通用海运(货代)管理系统 4.2操作手册第一节系统1.1 权限管理……………………………………………………………………………………………….( 3)1.2 动态数据项定义……………………………………………………………………………………….( 4)1.3 系统参数设定………………………………………………………………………………………….( 4)1.4 用户参数设置………………………………………………………………………………………….( 4)1.5 数据维护……………………………………………………………………………………………….( 4)1.6 查询信息公告………………………………………………………………………………………….( 5)1.7 修改密码……………………………………………………………………………………………….( 5)1.8 注销…………………………………………………………………………………………………….( 5)第二节维护2.1 客户档案维护………………………………………………………………………………………….( 6)2.2 船期表维护…………………………………………………………………………………………….( 6)2.3 船舶信息维护………………………………………………………………………………………….( 7)2.4 港口库维护…………………………………………………………………………………………….( 7)2.5 海关代码维护………………………………………………………………………………………….( 7)2.6 应收海运费运价维护………………………………………………………………………………….( 7)2.7 应付海运费运价维护………………………………………………………………………………….( 8)2.8 港口组维护…………………………………………………………………………………………….( 8)2.9 进口费用标准/协议维…………………………………………………………………………………( 8)2.10 出口费用标准/协议维护…………………………………………………………………………….( 8)2.11 数据字典……………………………………………………………………………………………..( 9)2.12 船次管理………………………………………………………………………………………………( 9)第三节出口3.1 出口委托管理 (10)3.2 出口预配航次 (12)3.3 出口定舱配载 (13)3.4 出口装箱管理 (15)3.5 出口单证打印 (15)3.6 出口转船换船 (15)3.7 出口定舱数据修改记录 (15)3.8 出口配载修改记录 (15)3.9 出口单证打印记录 (15)3.10 出口报关单据查询 (15)3.11 出口业务流程查询 (16)3.12 出口配箱信息查询 (16)第四节运费4.1 录入应收付 (17)4.2 录入实收付凭证 (18)4.3 货代发票 (19)4.4 发票开具情况 (19)4.5 运费更改记录 (19)4.6 销帐凭证查询 (19)4.7 运费审核情况查询 (19)4.8 运费报表 (20)4.9 国外代理帐 (20)4.10 付费申请表 (21)第五节查询5.1 预配/配载清单 (22)5.2 货量统计 (22)5.3 应收帐款 (22)5.4 应付运费 (22)5.5 按付费人查询应收付 (22)5.6 退佣统计表 (22)5.7 欠费台帐 (22)5.8 欠款一览表 (22)5.9 欠款阶段统计 (22)5.10 利润月报 (22)5.11 利润明细表 (23)5.12 综合货量/利润统计分析 (23)5.13 货量/利润走势分析 (23)5.14 自定义报表查询 (23)第六节工具6.1 报价 (24)6.2 船期表发布 (24)6.3 提单确认发放 (24)6.4 不可放核销单 (25)6.5 数据传输 (25)6.6 凭证流转 (25)6.7 单证报表自定义 (25)6.8 可户专用模块 (28)第七节进口7. 1 进口定舱委托 (29)7. 2 进口定舱配载 (29)7. 3 进口接货代运 (29)7. 4 进口单证打印 (30)7. 5 进口业务修改记录 (30)7. 6 进口单证打印记录 (30)7. 7 进口报关单据查询 (30)7. 8 进口定舱业务流程查询 (30)7. 9 进口接货代运业务流程 (30)7.10进口配箱信息查询 (30)第一节系统1.1权限管理在工作中每个用户都有各自的工作范围和权限,权限管理就是建立使用海运管理系统的职工的用户名、登记密码和所属部门组。
赋予每个组不同的权限。
具体操作步骤如下：1、单击菜单中的“权限管理”命令，出现如上图所示“用户权限管理”窗口。
2、如需新增组名，将鼠标移至对话框下方组界面，单击按钮“NEW”，出现如上图所示“新建组”对话框，依次填入组名、描述、分类，而后在组权限信息列表中选择该组可操作的权限，设置完毕单击“确定”按钮。
3、如需新增用户，将鼠标移至对话框上方用户界面，单击按钮“NEW”，出现如上图所示“新建用户”对话框，在各项中依次详细填写，而后为该用户选择其隶属组名，设置完毕单击“确定”按钮。
1.2动态数据项定义此对话框可以定义新的数据项补充到提单中。
具体操作如下：1、单击菜单中的“动态数据项定义”命令，出现“动态数据库维护”对话框。
2、要添加一条新数据项，单击“新建数据项”界面右上角的“插入”按钮，在“新建数据项”界面中出现一条新增信息，分别填入字段名称、中文名称、数据类型和长度。
设置完毕单击“确认修改和存盘”按钮，此条新增信息会被增加到“已有数据项”中。
3、要删除一条已有数据项，用鼠标选中此数据项，单击“已有数据项”界面右上方的“删除”按钮，出现提示对话框“你正要删除数据项XXX，是否继续”，单击“确定”按钮。
此条数据项变为透明色（再点一下“删除”按钮，恢复原状），单击“确认修改和存盘”按钮，则此条数据项被删除。
1.3系统参数设定此对话框可以定义操作单号格式、组合查询选项和提单的打印字体。
1、操作单号格式定义：操作单号是公司内部自定义的操作流水号，最多不能超过16位。
例如：用户标志：SUPER [3位]、年份标志：2000年[2位]、月份标志：9月[2位]、记数标志：第一票[4位]、办事处标志：塘沽办[3位]，操作单号为：[SUP00090001TGB]设置完毕单击“应用”按钮，可选择其他标签继续定义。
2、组合查询选项定义：委托查询项定义：在委托管理中，按组合方式查询时，“字段名称”是可选项，“委托查询项定义”按钮可以定义“字段名称”下拉列表的内容和排序。
定舱查询项定义：在业务流程查询中，按组合方式查询时，“字段名称”是可选项，“定舱查询项定义”按钮可以定义“字段名称”下拉列表的内容和排序。
3、修改提单打印字体：如需修改提单打印字体，请在“字体大小”列表中，选择字体号；如需将提单字体改为黑体，请将“加重字体”复选框选中，单击“确认”按钮。
1.4用户参数设置此对话框中包括：系统背景设置、单证设置、动态单证设置、委托定舱设置、配载设置和提单打印设置六个标签。
1、系统背景设置：在此设置背景标题、颜色和图片。
2、单证设置：在此设置提单中的公司标题、公司标题图、公司签章图和个人签名图。
编辑MANIFEST舱单格式。
3、动态单证设置：在此设置提单中的付标题，包括公司电话、传真。
选择是否使用自定义提箱单、送货通知和陆运通知单。
4、委托定舱设置：在此设置默认开船后在船次列表中显示的天数。
为提高工作效率，当装运方式为整箱、外拼和散杂货时存盘时，可设置为自动配载；把常用的办事处、箱公司、承运人和装货港设为默认质。
免重复录入提单号，请把是否报告重复提单号的YES复选框选中。
5、配载设置：在此设置拼箱配载的情况，是自动配载或手动配载。
如自动配载，需设置配载方案，是以重量优先或以尺码优先。
6、提单打印：在此设置代理提单中“发货人”显示的内容。
1.5数据维护具有整理和删除配载或运费修改记录的功能。
只需选中是定舱修改记录、配载修改记录或运费修改记录，在日期框内输入日期，点击“删除”按钮，即在此日期前的修改记录被删除。
整理数据只需点击“整理”按钮，系统自动对数据进行整理。
1.6 查询信息公告信息查询公告是用来发布信息的布告板，操作人员可以在上面发布消息，并注明消息保存的天数，超过保存天数的消息将不再显示。
进入该窗口，将显示消息列表，内容包括标题、发布人和发布日期。
按下“发布公告”按钮（或双点某条信息进行查询），进入“信息公告修改”窗口，填入保留天数、标题和正文按下“发布信息”按钮确认发布或退出放弃发布。
1.7修改密码用户要修改密码，请选择“密码”命令，在“原密码：”一栏中输入当前您注册用的帐号的密码，在“新密码：”和“确认新密码：”两栏中输入您的新密码，按下“确定”按钮将新密码存盘或按下“放弃”按钮放弃修改密码。
1.8注销选择该项功能后，系统将弹出密码确认框，输入正确的用户名和密码进行系统登录。
当重新登录成功后，您对该系统的使用权利是您重新登录所用的用户的权利。
第二节维护2.1 客户档案维护客户档案维护模块的功能是维护与贵公司有业务联系的货主、货代、船公司、车队、产地、报关行、办事处、装箱点和目的港代理等单位的信息和付款协议。
为了保证数据的一致性，在委托、订舱和运费录入时必须使用已经维护的客户记录。
在客户档案维护窗口中有一个客户列表，从这个表中可以看到客户的简要信息，每个客户一条记录，并根据不同的客户类别用不同的颜色标识。
具体功能如下：1、修改客户代码在数据窗口中用鼠标双击英文代码字段，在随后弹出的窗口中输入新的客户代码，单击“SAVE”按钮。
2、修改用户信息按下“EDIT”按钮，进入客户档案编辑窗口，或双击此条信息。
3、新增用户单击“NEW”按钮，系统弹出一个“客户代码录入”窗口，在文本框中输入新用户的英文代码，代码不能超过10位且不能跟其他用户重复。
按下“”按钮进入“客户档案编辑”窗口，详细输入客户资料，点击“客户类别”按钮，选择客户类别。
如果客户类别是货主、船公司或装箱点，需要维护协议，点击“客户协议维护”按钮，进行货主代理协议、船公司代理协议或装箱单位协议维护。
单击“SAVE”按钮保存客户协议资料。
4、删除用户信息按下“DELETE”按钮，系统将弹出确认框，显示信息询问是否真的删除该记录，选“是”删除该记录；选“否”放弃该操作。
5、查询功能按下“查询条件”按钮，进入客户档案查询界面，双击（英文代码、中文简称、客户类别、中文全称、电话、传真、联系人、录入人）查询条件，在弹出的窗口中左边的下拉列表中选择符号（<、<=、<>、=、>、>=、LIKE包含），在右边的文本框中输入字段查询条件，单击“确认”按钮，单击“开始查询”按钮，系统将自动根据条件检索出要查询的内容。