系统管理员说明:系统设置(人事系统,CRM系统,进销存系统,权限系统),组织架构设置,人员信息录入,商品分类,商品录入,流程管理,打印管理,数据维护,权限设置,价格设置,报表统计。
客户拥有者变更,公司组织架构调整读者域更新等。
1、进销存系统设置(标题路径: 七、系统管理员1、进销存系统设置)产品设置:对整个系统的商品信息的基础设置。
注意事项:基础信息设置中如果有发生业务的选项,以前切记不要删除,基础信息设置在系统运行过程中如果有变化,只能累加不能随便修改与删除,否则之前的原始单据将无法查看。
1)产品类别设置功能描述:商品类别的定义,分类可以多级。
操作说明:点击进销存系统模块的“系统设置”菜单,在展开的树中点击“产品设置——产品类别设置”,左边的工作区刷新后出产品类别设置的视图,点击根类右边的页面刷新后可以进行录入;【增添】点击“增添”按钮下面自动增加一空白行,在空白行中输入对应的数据即可;【删除】选中一条或多条记录,点击[删除]按钮,然后点击[保存];注意:增添和删除操作都需要保存后才能生效;如果分类无法删除,就必须先把此分类底下的商品全部删除完毕后,才可以删除此分类。
注意事项:类别编号最好不要以“0”开头,如果要删除分类,请选择分类的复选框,单击[删除]后再单击[保存]。
如果发现分类需要删除,却删除不了,首先删除分类底下的所有商品,然后就可以删除分类。
a)产品录入功能描述:首先根据分类录入商品基本信息,开单时直接选择,速度快,准确性高。
操作说明:点击进销存系统模块的“系统设置”菜单,在展开的树中点击“产品设置——产品录入”,左边的工作区刷新后出产品分类的视图,点击分类右边的页面刷新后可以进行录入;【增添】点击“增添”按钮后,弹出产品信息的录入窗口,产品编号系统产生,可以修改;【删除】选中一条或多条记录,先点击[删除]按钮,然后再点击[保存];注意事项:不能在根类下录入商品;录入商品时要先设好品牌;b)产品结构定义功能描述:产品结构定义是为商品的拆分/组合业务处理,定义产品的结构组成。
操作说明:如果要定义商品的结构定义,点击[增添],首先选择主商品编号,然后选择定义字商品编号和数量。
主商品一个是由以下子商品各一个组成的。
c)计量单位设置功能描述:定义录入商品的计量单位。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择产品设置——计量单位设置”,【增添】点击“增添”按钮下面自动增加一空白行,在空白行中输入对应的数据即可;【删除】选中一条或多条记录,先点击[删除]按钮,然后再点击[保存];d)品牌商设置功能描述:录入商品的品牌商信息。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择产品设置——品牌商设置”,点击[增添],录入基本信息后,点击[保存],如果中途放弃,点击[退出]。
【删除】选中一条或多条记录,先点击[删除]按钮,然后再点击[保存];e)仓库设置功能描述:录入进销存业务涉及到的库房名称。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择库房设置——仓库信息设置”,点击[增添],录入基本信息后,点击[保存],如果中途放弃,点击[退出]。
【删除】选中一条或多条记录,先点击[删除]按钮,然后再点击[保存];注意:库房的可读人员,定义谁都访问和阅读此库房的权利。
比如:A库房读者域中定义了此人,B库库房读者域中没有定义此人,那么此人就看不到库房B,只有和A库房有关的单据此人可以看到可以办理出入库,他不可能出入和B仓库有关的商品,避免商品错出。
2)入库方式功能描述:定义入库的各种方式,最后可以按照入库方式统计入库的商品。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择库房设置——入库方式设置”,点击[增添],录入基本信息后,点击[保存]。
【删除】选中一条或多条记录,先点击[删除]按钮,然后再点击[保存];注意事项:是否系统默认,自己定义的方式请选择否,以后还可以修改,如果选择是,此设置就写入系统中,这个界面就看不到,以后就再不能删除修改了。
3)出库方式功能描述:同上定义出库的各种方式,最后可以按照出库方式统计出库的商品。
定义方法如上。
4)送货方式功能描述:定义商品出库的送货方式。
操作说明:可以点击[增添],定义送货方式。
确定后[保存]。
【删除】选中一条或多条记录,先点击[删除]按钮,然后再点击[保存];注意事项:如果销售定单上选择送货方式为[自提],则出库后不生成送货单。
其他方式的送货方式可以生成送货单。
5)安全库存定义功能描述:设置每个库房,每个仓库存放商品的库存上下限,当实时库存如果低于库存下限,或高于库存上限时,系统有报表提醒:商品库存上下限报警。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择库房设置——安全库存设置”,点击[增添],选择库房名称,选择商品,定义库存上下限数量,点击[保存]。
【删除】选中一条或多条记录,先点击[删除]按钮,然后再点击[保存];6)车辆设置功能描述:定义公司的车辆信息,在商品送货生成送货单时,可以选择车辆,登记车辆的送货信息。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择库房设置——车辆设置”,点击[增添],选择逐个录入车辆信息:车号,车型,颜色,司机,备注。
点击[保存]。
【删除】选中一条或多条记录,先点击[删除]按钮,然后再点击[保存];7)供应商设置:功能描述:供应商档案管理—增加、修改供应商的基本信息,并设置相关联系人、供应商账号等。
操作说明:点击进销存管理的“系统设置”菜单,在展开的树中点击“供应商资料”,系统会刷新右边工作区域,出现已经设置的供应商资料视图。
【搜索】在搜索栏里输入关键字,点击查询按钮,可以实现对该关键字的查询;【增添】点击“增添”按钮,系统弹出“供应商操作”界面:其中供应商名称(必填)、电话(必填);基本信息保存后,可点击【相关联系人】按钮可以设置相关信息;【保存】点击[保存]按钮,保存该供应商基本资料;【删除】选中一条或多条记录,点击[删除]按钮;8)发票类型设置:功能描述:定义发票类型和相应的税率。
开采购订单,销售订单时根据不同的发票类型计算未税价格。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择客户设置——发票类型设置”,点击[增添],录入发票名称,定义税率。
点击[保存]。
【删除】选中一条或多条记录,点击[删除]按钮,然后再点击[保存];9)付款方式设置功能描述:定义做付款结算的付款方式,收款结算时的收款方式。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择客户设置——付款方式设置”,点击[增添],录入付款方式和描述信息,比如:支票,现金,电汇,承兑等。
点击[保存]。
【删除】选中一条或多条记录,点击[删除]按钮,然后再点击[保存];10)费用类型设置功能描述:定义费用类型,财务的费用科目,做费用单的时候选择费用类型,可以按照费用类型统计。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择财务设置——费用类型设置”,点击[增添],录入费用名称和描述信息,点击[保存]。
【删除】选中一条或多条记录,点击[删除]按钮,然后再点击[保存];11)收入方式设置功能描述:定义财务做收款时的收入方式,比如:销售收入,维修收入,服务收入,税点收入等方式,银行资金统计的时候可以按照收入方式进行统计。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择财务设置——收入方式设置”,点击[增添],录入费用名称和描述信息,点击[保存]。
12)支出方式设置功能描述:定义财务做收款时的支出方式,比如:采购支出,费用支出,其他业务支出等方式,银行资金统计的时候可以按照支出方式进行统计。
操作说明:如同以上收入方式的操作。
13)银行帐户设置功能描述:设定公司的银行帐户,库存现金可以设置一个虚拟帐户,也可以根据业务需要设置延期帐户,对结帐户。
系统在付款单,付款结算单,收款单,收款结算单,资金收入单,资金支出单,资金转账单,费用单中可以直接关联银行帐户,帐户信息汇总,明细,流量,收入/支出等帐户信息统计报表。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择财务设置——帐户信息设置”,点击[增添],如下界面录入帐户名称和其他信息,点击[保存]。
界面数据项说明:帐户编号:定义帐户的编号,比如:ZH001,ZH002等。
可以用字母和数字定义,切忌:不要以数字零开头。
帐户属性:有延期,非延期选项。
如果选择非延期就是正式帐户,如果选择延期就是定义的延期帐户,处理延期支票时使用。
所属部门:帐户的所属部门,通常都选择总公司所属部门。
帐户名称:清晰明了的定义,措词一看就知道是哪个帐户的。
比如:工商银行,建设银行银行名称:具体的银行名称,比如:工商银行知春路支行。
地址:银行的具体地址描述。
可读人员:可读人员定义可以阅读此帐户权限的人员,如果不定义其他人都看不到此帐户名称。
【删除】选中一条或多条记录,点击[删除]按钮,然后再点击[保存];定义帐户编号,最主要简单明了定义帐户名称,定义帐户属性(延期,非延期),定义所属部门,银行名称,地址。
和可读人员。
14)帐龄区间管理功能描述:定义不同的帐龄区间,帐龄分析报表可以统计在那个帐龄区间内收款的概率高与低的对比。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单,选择财务设置——帐龄区间设置”,点击[增添],如下界面录入帐龄的起始和结束天数,点击[保存]。
【删除】选中一条或多条记录,点击[删除]按钮,然后再点击[保存];15)系统参数设置功能描述:定义系统参数。
操作说明:点击进销存系统模块的“基础信息设置---系统参数设置。
注意事项:以下参数如果有业务的情况下,就不允许修改了,系统使用前根据实际业务着重考虑,设置好。
允许负库存:允不允许库房数量为负数的设置。
(一般我们不推荐客户启用此项功能)是否开单库存报警:如果库房数量不够或者没有此商品允许开销售订单的设置。
如果不选择则如果库房数量不够或没有时,允许开销售订单,只是无法出库。
如果选择,则开销售订单时就提醒。
系统成本计价方式:移动加权平均,批次计价,先进先出,后进先出选择一种。
产生应付帐款:采购订单审核产生应付款,入库单审核产生应付款。
产生应收帐款:销售订单审核产生应收款,出库单审核产生应收款。
默认数量小数位数:定义数量显示保留的小数位数。
0,1,2,3,4默认金额小数位数:定义金额显示保留的小数位数。
0,1,2,3,4月份统计截至日期:按照自然月有28,30,31,系统默认最多见的30。
销售预计收款日期提醒:设置提前几天进行预计收款日期的提醒,系统首页提醒。
单据号生成规则:根据流水号(流水递加);按自然月(每月按照时间显示,单据号以每月一个单元单据号递加);按自然日(每日按照时间显示,单据号以每日一个单元单据号递加)。