上海同百实业有限公司

合同管理制度

一、合同管理办法

第一条为了加强合同管理，控制合同风险，规范涉及合同管理人员的行为，预防和及时应对、解决合同纠纷，实现公司利益最大化，特制定本办法。

第二条公司及其它关联企业所有涉及合同管理的人员必须严格遵守本办法，公司根据本办法制定相应的奖惩制度，以确保本办法的执行。

第三条公司实行合同集中管理、部门和其它关联企业责任人分工负责、公司法律顾问动态监督的合同管理制度。

第四条公司及其它关联企业对外进行的所有经济往来行为一律签订书面合同，不得签定口头合同，在必要时要对重要合同进行公证、行政管理部门鉴证或聘请律师见证。

1、书面合同包括但不限于合同书、协议书、定单、加工（委托）单、补充协议书、技术图纸、各类图表、调解书、备忘录、洽谈纪要等形式。

2、通过传真的来往合同，我方有合同主动权的，一律要求对方将加盖公章的合同原件寄回我方；我方没有主动权的，原则上要求对方将加盖公章的合同原件寄回我方；要求对方寄回确有困难的，要及时将传真件备份；对重要合同，必须到电信公司打印对方的传真号码，并加盖电信公司业务章。

3、通过EMAIL来往的合同，经办人必须保留EMAIL在邮箱中，并及时将EMAIL 打印，在合同履行期间及履行结束后二年内不得删除EMAIL邮件。

第五条公司对签订合同实行合同评审制度。

1、对于初次与我方建立合同关系的企业或个人，必须进行合同可行性调查，必须要求对方提供营业执照副本复印件或身份证复印件，办公地址与营业执照不

一致的，必须查清办公地址；个人住址与身份证不一致的，必须查清个人家庭地址；同时，要对对方的资信进行必要的调查。经办人在查清以上情况后，填写《合同流转单》，逐级呈报，经批准后方可正式签订合同，不得盲目签订合同。

2、对于合同履行过程中，需要变更合同重要条款或解除合同的，经办人须填写《合同流转单》，逐级呈报，经批准后方可办理变更或解除手续，不得擅自变更或解除合同。

3、对于已建立合同关系的企业或个人，在签订重要合同或以前未签订的新类型合同时，经办人须重新填写《合同流转单》，逐级呈报，经批准后方可签订，经办人不得凭主观信任签订合同。

4、合同经办人需要到外地签订合同的，必须持公司的委托书才能签订合同。委托书统一由行政部签发。行政部在签发委托书之前，必须要求合同经办人填写《合同流转单》，逐级呈报，经批准后方可签发。

第六条公司对签订合同实行流程化管理，具体要求为：

1、一般合同实行格式化的合同模式，由经办人按格式合同的要求填写；重要合同由行政部负责拟稿。合同经办人不得擅自决定合同的内容。

2、拟稿完毕后，经办人填写《合同流转单》，将合同稿一并交所在部门经理审核。

3、主办部门经理对合同稿进行审核，同意则转财务部，否决则退回。

4、财务部根据财务制度和资金情况对合同稿进行审核并签署意见，同意且为非重要合同的，则直接交监印人用印，否决则由经办人根据情况退回，或者要求继续流转，同时保留财务部意见。对于重要合同，财务部如同意，则交总经理审核。

5、总经理对重要合同稿和有争议合同稿予以审核并具有终审权，同意则交监印人用印，否决则退回。特别重要的合同，由总经理交执行董事决定。

6、审核意见签署在《合同流转单》上，《合同流转单》与合同正本一份交行政部存档。

7、合同签章生效后，复印一份交公司或其它关联企业的财务部门作为财务处理的依据。合同经办人保留一份复印件作为处理合同事务的依据。

第七条公司实行合同分级审批制度，具体要求是：

1、一般合同即合同金额在人民币5万元以下的（不含5万元），由部门负责人会同主管副总审批；

2、重要合同即合同金额在人民币5万元以上100万元以下的或对公司有重要影响的合同，由总经理审批；

3、特别重要的合同即合同金额在人民币100万元以上的或对公司有特别影响的合同，由总经理提交执行董事决定。

第八条合同履行过程中所有的往来文本必须及时归档。

第九条合同履行过程中需要对外发函敦促对方履行合同的，统一由行政部草拟函稿，经办人员不得擅自对外发函。

第十条合同履行过程中，对方有违约行为的，必须立即将情况和建议采取的处理措施报告给行政部，行政部能够处理的，立即采取相应的措施；行政部不能处理的，按照本办法的相应规定，启动纠纷处理程序。

第十一条公司实行合同集中保管制度，具体要求是：

1、公司在行政部设立合同保管员，负责公司及其它关联企业的所有合同及相关履行凭证、数据的保管。合同保管员必须克尽责守，认真履行合同保管的义务。

2、合同保管员对合同实行一案一号、一案一档、一人经手的统一保管制度。

（1）合同保管员按照合同签订的年份（如08——2008年签订）——公司名称（如T——“同百”的首字母）——合同的名称（如M——买卖合同）——签订时间（如0205——2月5日签订）统一编号，并按照此编号统一归档。

（2）合同保管员必须建立合同保管登记制度，对所有合同及相关数据进行登记备查。

3、合同保管员在合同及相关数据的传递过程中，必须履行相关的交接手续，确保合同及相关资料不至于丢失。

4、公司建立合同查阅制度，公司的任何人员因业务需要借出或查阅合同原始数据的，必须经相关负责人同意，同时履行相关的登记制度；借出合同后，合同保管员要及时催回原件，以防丢失。

5、合同保管员对于已经履行或终止执行的合同，要及时整理并装订成册，并作为长期保存的档案保存。

第十二条公司建立合同纠纷统一处理制度，凡公司发生或即将发生的合同纠纷，一律由行政部负责按照具体情况分别进行处理，合同经办人不得擅自处理。

第十三条合同经办人对于发生的合同纠纷或可能形成合同纠纷的，一律立即向行政部报告，并按照行政部的要求准备相应的材料。

第十四条行政部在接到合同纠纷的报告后，立即组织准备相应的材料，能够发函处理的，立即予以发函，确保我方的权利不超过相应的诉讼时效或除斥期间。

第十五条行政部不能够立即处理的或没有把握处理的，立即向总经理汇报，并向公司的法律协作单位报告，由公司的法律协作单位进行处理。

第十六条公司建立合同管理执行情况的评估制度；评估结论作为相关合同管理人员的绩效考核依据。