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自行确定是否 签订采购合同
所有采购合同均 需经系统备案并 加盖“大连理工 大学合同专用章 （1）”
采购合同额
报销材料
签订合同的项目： • 合同+报销单
未签订合同且未申报校产 的项目（仅5万元以下）： • 材料（2-5万）：供货清
单+报销单 • 服务（1-5万）：服务费
测算依据+报销单 • 工程（1-5万）：工程决
2 添加新合同
合同名称建议填写： 大连理工大学+采购 内容+采购合同
3 录入基本信息
非固定总价合同货 币选择“其他” 合同金额填“0”
4 生成合同编号并将编号填入合同文本
集中采购：仅指由 采管办集中采购的
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ项目
多个经费账号需在 “备注”中说明
对应选定的主管部 门的主管范围介绍
合同备案操作步骤
第三步:申请人添加合同及附件
“备案”后合同文本 将转为带水印的PDF格 式，不可再修改
合同备案操作步骤
合同状态为“采购与招标管理办公室备案”时 PDF合同已经可以下载
“备案”后，附件 已转换成PDF格式
第六步:采购人下载合同并传给供应商
生成的合同样式
文件发给供应商时 暂不填写
合同备案操作步骤
第七步:供应商签字、盖章
供应商盖章、签字 所有信息应填写完整
模板、格式文件均可在 采购信息网“文档下载”中下载
1.特殊采购项目合同备案表（word格式）
2.技术协议（PDF扫描件） ü 央采协议供货、电子卖场：
依据格式填写
1.特殊采购项目合同备案表（word格式）
2.中央国家机关政府采购协议供货合同或中央国家机关政府集中采购电子验收单 ü 仪器设备竞价系统采购项目：
1.合同文本（word格式）
2.竞价订单截图
3.分散采购清单（PDF扫描件） ü 补充协议：
1.补充协议文本
2.原合同（PDF扫描件）
合同备案操作步骤
附件仅在线浏 览，不可修改
意见为必填项
第四步:经费负责人审核
合同备案操作步骤
第五步:采购项目主管部门审核
附件仅在线浏 览，不可修改
意见为必填项
用于采购项目主管部 门内部不限次数流转
经费负责人通过模糊查询姓名的方式选择
仅分散采购填写
合同备案操作步骤
附件清单
ü 集中采购： 合同文本（word格式）
ü 分散采购： 1.合同文本（word格式） 2.分散采购记录（PDF扫描件） 3.分散采购清单（PDF扫描件）
ü 需要办理免税的外贸合同：
设备类合同需 依据模板
依据格式填写 依据格式填写
登记
作 废
经费
采购项目
送审
负责人
送审
主管部门
系统自 送审 动生成
合同
审核
审核
“采购信息网”公示 （仅五万以上分散采购项目）
三个工作日
采购与招 标管理办
公室
备案
合同备案操作步骤
登录入口 账户：门户账号
第一步:登录管理信息系统
合同备案操作步骤
第二步：申请人添加新合同，录入合同基本信息
1 合同管理模块
自行采购结果公告
2 公告内容：清单
货物：分散采购清单 工程：工程量清单 服务：服务费测算标准
3 公告期：三个工作日
如有问题请联系：
货物服务类分散采购： 物资采购科：宋亮
工程类分散采购： 工程招标科：王茵
合同备案管理： 综 合 科 ：王一名
电话：39980953 电话：39980955 电话：39980951
建议合同甲乙双方各执4份 （盘锦校区5份）
特别提示
1 重复备案问题
依据《大连理工大学采购合同管理办法》第十二条：合同有效期内，双方应严格履行合 同，均不得对合同内容进行实质性修改，否则视为违约。
如对采购项目合同非”实质性内容“进行修改，需订立变更或补充协议，变更或补充协 议仍应经由系统备案。
2 供应商入库问题
合同备案操作步骤
第八步:采购与招标管理办公室盖章、备案
1.“委托代理人”应为经费负责人 2.日期应为加盖合同章的日期 3.所有信息应填写完整
关于合同份数的提示：
1.所有采购合同： • 采购与招标管理办公室留存原件一份 • 采购项目主管部门留存原件一份 • 财务报销需提供原件一份
2.盘锦校区项目盘锦校区总务部需留存 一份原件
采购合同备案管理系统操作指南
采购与招标管理办公室
ONTENTS 01 采购合同备案管理系统 02 自行采购结果公告
1 Part HAPTER 采购合同备案管理系统
工程 集采限额 60万 货物、服务 50万 集采限额
必须签订 5万
合同限额
什么样的项目签合同
什么样的合同 需要备案
必须签订采购合 同
算书+报销单
未签订合同但申报了校产 的项目（仅5万元以下）： • 校产凭条+报销单
合同备案步骤
第一步
第二步
申请人
登记
经费负责 人
审核
第三步
第四步
采购项目 主管部门
审核
系统自 动生成
合同
采购与招 标管理办
公室
备案
合同备案各环节权限
第一步
第二步
第三步
主管部门内部 可任意流转
第四步
合同不能再修改
申请人
所有与大连理工大学签订采购合同的供应商均应为大连理工大学供应商库入库供应商。 试运行期后，填写基本信息时，供应商的选择将变更为列表选择形式，未入库的供应商 将无法选定。
2 Part HAPTER
自行采购结果公告
（仅五万元以上合同）
自行采购结果公告
1 公告媒介
大连理工大学采购信息网“分散 采购结果”板块