二办文案例一文书处理【职业情景】中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、信托业务等。

公司总部设在广州，主要股东包括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。

中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，坚持管理创新和技术创新的发展策略。

十分注重学习、借鉴外国经验，积极引进技术人才和管理经验，先后与国外多家知名保险公司建立了合作关系。

为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国际竞争力，公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，中国维行保险有限公司将继续勇于开拓，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入世界500强，业务品质进入全球400优．为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动，主要形式是主题演讲会、合理化建议征文。

各部门必须在近期内上报活动开展情况。

按照活动方案要求：演讲会每月一个主题，全体员工必须参加，合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文上报，定期上报活动组织和进行情况。

发文处理：思考题：根据上述内容，制发一份通知。

发文工作分4个场景。

1、公司经理将秘书刘某叫到办公室，对她说明了此次活动的目的和要求，让她们马上写一份通知。

刘某将经理的话记录下来，回到自己的办公室，开始拟写通知。

要求演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并制作出通知的初稿。

2、初稿完成后，刘秘书将此通知写在统一的发文稿纸上，拿给经理看，经理经审核签字同意发出。

请演示领导审核签字的过程。

3、刘秘书将此份通知编上发文字号，写在发文稿纸相应的栏目中，然后检查拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为30份。

请演示秘书编号印制文件的过程。

4、第二天上午，刘秘书将打印好的通知从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记表上填写好有关内容，再分别封好。

请演示秘书发文登记的过程。

案例二邮件收进的程序【职业情景】沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信贷装好，提着走进了自己的办公室。

略微整理了一下，就坐在自己的办公桌前开始工作了。

沈小姐数了下信件的数量，一共21件。

她先把公函和私人信函分开，把有密级要求的、标有“某某亲启的信件分开。

然后她根据收件部门的名称分类：有5封信是人事科的；7封信是销售科的；1封是财务科的；1封写着教育科的，但公司没有这个部门，她把这封信归到培训部去了；1封信上写总经理亲启；另2封是总经理办公室的；剩下的4份是报纸杂志。

沈小姐拿出邮件登记簿，边登记边分检。

所有的来函和邮件都登记在册了，也按部门分检归类了。

接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上，把其他信放在各个部门的专用信格里，留下了2份报纸，2封总经理办公室的信。

在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸拆得几乎与信封一样大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。

把信封内的信纸一一站开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。

一封信写名有三份附件，但沈小姐仔细检查，只找到二分附件，她用红笔在信纸上写下：“缺少一份附件”，然后签上了自己的姓名。

她想，这封信让总经理来处理吧。

另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信，按照惯例，沈小姐决定立即复信。

她写到：郭思源先生：非常感谢您对我公司的关心。

您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研究改进，希望在不久之后，您看到的将是新的面貌。

希望我们继续合作。

再次向您致谢。

敬请安好。

奇斯公司敬上2000年5月6日拟写复信搞，本已坐到电脑前的沈小姐想了一下，还是拿出了钢笔，手写誊抄了一遍，并写好了信封，填好了发函登记。

思考题：1.、沈小姐的收件程序是否正确？每一个细节是否都符合秘书的要求？2、“缺少一分附件”的那封信为什么要有总经理自己处理？这封信有可能是什么内容的信？3、沈小姐最后为什么不用电脑打信，而要手写发出？案例三误拆信笺的处理【职业情景】小王是某外资公司秘书。

一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件。

而且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自拆毁。

误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。

当务之急是先解决问题，然后再分析原因。

于是他紧急采取了如下步骤：发现误拆，当即停止阅读，并保证不把已看到的内容告诉任何人。

把信纸按原样折叠好，放回信封。

取一张便士贴，上面写上：Sorry, opened by mistake, 并签上自己的姓名。

然后将这张便士贴粘在信封上。

每天规定的称颂邮件的时间里，把这封错误开拆的信放在其他的邮件中间，一并送入总经理室，如办公室无人，当面向总经理道歉。

若办公室有其他人在，则过后道歉。

通过这一方式，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理的谅解。

事后，小王即使总结经验教训。

小王承认，发生误拆信笺的事情，主观上是自己工作不认真、太大意所致，今后要增强工作的责任心，以避免类似事情的发生。

客观上，是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。

这需要学习识别哪些是没有表明性质的私人信件。

小王得出如下经验：一是留意哪些人经常给总经理写私信，那么这些人的来信即便没有标明信件的性质，也不会贸然误拆。

二是学会辨别公务信件和私人信件的差别。

一般，公务信件是打印的，而私人信件是手写的，公务信件的信封是白色的，私人信件的信封是多种颜色的，公务信封往往印有单位的名称和地址，而私人信封往往是公开出售的。

三是当拿不准是公务信件还是私人信件的时候，请领导来定夺。

思考题：1、小王秘书的做法是否值得我们借鉴呢？为什么？2、请总结一下秘书该如何细致高效地处理邮件？案例四信息工作【职业情景】大华电通成立于1986年，总部设在台湾桃园，初期以电脑外设产品为业务重心，后逐渐扩展至多媒体与通讯领域。

1997年股标上市，2001年11月大华推出新品牌“BeQ”，立志以“Bringing Enjoyment Quality to Life（享受快乐科技）”为己任，打造数字时尚领导品牌。

身为I T产业的领导得，BeQ在产品营销、制造、研发等各方面均达全球化规模，实现了台湾研发、内地行销、全球运筹。

在欧洲、美洲、亚太各国及中国内地设有分公司，从事行销及客户服务；在马来西、墨西哥、中国北京及台湾地区设有生产基地；拥有位于台湾新竹及美国加州的通讯研发中心。

位于北京的软件研发中心，拥有1200位研发工程师和超过728项的专利。

2001年，BeQ年营业额为20亿美元。

鉴于大华电通信息技术有限公司在业务和生产方面的不断发展，现公司决定在各大高校招聘销售类、宣传企划类、运筹管理类、软件开发类专业的人才。

招聘的信息资料工作分5个场景。

· 2008年2月18日星期一，人力资源部经理梁勇让秘书陈经在公司网站上发一个招聘广告。

他告诉陈红；请应聘者将个人简历、应聘意向、薪资要求、联系方式及近照一张寄到本公司。

联系人是人力资资源部，电子邮箱是Iucychen@,公司网站是。

思考题：1、请代陈秘书拟写一份网上招聘广告。

2、在以上场景中，请4位学生登陆各大校园网站，扮演4名求职人员，从网络上获取个人简历和专业资料，然后分别以应聘销售、宣传企划、运筹管理、软件开发4类职务，拟写应聘申请书及简历。

3、2002年2月22日星期五8:30，陈秘书一上班，就打开电脑登陆公司网站，发现由网上传来四类职务应聘申请书及简历若干份，他将收到的应聘材料整理出4份来（即是以上4份），通过公司局域网发给六大事业部门。

请演示秘书收集和整理信息的过程。

4、六大事业部即视讯部、储存部、影视部、数字显示部、无线通信部与宽带网络部，根据应聘材料，经过初步筛选，无线通信部确定一名宣传企划人才，宽带网络部确定一名软件开发专业人才。

无线通信部部长王强和宽带网络部部长薛东，分别将此信息形成初步意见，通过公司局域网发还给人力资源部。

请演示信息反馈过程。

5、陈秘书通过局域网，在电脑上将初步意见整理完毕，附上两位人才的个人资料，打印成书面文件上报给梁经理审阅。

请演示信息利用过程。

案例五文件为何失踪【职业情景】大华公司总经理指示行政部季主任：查一下去年给锻接车间的“批复”件中规定他们今年减少生产WWll—6组件的具体数字是多少。

季主任吩咐文档室查找，结果管文档工作人员查追了去年所有文件也未找到，仅查到锻接车间“要求减少生产wwH一6组件”的请示。

经工作人员回忆，当时移交文书时，就曾提出过未见“批复”件，但时间一长，也就不了了之。

因该文件最后一直未能查到，有关人员，包括办公室主任，都受到了应有的处分。

思考题：上述文件失踪．问题出在哪一环节?案例六文件的归档【职业情景】年初，某公司对上一年的归档文件进行整理。

负责整理工作的秘书发现不少部门拿复印件归档，且没有盖公章。

经过询问，部门人员说当时收的就是复印件。

思考题：复印件有归档价值吗？为什么？案例七文件的保密【职业情景】某老客户来公司找经理，恰巧经理不在办公室，于是老客户坐到经理的电脑桌前上网。

而电脑里有些机密文件还没有放到特定的文件夹，而是放在电脑桌面上。

思考题：作为秘书的你，应该如何做好这些文件的保密工作又不至于得罪老客户？案例八一份表格【职业情景】越城公司张总经理，要求到任不久的申秘书，将全国同行业中十大公司最近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据，在半小时内送到总经理办公室，作为研究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。

二十多分钟后，一份按要求打印的清晰表格摆到了总经理面前，表后还附有简要的对比分析。

看完表格后，总经理的脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满意。

思考题：申秘书为什么能得到领导者的赏识呢?案例九【职业情景】天地公司管文书收发的小张，一贯严格执行交接手续。

一天，经过清点、对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外来公文。

但是，在启封、登记过程中，她发现有一份属某某单位的机密文件，混装在普件中。

这是她多年工作中遇到的第一次，她不知该如何处理。

退回去吧，又怕节外生枝，说自己看了机密文件，惹出麻烦来；不退吧，也不妥。

后来她将此事报告了办公室主任，通过正常方式将文件退给了发文单位。

思考题：此次事件给秘书人员什么启示？案例十【职业情景】《人民日报》报导了一则罕见的“烟叶诈骗案”，某省土特产出口公司被港商骗去X X X万美元。

案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这笔交易的函电。

这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了“明日黄花”。