教案首页第_ ___次（单元）课授课时间：基本内容第三章办公自动化软件第一节Microsoft Office 2000概述3.1.1. 办公自动化简介办公自动化把计算机技术、通信技术、管理学、系统科学和行为科学等结合在一起，让各种先进办公设备有机地组合起来，用以综合处理各种办公信息，提高办公效率和办公质量。

一、办公自动化的特点1．办公自动化综合了多门学科，是发展迅速的新型学科。

2．办公自动化是人机会话的信息系统。

3．办公自动化应实现对文字、数据、语音、图形和图像等信息的一体化处理过程。

4．办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。

二、办公自动化系统的硬件设备１、计算机２、计算机网络３、专用设备三、办公自动化实现的功能及业务1．文字处理。

2．数字、表格处理。

3．语音处理。

4．图形图像处理。

5．电子邮件。

6．电子会议。

7．文档管理和资料检索。

3.1.2 Office 2000的组成和功能主要包含：字处理软件Word、电子表格Excel、关系数据库Access、文稿演示软件PowerPoint、邮件传输和协作客户端程序Outlook、网页制作工具FrontPage、图片处理软件Photo Draw和排版软件Publisher。

Word 2000是文字处理系统，可以完成各类文件如文件、报告、信件、论文等的编辑、排版、打印等操作，可以实现图文混排。

Word 2000具有编辑时即点即输、表格嵌套等新功能。

Excel 2000是电子表格软件，可以在一个文件内存放多张表格，它提供了大量的函数，可以对数据进行管理，并能根据数据快速生成图表，有部分数据库功能。

PowerPoint 2000是文稿演示软件，可以用来创建幻灯片，打印广告和标记，用户可以利用向导来创建演示文稿，演示顺序，设置演示方式，并可以在幻灯片中进行图、文、表混排。

Access 2000是关系数据库管理系统，可以创建数据库，并对数据库进行操作、管理，可以容易地创建客户／服务器应用程序。

Outlook 2000是邮件传输和协作客户端程序，可以帮助用户组织及共享桌面上的信息并与他人通信，为基于Internet标准和Exchange Server的电子邮件提供了一流的支持。

3.1.3 Office 2000应用程序启动与退出在“开始”菜单的“程序”中，Microsoft Word、Microsoft Excel和Microsoft PowerPoint，其对应的应用程序是：WINWORD.EXE、EXCEL.EXE和POWERPNT.EXE应用程序的退出：选择“文件”菜单的“退出”命令；或使用程序窗口的“关闭”按钮；或使用控制菜单。

文档窗口的关闭：用“文件”菜单的“关闭”命令；或用文档窗口上的“关闭”按钮；或用文档窗口的控制菜单。

关闭文档窗口不等价于退出应用程序。

3.1.4 Office 2000的帮助系统常用的方法是：（1）使用“帮助”菜单的“Microsoft Word／Excel／PowerPoint帮助”命令项或按F1功能键。

（2）使用“帮助”菜单的“这是什么”命令项，（3）在对话框中使用帮助。

3.1.5 Office 2000应用程序的文件操作Word、Excel和PowerPoint文档缺省的扩展名分别是：doc、xls和ppt。

第二节字处理软件WORD20003.2.1 Word 2000的基本操作一、Word 2000窗口的基本组成1．工具栏“常用”工具栏包含常用的文件操作和编辑操作；“格式”工具栏包含常用的文字或段落的格式操作。

“Office 剪贴板”中最多可以保存12个对象。

显示或隐藏工具栏的方法：使用“视图”菜单的“工具栏”子菜单。

或用鼠标右键单击菜单栏或工具栏，使用快捷菜单。

添加或删除按钮可以使用“工具”菜单的“自定义”命令。

2．标尺标尺有垂直标尺和水平标尺。

3．选定栏。

选定栏是工作区左侧的空白区域，即为页边界到左边距的区域内，当鼠标移到该区域时，指针形状将变成，这时单击或双击或三击鼠标左键，可以选择一行或一段或全部内容。

4．窗口操作。

Word允许同时打开多个文档，对多个文档同时进行编辑。

可将正在编辑的活动文档拆分为两个窗格.5．视图按钮视图按钮（普通、Web版式、页面和大纲）位于水平滚动条的左侧，对应的命令可以在“视图”菜单中找到。

其中“页面视图”效果与打印效果相同。

二、文档的输入与编辑1．文档的创建可使用工具栏上的（新建）按钮，或使用“文件”菜单的“新建”命令。

2．文件的打开和保存。

●文件的打开：可用工具栏上的（打开）按钮，或“文件”菜单的“打开”命令，将文档从外存储器中调入内存储器。

●文件保存：可用“文件”菜单的“保存”或“另存为”或使用常用工具栏的“保存”按钮，或关闭窗口时出现的保存提示上单击“是”按钮。

●可设置每隔一定时间自动保存文档的功能，步骤：①单击“工具”菜单→“选项”命令→“保存”选项卡。

②选中“自动保存时间间隔”复选框，设置间隔。

若出现计算机停止响应或意外断电等情况，下次启动Word时会打开“自动恢复”文件。

说明：“自动恢复”并不等于“保存”命令，仍需对文档进行保存。

3．文字的输入。

（1）插入点定位（光标）移动插入点可以使用鼠标单击或利用滚动条，也可以利用“即点即输”功能。

（2）“改写”模式和“插入”模式。

◆“改写”模式：键入的文本覆盖了原有的文本；◆“插入”模式：键入的文本将插在插入点前，插入点及其后面的文字自动后移。

切换方法：按“Insert”键，或双击状态栏上的“改写”字样。

①插入文字：在“插入”模式下输入文字。

②插入时间和日期方法：使用“插入”菜单→“日期和时间”命令。

③插入符号：“插入”菜单→“符号”命令，“符号”对话框中选择符号。

④插入其他文档：移动插入点到需要的地方，使用“插入”菜单的“文件”命令。

4．选择正文选取项目鼠标的操作方法一行单击该行左边对应的选定栏连续多行在首行对应的左边选定栏单击且拖动鼠标到未行一个段落双击该段选定栏任意处，或三击该段任意处连续多个段落在第一段的选定栏内双击，且拖动鼠标到最后一段整个文件三击选定栏任意处，或单击”编辑”/”全选”一个图形单击该图形的任意处一个竖直文本块按住ALT键，按下鼠标左键从竖直块的左上角拖到右下角任意两点间的内容单击第一点，按住SHIFT键，单击第二点从第一点按下鼠标左键直拖到第二点5．删除文字Delete（Del）键：删除插入点后的内容Backspace：删除插入点前的内容。

删除一块连续的文字或项目：选择内容，按Delete键或Backspace键。

6．撤消和恢复（1）撤消：撤消用户的误操作，可以取消多步操作，回到原来的状态。

方法：“文件”菜单的“撤消”命令；或“常用”工具栏上撤消按钮；或快捷键Ctrl+Z。

（2）恢复：撤消过头，可用“恢复”命令，方法：“文件”菜单的“恢复”命令；或使用常用工具栏上恢复按钮。

7．更改大小写操作：选择要更改的文字，使用“格式”菜单的“更改大小写”命令。

8．移动和复制移动/复制操作可以使用命令方式或鼠标方式。

“剪切”或“复制”到剪贴板上的对象可以多次粘贴。

9．查找和替换“查找”：可以快速地找到文档中的某些正文和符号，以对它进行操作。

“替换”：可以统一修改文档中某些正文和符号，不需逐个修改。

（1）查找部分搜索选项的含义：●搜索范围：“全部”表示在全文范围内查找；“向上”表示从插入点位置开始往文档头的方向查找；“向下”表示从插入点位置开始往文档尾的方向查找。

●区分大小写：针对英文字母，选中复选框后，则文档中的匹配文字串必须与查找内容的字母大小写完全一致。

●全字匹配：搜索符合条件的完整单词。

●使用通配符：可以使用通配符来查找匹配串。

“?”表示与任意一个字符或一个汉字匹配，“*”表示与任意多个字符或汉字匹配。

●同音：用于查找发音相同但拼写可以不同的英文单词。

●区分全／半角：选中该复选框后，在搜索时将区分全角和半角字符。

（2）替换替换操作用于搜索并替换指定的文字或格式，使用“编辑”菜单的“替换”命令或按下Ctrl +H键。

操作时在“查找内容”处输入要找的文字或字符串，在“替换为”处输入要替换的新文字或字符串。

3.2.2 Word 2000的排版技术一、字符格式化字符格式化包括字体、字形、字号、字间距、文字颜色、文字修饰等内容。

默认的中文字体是宋体，字形是常规字形，字号是5号字。

使用字符格式化命令的两种方法：①先选择文字，再使用字符格式化命令，则格式对已选的文字有效；②直接用字符格式化命令，设置的格式将对光标后的文字有效。

打开“字体”对话框的方法：单击“格式”菜单的“字体”命令；或右击文字选择“字体”命令。

“字体”对话框有“字体”、“字符间距”和“文字效果”3张选项卡。

1．字体类操作字体类操作在“字体”选项卡中设置。

格式刷是一个复制格式的工具，用于复制选定对象的格式。

使用方法：选择要复制的对象A，单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，用鼠标拖动另一对象B。

使得对象B与对象A具有相同的格式。

2．间距类操作。

可以设置缩放、字间距、字符位置等项目。

缩放是按当前字符尺寸的百分比横向扩展或压缩字体。

3．文字效果。

使用“文字效果”可以让选中的文本块产生动态效果。

设置的方法是在“字体”对话框中单击“文字效果”选项卡。

二、段落格式化“字回绕”：输入文字不按回车键，Word自动将超出边距的文字移到下一行。

编辑文本时，每输入一个段落按一下Enter键，产生一个段落标记。

段落标记中储存着该段落的格式，总是位于段落结尾。

1.对齐段落对齐方式：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。

2.缩进缩进：段落与页边距的距离，有左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。

“左缩进”、“右缩进”分别表示段落距文本左、右边界的距离，“首行缩进”用于设定段落第一行的缩进，“悬挂缩进”使段落第一行不变，其余各行左边在左缩进的基础上，再次缩进的距离。

3.间距间距用来调整行间距和段落间距。

4.复制段落格式方法：选择含有格式的段落标记（只选择段落标记，不要选择任何文字），单击或双击格式刷，再单击需要获得格式的段落。

5.查看某一段落的字体和段落格式使用“帮助”菜单的“这是什么”命令。

三、边框和底纹可对选定的文字、段落、页、表格单元格或图添加边框和底纹。

方法：利用“格式”菜单的“边框和底纹”命令。

1．设置边框可以在“边框”选项卡设置边框的类型、线型、颜色和线条宽度。

操作方法：应先选择对象，使用“格式”菜单的“边框和底纹”，在“边框”选项卡中选择边框类型为“无”，单击“确定”按钮。

2．设置底纹用“底纹”选项卡，可以设置文字或段落的底纹。

底纹分为底纹填充和底纹图案。

底纹填充是选某种颜色作为选中的文字或段落的背景，底纹图案是指覆盖在底纹填充色上的图案。