档案管理工作规范
为进一步加强公司档案管理与保密工作，提高公司档案管理和保密工作的水平，根据《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》的相关规定和上级档案及保密部门及下属经营单位的相关工作要求，特制定公司档案管理工作规范如下：
一、严格执行标准，保证按期归档
各部门及下属经营单位在归档文件整理工作中要参照国家档案局颁布的《归档文件整理规则》和《企业文件材料归档范围》，按照本部门及下属经营单位制订的《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行收集和整理，将上年度收到和形成的全部文件材料（包括党、政、工、团、人事、纪检、财务、基建和业务等部门及下属经营单位形成和收到的各种文件、报表、图纸、光盘、照片等）收集齐全完整。

文书、科技、声像及专业档案（会计、统计、信访、纪检、业务等档案）的归档整理工作要同时开展，同步进行。

各部门及下属经营单位的档案整理工作要按照国家规定必须于每年9月底前完成各门类档案的整理归档工作，并同时完成电子档案数据的录入、扫描、备份工作。

二、积极创建规范数字档案室建设
为加快推进档案信息化建设步伐，引导和规范数字档案室建设，确保各部门及下属经营单位电子文件和数字档案的安全规范和有效管理。

具体要求如下：
（一）档案信息化纳入本部门及下属经营单位信息化总
体规划，明确分管领导和档案部门及下属经营单位、电子文件形成部门及下属经营单位、信息技术部门及下属经营单位等相关部门及下属经营单位工作职责，建立本部门及下属经营单位档案信息化管理制度；
（二）落实经费，配备必要的档案信息化软硬件设施设备，保证档案信息化工作正常开展；
（三）室藏各类档案全部建立电子目录；
（四）对室藏档案数字化进行规划，制定实施方案，并按计划开展；
（五）档案室配备并使用档案管理软件，能实现档案收集、管理、存储、利用等基本功能。

各部门及下属经营单位要积极创造条件，规范档案信息管理。

按照省“两办”和市“两办”要求，到2020年完成公司档案室全部建成数字档案室的目标。

三、确保档案质量，强化档案安全保密
为了保证档案的质量和归档文件材料的齐全完整、安全保密，各部门及下属经营单位在归档文件的整理过程中，原则上由本部门及下属经营单位档案人员进行整理，各部门及下属经营单位也可根据实际情况按相关要求，自行选择档案中介机构进行档案整理外包，档案中介服务原则上由业主部门及下属经营单位提供加工服务场所，并采取必要措施确保加工过程中的档案信息安全。

各部门及下属经营单位在选定档案中介服务机构后需向公司报备，以免出现档案分类不科学、保管期限划分不准确、归档文件整理不规范的情况。

四、规范档案管理，做好档案年检工作。