XX公司档案管理办法
第一章总则
第一条为强化公司档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化，更好地服务公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》和《XX省档案管理条例》等有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条档案是企业的宝贵历史财富，档案工作是公司整体工作的重要组成部分，做好档案管理工作是为企业和职工负责的重要体现。

严格执行《中华人民共和国档案法》《XX省档案管理条例》和《企业档案工作规范》，并将档案管理工作纳入企业发展规划和年度工作计划，依法治档、规范管档。

第三条公司档案原则上实行集中统一管理（专业档案管理须经公司档案管理工作领导小组批准后，由专业部门按照档案管理标准自行管理），基层单位按照档案管理权限分级管理。

公司综合办公室设1名主抓档案管理工作的办公室副主任；公司组织部、人力资源部各设1名专职档案管理员；各单位档案管理由综合办公室负责，配备1名专职档案管理员，负责本单位档案日常管理和安全保密等工作。

第二章归档范围
第四条凡是反映公司工作活动、具有参考利用价值的各种文
件资料（公文、报告、电报、传真、图表、书信、报刊、账册、录音、录像、光盘、电子文件、照片等）均属归档范围。

1.文书档：本单位接收上级机关的文件资料，下发的文件资料，召开的重要会议记录和相关资料（党代会、职代会、党委会、董事会、总经理办公会等），合同、协议等。

2.会计档：会计凭证、会计账簿、财务报告、工资台账等。

3.科技档：地质勘探资料、图纸资料、建设项目资料等。

4.人事档：全公司干部、工人个人档案等。

5.其他档：史志、发展历程、统计报表、审计报告、干部调转介绍信等。

第五条各单位、各部门在工作中形成的各项文件资料，应指定专人收集和整理，准确反映企业党建工作、安全生产、经营管理、信访稳定和改革发展等各项活动的真实内容和历史过程。

第三章档案立卷
第六条各单位、各部门归档资料应于每年3月末前移交本单位档案室。

第七条接收档案时，严格划定保管期限（永久、30年、10年），分门别类整理装订成卷。

凡是本单位主要职能活动和反映基本历史面貌的，对本单位具有长远利用价值的文件资料都应列为永久保管；凡是反映本单位一般活动的，在相当长时期内对本单位工作具有查考利用价值的文件资料，应列为30年；凡是在较短时期内对本单位工作具有查考利用价值的文件资料，应列为10年保管。

第八条移交档案资料要逐卷逐项清点，填写移交书一式二
份，双方负责人签字盖章，各存一份备查。

第九条编制案卷目录一式二份，一份全宗目录，一份随档案保存。

第四章档案管理
第十条各级档案员原则上应具备大专以上档案管理相关专业学历，上岗前要进行系统培训学习，充分掌握档案管理业务。

要严格遵守档案管理相关规定，履职尽责，规范管理，在岗位发生变更时，由综合办公室主任负责档案工作的监交。

第十一条各单位要建立档案库房安全管理制度，档案员每天要对库房火源、水源、电源、门、窗、暖器等设施进行安全检查。

第十二条各单位应根据工作实际，建立健全档案库房管理与统计制度、档案保密制度、文书档案管理制度、财务档案管理制度、科技档案管理制度、档案员工作职责等制度办法。

电子公文归档按照国家有关法律法规执行。

第十三条强化档案信息化管理，购置档案管理系统软件，充分利用计算机索引检索工具，对档案资料进行科学分类、排列、编目、加密、统计、查询和借阅管理，促进档案管理工作逐步实现标准化、现代化和高效化。

第十四条建立全宗名册、收进、移出登记簿和统计表册，每年末将所保存档案进行一次全面检查、核对、统计，并报送上级管理部门备案。

第十五条建立全宗卷，准确反映全宗历史沿革、档案整理变化情况、交接文据及销毁案卷单据等全部工作内容。

第十六条单位合并时，全部档案移交并入单位；单位机构撤销时，全部档案必须经专人系统整理后，移交上级档案部门管理；单位机构改制、移交的相关文件和档案等资料，由牵头专业部门负责收集整理、归档，统一交由公司档案室单独立卷管理，作为永久性文档资料保存。

第五章档案利用
第十七条积极开展档案利用工作，各单位到档案室查阅、借阅档案时，须持单位正式介绍信，填写审批单，经综合办公室主任或主管副主任审批，档案室登记后，由档案员陪同，方可查阅借阅。

第十八条各级档案室要主动、热情、准确地提供档案服务，外来人员未经批准不得进入档案室库房。

第十九条查借阅档案未经批准不得折散、撕拆、转借、拍照、复印，特殊情况必须经本单位档案管理机构主要领导批准。

第二十条查借阅涉密档案须经本单位主管领导审批后方可查借阅，并严格执行上级保密制度。

第二十一条归还档案时要对所借档案进行验收，并对档案利用所产生的经济、社会效益进行登记。

第六章鉴定与销毁
第二十二条各级档案管理部门要根据规定，成立由各有关业务部门组成的联合鉴定小组，定期对达到保管期限的档案进行鉴定。

未经鉴定的档案，任何个人和单位不得随意销毁。

第二十三条对经鉴定确无保存价值的档案进行销毁，销毁前应编制案卷目录清册，注明鉴定意见，由专业主管领导审批确认，
签署姓名及日期。

第二十四条销毁档案时要严格执行国家有关保密工作规定，监销工作须由档案管理部门和相关专业部门人员共同进行，并对档案销毁清册内容进行清点核对，签署姓名及日期，销毁清册由档案室永久保存。

第七章设施建设
第二十五条档案室要保证空间、牢固可靠，做到库房、阅览、办公三分开，档案室设在一楼要安设防护窗。

第二十六条档案室要强化防火、防盗、防腐、防强光、防潮、防鼠、防虫等管理工作，严禁吸烟，不得存放易燃易爆品和其他杂物，定期检查，发现问题及时处理。

第二十七条推进档案管理标准化建设，上齐上全监控设备，配备防盗门、档案柜、电脑、打印机、复印机、扫描仪、照相机、灭火器、吸尘器、排风扇、温湿度计、装订机等必要硬件，尽可能的配置智能电动密集架、空调等设施。

第八章检查考核
第二十八条公司成立由综合办公室、组织部、财务部、人力资源部、纪委等部门联合组成的检查组，每半年对各单位档案管理工作进行检查，并定期开展档案管理业务培训学习，促进各级档案管理工作实现规范化和制度化。

第二十九条认真做好档案的保密、保卫工作，确保档案安全。

如出现丢失等情况，必须立即报告档案、保卫和保密部门，填写档案遗失报告单，提交档案管理工作领导小组和保密委员会研究处
置。

第三十条各单位党政主要领导为档案管理第一责任人，主管领导和各专业领导为档案管理主要责任人，档案管理部门负责人为直接责任人。

严格执行《中华人民共和国档案法》和《国家档案局档案管理违法违纪行为处分规定》，对于损毁、丢失、涂改、伪造、倒卖档案，擅自提供、抄录、公布、销毁档案等行为，依法依规进行惩处；对于明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的，责令赔偿损失；对于损害员工利益、引发重大不稳定因素、产生政治影响的，给予相应责任人党纪政纪处分，触犯法律的追究其法律责任。

第九章组织机构
第三十一条为进一步提升档案管理工作质量，公司成立档案管理工作领导小组：
组长：
副组长：
成员：公司机关各部室负责人、各单位党政主要领导
公司档案管理工作领导小组下设办公室，主任由综合办公室主任兼任。

第三十二条各单位要成立本单位档案管理工作领导小组，加强档案管理工作的领导，提高认识，落实责任，统筹推进，切实维护档案管理的完整性和安全性。

第十章附则
第三十三条各单位参照此办法制定本单位档案管理细则。

第三十四条本办法自印发之日起执行。

附件：XXXX公司档案管理标准化建设考核规范
附件：
XXXX公司档案管理标准化建设考核规范
注：此标准参照《中华人民共和国档案法》《XX省档案管理条例》《企业档案工作规范》制定。