办公设备管理制度
第1章总则
第1条目的。

为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。

第2条适用范围。

本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。

第3条办公设备分类。

办公设备：包括电脑、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。

第2章办公设备采购
第4条办公设备的采购，由行政部统一购买。

每年年未由各部门提出下一年度购买需求，提交行政部汇总并编制下一年度办公设备购置计划和预算，经财务部复核、总经理审核后，报董事会审议。

第5条根据年度办公设备购置计划，由使用部门提出书面报告，经综合行政部与财务部会审，报总经理批准后，归口行政部购置。

计划外的办公设备购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由，并报总经理批准后实施。

第6条购置、建造单项价值在 5 万元以上或总价值在20 万元以上办公设备时，必须按招标方式进行，并备案。

第3章办公设备的管理
第7条办公设备编号
1、办公设备实行编号管理，由行政部会同财务部，在办公设备交付使用的当天，进行登记并统一编号。

2、编号办法：编号形式为：公司英文标识+ 分类符号+ 计算机代码。

办公设备编号（****-YP-XXX；包括：电脑，打印机，软件，服务器,传真机等物品）。

第8条办公设备标牌制作
1、定制统一的办公设备牌，标牌的内容包括：公司英文标识+ 分类符号+ 计算机代码。

2、标牌的材料为即时贴，由行政部会同财务部在办公设备交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。

第4章办公设备的异动管理
第9条办公设备的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经行政部与财务部会审，由财务经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

第10条办公设备的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，经行政部与财务部会审，报总经理批准后实施。

第11条按规定程序发生的办公设备异动，行政部应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设备异动通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设备异动通知单》作相应的帐务处理。

第12条涉及办理产权登记的办公设备，由行政部负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

第5章办公设备的维修
第13条由使用部门提出维修计划并填写《办公设备维修申请单》，经行政部与财务部会审，500 元以下维修费用，报副总经理批准；500 元以上报总经理批准。

第14条重大办公设备的原始发票复印件由行政部负责妥善保存，做好登记帐，如经批准用于抵押需提交原始发票时，应留复印件保存，并做好相应的辅助登记帐，注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容，到期办妥相关手续后，及时收回原始发票专门保管。

第15条因管理或使用不当造成办公设备毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

第16条行政部与财务部应每半年对办公设备进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。

对于不符的，应查明原因，并在次月15 日前，将办公设备清理情况专题报告公司领导，同时对办公设备的变动情况提出处理意见或建议。

第6章电脑管理
第17条日常管理
1、公司办公电脑的安装、调试、维护、保养、管理由公司行政部指定专人负责。

2、公司电脑由各使用人负责保管。

第18条使用需求申请
1、硬件需求由使用人所在部门提出申请，送行政部做出计划，综合行政部经理审核，费用在500 元以下报财务经理批准，500 元以上报总经理批准。

2、软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请，由所在部门送行政部做出方案，由行政部经理审核，费用在3000 元以下由报总经理批准，费用在3000 元以上报董事会备案。

重大项目按招、投标方式进行。

第19条注意事项
1、公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人。

2、尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。

3、不得在办公电脑上玩游戏，未经批准，不得将外来盘插入电脑使用。

4、个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件，凡机密文件出差时用软盘（或其他存储器）
存储，并妥善保管。

5、不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

第20条违则
公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理。

第7章复印机管理
第21条复印机机统一由行政部负责管理。

第22条复印机使用完毕后，应按“清除”按扭，将复印机恢复至初始状态，复印无效的文件应立即销毁。

第23条复印资料注意节约纸张，避免浪费。

第8章传真机管理
第24条传真机统一由行政部负责管理，并指定专人负责公司传真接收。

第25条每一份收到的传真件都要按接收的部门或个人在行政部进行编号、登记,重要传真件须复印一份在行政部存档, 原件由行政部及时通知有关部门或个人领取。

第26条每一份发出的传真件都要按发出的部门或个人在行政部进行编号、登记后才能发出，重要传真件须复印一份交行政部存档。

第27条严禁使用传真机打电话。

第28条无关人员无故不要进入传真区域, 更不准擅自翻阅甚至取拿传真件。

第29条不得传真私人资料和未经批准手续先行发出传真。

第30条传真机的使用注意事项（不得把下列稿件传入传真机）
1、涂改液未干或稿件有涂层；
2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲；
3、破裂的稿件或稿件过厚；
4、炭纸或背面有炭的稿件。

第24条公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。

第25条公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。

第9章附则
第26条行政部对本制度拥有解释权。

第27条本制度自颁布之日起实行。

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