文件收发管理办法
1 目的
规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。

2 范围
2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。

2.2 外发文件，指由公司发出的文件。

2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。

收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。

3 收文处理程序
3.1 收文
(1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。

(2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。

凡个人信件均交个人处理。

(3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。

(4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。

（5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理
（6）按文件密封等级要求，做好保密工作。

3.2 拟办
办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。

3.3 批办
办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。

3.4 承办
办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。

3.5 传阅
对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。

防止文件积压或遗失。

3.6 催办
对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。

避免承办拖沓、文件积压。

3.7 办复
对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。

3.8 借阅
(1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅
或借用手续。

并应填写《借阅文件登记表》，借阅后应及时归还。

(2) 已归档的文件，经本部、室负责任批准后，在档案室办理借阅手续；对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复印，并办理有关手续。

4 发文处理程序
4.1 文件的起草与修改
由拟稿人按要求起草文件，必要时按要求进行修改。

文件起草完毕后，应签注姓名、年、月、日。

4.2 文件的会审（会签）
涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后，应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审，会审人应在稿件上签注姓名、年、月、日。

4.3 文件的审批签发
文件进行会审、会签后，应及时递交给公司领导审批签发。

4.4 文件的打印、发行
文件经拟制会审、审批签发后，由行政秘书打印，拟搞人校对无误，办公室加盖公章后按要求发送。

5 文件的归档
5.1 分类
(1) 上级机关来文、外单位发来的文件。

(2) 公司发出的文件。

(3) 公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况，今后需要参考或执行的文件。

(4) 公司内部文件。

(5) 各部、室及分公司等直属部门报送的重要文件。

(6) 兄弟单位业务往来等有关文件。

5.2 归档
(1) 来文应根据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后二星期内办结。

若要长期留部、室使用的，经有关负责人批准后，本部、室留复印件，原件应在一星期内退办公室归档。

(2) 发文打印校对完毕后，应将原版文件及其磁盘进行归档登记。

(3) 文件办理结束后，应及时退办公室归档。

(4) 每年的第一季度内，办理前一年度的文件归档，按保管期限及归档要求整理归档。

(5) 文件在交相关部、室阅办时，应办理签收手续，退回文件时应当场注销，以明确责任者。

发现遗失，应视来文性质报公司领导处理。

(6) 归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁。