办公自动化系统设计
一、系统设计目标与原则
㈠系统设计目标
办公自动化系统设计阶段的任务是根据逻辑模型提出物理实现的具体方案。

因此，在开始进行物理设计时，应该以系统分析报告中所提供的数据流程图为依据，即从抽象的信息处理功能开始考虑问题，而不管在现行系统中这些工作是利用哪些物理手段实现的。

办公自动化系统设计的优劣，应该从系统设计的目标来加以衡量。

因此，明确办公自动化系统设计目标十分重要。

通常系统设计的目标应从以下几个方面考虑：
⒈系统实用性
系统设计的逻辑模型必须符合用户的要求，完成系统方案提出的目标和功能，这是系统设计阶段最根本的要求。

⒉系统运行效率
系统运行的效率可以从三个方面表示。

⑴运行能力，即单位时间内处理的业务量。

⑵运行时间，即具有同样大小工作量的一批作业运行一次所用的时间。

⑶响应时间，即用户在终端上按下“进入”键，提出要求，一直到计算机在终端上应答所用的时间。

⒊系统可靠性
这是指系统在工作时抵抗各种外界干扰的能力。

例如，对于错误的输入数据，系统的反应是能够及时检查出来，并予以适当处理；还是无法检查，让错误数据进入系统，以致破坏文件，使整个系统失控。

还有，系统中的数据及系统本身的信息能否被外人窃取或修改。

再如，操作人员的一个误操作，对系统的运行将会发生什么影响等。

在系统设计时，对上述可能发生的情况都应预先考虑，尽量避免出错。

当出错时，应能及时发现及修正，使系统不至失常，这样的系统的可靠性就较好。

反之，如果对这些问题考虑不周，一旦问题发生，就会造成数据出错或系统损坏的严重后果，这样的系统的可靠性就不好。

⒋系统交互性和易操作性
对于办公自动化系统的设计，特别强调友好的人机界面，即便于不熟悉计算机操作的管理人员使用，最好是不需要经过专门培训就能够使用系统。

因此在设计时要采用图形界面，屏幕显示美观清晰，数据的输入、输出、处理以及查询的可操作性好，并提供较强的人机交互手段，使用户能方便灵活地使用系统。

此外，还需提供简便的汉字输入手段，减少输入工作量。

⒌系统可变性和易维护性
由于系统的环境不是固定不变的，系统本身有生命周期，也需要不断地修改和完善。

因此，系统的修改维护工作总要不断进行。

然而，系统修改的难易程度是极不相同的。

一个结构清晰、分工明确的系统，修改起来比较容易。

反之，修改起来就困难得多，不但需要更多的人力、物力和时间，而且会造成系统的不一致，以致会越改越乱，不可收拾。

因此，系统是否易于修改，应作为衡量系统优劣的重要指标。

以上五个目标要求在进行系统设计时应该客观地考虑系统性能。

但这五个目标往往是相互矛盾的。

例如，可靠性强的系统，往往运行效率要降低；高运行效率的系统往往可变更性较差等。

对于系统设计者来说，系统的易读性是第一位的，其理由是系统维护的费用非常高，如果一个系统易读、比较容易修改，那么，其质量就高，在整个运行维护期间就能大大节省人力、物力和时间。

㈡系统设计原则
办公自动化系统的开发是一项系统工程。

为了保证系统的质量，设计人员必须遵守共同的设计原则。

⒈系统性
系统是作为统一的整体存在的。

因此，在系统设计中，要从整个系统的角度考虑以下因素：系统的代码要统一，设计规范要标准，传递语言要尽可能一致，对系统的数据采集要做到数出一处、全局共享。

⒉可靠性
一个成功的办公自动化系统必须具有较高的可靠性，如安全保密性、检错及纠错能力、抗病毒能力等。

可靠性既是系统设计的考核指标，也是系统设计时必须注意的一项原则。

⒊经济性
在满足系统需求的条件下，尽可能减少系统的开销。

一方面，在硬件投资上不能盲目追求技术上的先进，应以满足需要为前提；另一方面，系统设计尽量避免不必要的复杂化，各模块应当尽量简洁，以便缩短处理流程，减少处理费用。

⒋灵活性
为保持系统的长久生命力，要求系统具有很强的环境适应性。

为此，系统应具有较好的开放性和结构可变性。

在系统设计中，尽量采用模块化结构，提高各模块的独立性，尽量减少模块间的数据耦合，使各个子系统间的数据依赖减至最低程度。

这样，既便于模块的修改，又便于系统适应环境变化的能力。

二、逻辑设计与物理设计
系统设计阶段的核心是技术设计，它详细描述系统的输入、输出和用户接口，使硬件、软件、数据库、通信设施、工作人员和开发步骤具体化，并展示这些组成部分之间的关系。

新系统应能克服老系统的缺陷,帮助用户完成其目标。

系统设计的关键是逻辑设计和物理设计。

㈠逻辑设计
系统逻辑设计是指系统将做什么，它描述一个系统的功能需求。

也就是说，它将前期分析人员确定的系统需要解决的问题概念化。

缺少这一步，系统技术方面的解决方案常常是模糊不清的。

逻辑设计包括规划系统每个要素的目的，独立考虑硬件和软件。

逻辑设计包括：
⒈输出设计。

输出设计描述系统的所有输出，包括其类型、格式、内容和输出频率。

⒉输入设计。

一旦完成了输出设计，输入设计即可开始。

输入设计规定输入数据的类型、格式、内容和输入频率。

⒊处理设计。

系统要求的计算、比较和一般数据操作的类型在处理设计中确定。

⒋文件和数据库设计。

大多数系统都需要文件和数据库系统，这些系统的潜在能力在逻辑设计阶段便需要确定下来。

⒌远程通信设计。

在逻辑设计阶段，应对网络和通信系统加以说明。

⒍过程设计。

所有系统都需要确定运行应用程序和处理出现问题的过程。

这些重要的策略在过程设计中制定。

一旦确定，可用文本或文字处理程序描述出来。

⒎控制和安全设计。

逻辑设计的另一个重要部分是确定系统备份的频率和特征。

通常，系统的每一部分都应有一个备份，包括所有的硬件、软件、数据、人员、供应物和设施。

关于怎样避免与计算机相关的灾难和恢复被破坏的系统，也应该在逻辑设计的这个阶段考虑。

⒏人员和职位设计。

一些系统需要增加雇员，另一些需要改变一个或多个现有系统岗位的任务。

在该阶段中应确定岗位名称和相应的任务描述。

在人员设计中，为绘制各种岗位的位置和岗位名称图，可使用一些有效的组织布局图。

字处理程序也可以用来描述任务所应有的责任。

㈡物理设计
系统物理设计是指怎样实现逻辑系统设计所定的任务。

物理设计说明的是把逻辑设计投入运作所必需的系统各组成部分的特征。

在此阶段，对下面列出的每一个组成部分的特征都必须加以说明。

⒈硬件设计。

必须说明所有计算机设备，包括输入和输出设备的性能特征。

⒉软件设计。

必须说明软件的全部功能。

⒊数据库设计。

这一步必须说明数据库的类型、结构和功能。

在逻辑设计中建立的数据元素之间的关系也必须映像到物理设计中。

这个过程包括存取路径和文件结构的组织。

⒋远程通信设计。

对通信软件、传输介质和设备所需的特征必须加以说明。

⒌人员设计。

在逻辑设计中规定了每个岗位的具体任务和要求，这一步骤是对最能胜任这些要求的个人背景和经验加以说明。

⒍过程和控制设计。

必须说明每个应用怎样运行、怎样使犯罪和欺诈的可能性减到最小。

这些说明包括审计、备份和输出的分送方法。

三、系统总体设计。