储存 资料 印刷 打印 装订 发放 住宿 酒店预订
车辆 会议前期准备
确认行程 (大巴）
始程 回程 金都（预定会议室、费用 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点 、点菜、车辆预订、酒水准备 点确定 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员， 通知物业人员安排茶点摆放处
文具
文具准备及领 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板 AMY/小马 取 笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证 会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、 AMY 指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎 姚良 牌、指引牌、座位牌是否到位 与总办专业人员联系摄影事宜 黄永飞
会议工作流程清单
环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 费用 时间节点 14:00起行 客户：13:50集合：统一展场，展位集中，定点上车（各销售经理落实客户到位） 统筹小组：13：00到达会议地点（金都酒店）-自检 1、琶洲会展 — 木工厂 — 2、14:00起行 — 15:00 — 设备 会场 到达指引 （木工厂） 电脑与网络 茶水 摄影 专家会议 麦克风 会场收拾 晚宴 回程 会议后期工作 宣传报道 宣传资料准备 稿件撰写及照片整理 宣传报道发布 纪要整理 邮件发布 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布 设备就绪 茶歇 15:30 — 五金厂 — 16:00 — 坐谈会 -- 晚宴 – 回程 — 16:10 -- 18:30 – 20：00
检查会议使用电脑、投影设备、音响设 AMY/小马 备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、 AMY/小马 礼品是否到位 会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议 姚良 15:00
会议 11月28日
查看会场中携带笔记本人数，是否需要 笔记本电脑使 充电器，网线等,通知酒店管理接待人 姚良 用协助 员协助 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 摄影把关 现场抓拍 会议记录 麦克风传递 清洁整理会场 AMY 16：00-18：00 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照 黄永飞 片效果把关 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录 厂部 AMY
明确人员分工 将具体人员分工填入此表 准备与收集 撰写通知
确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、联 已完成 信息 络方式 AMY 整理通讯录 （内容同上） 准备与收集 电子版资料，包括会议使用文档正式版 姚良 、会务指引（内部）、通讯录、签到表 确定会议用电脑，将所有需要展示的资 料储存到一定的文件夹，并告知相关人 小马 员 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送 AMY 货时间 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及个数，询问 AMY 酒店是否包括早餐 预定确认 AMY AMY AMY
若台下代表需发言，明确麦克风传递负 小马 责人 恢复会场卫生、设备设施维护、是否有 AMY/小马/ 物品遗漏 厂里车辆 18:00 18：00-19：30 待定 姚良 各销售 AMY 各销售 月
就餐地点指引 带领与会人员到就餐点
会议纪要
会务费用结账 对会务期间发生的费用进行结账报销 报销 后续工作跟进 会务工作总结
组织相关会务人员进行工作总结，梳理 雷总 工作流程中出色之处及不足之处
工作任务跟踪 针对会上确定的各项工作任务进行跟踪 月会议 管理 管理
是否完 成
是否完 成
会场 会场布置 摄影 礼品(茶叶） 会后活动安排 横幅 会后活动安排 摄影联系
自备数码相机 会议现场抓拍用 会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数 雷总 量 待定 范厂 待定
活动地点及人 联系活动场所，车辆预订 数 欢迎各位领导 莅临时尚货架 确认尺寸、制作、安装 参观指导 活动地点及人 联系活动场所，车辆预订 数
会议工作流程清单
环节 工作模块 工作任务 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订 会议确认 会议事由确定 与会人员 会议议程 确定酒店 准备会议 资料 会议通知 回执收集 根据会议形式及人数预订会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式、 主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的类 范厂 型，提前致电酒店人员做好准备 电子版资料，包括会议议程、会议指引 （外部）、回执、会议使用文档初稿 姚良 （Word/Excel/PPT等） 附：资料（参见上一行） 具体内容 责任人 费用 时间节点