求的事项， 明确具体； 复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。
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公文定义
❖ 公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事 业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的 具有法定效力和规范体式的书面材料。
❖ 实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形 成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻 公司发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、 请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况， 交流经验的重要工具。
标题
各大单位党委
主送机关
主题词
换届选举 公推直选
集团公司党组
抄送机关
党委工作部 经办人
经办单位
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公文结构用语
v 一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如： 为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、 兹等。
v 二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。 v 三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。 v 四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试
妙笔生花的公文写作之 道之四十七公文写作技
巧
2020/11/16
妙笔生花的公文写作之道之四十七公 文写作技巧
1
商务公文写作基础知识
2
商务公文写作规范
3
商务公文写作技巧
妙笔生花的公文写作之道之四十七公 文写作技巧
一、商务公文写作基础知识
1. 公文的定义 2. 公文的特点 3. 公文的种类 4. 公文常用词汇 5. 公文结构用语
公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量 使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方 法是利用公文。
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公文种类
从行文关系上一般划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。上行文Fra bibliotek下行文
平行文
下下级级向向它它所所属属 的的上上级级领领导导机机 关关的的行行文文，，即即 自自下下而而上上的的行行 文文。。 如如报报告告、、请请示示。。
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The Opening and Conclusion of English Business Letters
（英文商务信函的开头和结尾）
1. 英文商务信函的开头
信函的开头应该直入主题，要避免空洞。 根据书写商务信函的目的不同，开头一般 分为两大类：一是回复信件；二是主动与 对方联系。 对于回复信件，可采用以下方式开头。
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公文种类
v4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。 v5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议， 答复上级单位的询问。 v6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。 v7、批复，适用于答复下级单位请示事项。 v8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批 准和答复审批事项。 v9、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。
v1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人 员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。 v2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。 v3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文； 批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者 共同执行的事项；任免人员 。
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4. 具体（Concreteness） 商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象 的词语和语句，应尽量运用具体的事实和 数字，一般使用主动语态来陈述内容。
5. 礼貌（Courtesy） 在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之 首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对 方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客 户的立场上做到互惠互利。
正文
请示缘由+请示事项（一文一事）
结语（妥否，请批示；当否，请批准为核）
单位 成文时间
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报告的结构、内容和写法
标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：××公司上半年各类产品质量评比工作的报告
主送机关（可以一个，也可多个）
正文
开头：（交待缘由、目的、意义、依据） 主体： （陈述说明报告事项）
另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。
决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的 具体内容一一表述清楚。
综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会 议的基本情况。
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三、商务公文写作技巧
1. 商务信函格式与写作要求（英文） 2. 工作公文写作要求
行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。 v 五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：
该；等等。 v
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关于做好2011年度基层党组织换届选举 和公推直选工作的通知
各大单位党委： 为进一步加强基层党组织建设，认真贯彻党的民主集中制，保持和
结尾---发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达” 复函用“特此复函”、“此复”
4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。
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请示和函的区别
v请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不
同的文种。 请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上 级机关行文请求指示批准重要事项。 函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主 管和被主管关系的单位之间的工作往来。
2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写 作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的 决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见， 必须如实予以反映。
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会议纪要的结构、内容和写法
v 3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没 有这部分，主体内容写完，全文即告结束。
上上级级领领导导机机关关