管理与实践经纬
办公室业务・office opertions
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办公室业务2012・5
文／胡剑虹
针对工程建设特点做好工程建设档案服务工作
【摘要】针对工程建设各部门特点，分析和掌握利用者的心理状态，创新工程建设档案服务机制，做好重点工程的跟踪服务，妥善处理利用与保密之间的关系具有重要的现实意义。
【关键词】工程档案；服务工作；以人为本
2011年6月30日，国务院正式批准设立浙江舟山群岛新区，舟山成为我国继上海浦东、天津滨海、重庆两江新区后又一个国家级新区，也是首个以海洋经济为主题的国家级新区。
在舟山群岛新区开发建设中，必然会产生大量的工程档案，而一个工程从立项到工程竣工验收，需通过各个环节各单位或部门来对档案资料的收集、整理，下面就针对新区开发建设中各个部门、各个环节所具有的特点，来谈谈如何做好工程建设档案服务工作，以便更好地为各项新区开发建设活动服务。
一、工程建设各部门特点
工程建设档案是由规划、勘察、设
计、施工、质量监理、竣工验收等部门产生的图纸、图表、声像、照片、文件等文字材料形成。
城市规划既是城市各种建设的一种战略部署，又是组织合理的生产、生活环境的一种手段；既要解决当前建设问题，又要预计今后一定时期内的发展要求；不仅反映单项工程设计的要求和发展计划，而且还综合各项工程设计相互之间的关系，因而，具有利用档案面广的特点。
所以，规划编制人员在利用工程建设档案时会有求全心理，表现在行动上就是要求系统利用，既要求利用直接有关的档案，也要求利用间接有关的档案、资料，甚至往往要超出工程建设档案管理范围的材料。
一项工程进入勘察、设计过程，有时需要套用或局部套用某栋建筑物的图纸；另外，近年经常发生凿洞拆墙现象，造成人力财力的浪费，这就需要房地产公司、施工企业及时反馈信息，协调各有
关问题，把隐患消灭在设计中。
因此，勘察、设计单位在利用工程建设档案时具有重复利用和不确定性的特点。
所以，设计人员在利用工程建设档案时不一定能将自己的需求转变为正确的查问，也不知如何才能查找到自己所需的档案资料，其渴求帮助的心情是十分迫切的。
施工企业的特点是：生产的流动性大、产品的形式多样、露天和高处作业多、施工技术复杂、生产周期长等，施工人员往往在施工时碰到难题了才来找档案，所以，在利用工程建设档案时会产生急迫心理，且具有不稳定性及利用周期长的特点。
二、如何做好工程建设档案服务工作
(一)创新服务机制。
针对工程建设各部门特点，分析和掌握利用者的心理状态，对于做好工程建设档案服务工作具有重要的现实意义。
工程建设档案管理部门要充分发挥职能作用，既做到合理分工各负其责，又要加强横向联系，密切配合，步调一致，做到紧跟踪、勤指导、严验收、全覆盖；要加强档案工作人员职业道德教育，制定一整套职业道德规范和章程，并使大家自觉遵守。
用制度来约束档案工作人员的服务行为；用创造性的思维方式来开展档案服务工作，要在履行职能上做到“三个转变”，即由收、藏、借用这种一般性服务，向挖掘、编辑、研究高层次服务转变.由疲于应付日常业务，向开动脑筋、搞好超前服务转变。
由只注意搞好内部服务，向服务社会转变，积极主动地为用户服务，做到不推、不挡，合理快捷地提高档案的利用率.档案工作者业务水平的高低，直接影响着档案的利用效果，档案工作者必须努力学习专业知识和有关工程建设方面的技术知识，提高识图、辩图能力，增强工作的预见性、针对性和时效性，这样才能扩展服务面，提高服务质量，为设计、施工人员排忧、解难，更好地为社会各项活动服务。
（二）做好重点工程的跟踪服务。
重
点工程建设项目是新城经济发展的重要
基础设施，它关系到国计民生，又体现着新城的现代化水平。
舟档［2012］11号文件明确规定，计划在2012-2016年间实施一批“新区记忆”资源建设项目，为舟山具有典型意义的建筑物建档。
所以，工程档案管理机构要及时了解在建、待建的重点工程项目，打破坐等工程竣工后才归档的现状，对重点工程进行跟踪服务,使被动服务变主动上门服务。
以舟山新城在建第一高楼“舟山港航国际大厦”为例，首先指定专人主动参与该项目规划、征地拆迁、招标投标、预决算、勘察、设计、工程施工、工程监理、质量监督、质量验收等各环节的先期和后期会审会议，然后确定各工作环节的兼职档案员，及时提供和收集重点工程各环节所需的有利用价值的馆藏材料，确保重点工程档案收集和服务工作顺利开展。
（三）妥善处理利用与保密之间的关系。
工程档案在利用过程中经常会碰到因随意涂改、折叠而损伤图纸的现象，更有及个别居心不良者会照搬照抄整套图纸。
因此，要正确处理好档案利用与保密的关系。
保守国家机密是每个档案管理工作人员的神圣职责,准确分析和鉴别档案内容，全面确定档案的保存价值和保管期限，因地制宜划分密级，使居心不良者无机可乘；因人而宜做好借阅制度，做到有规可循，有目可查，对已经破损的档案，要及时抢救，对珍贵、重要的档案，准备好副本供借阅，以维护档案的完好无损与安全。
随着公众对工程档案信息的需求越来越大，做好档案网络的安全与保密工作迫在眉睫。
我们应在网络上对公开的信息根据城建档案资料的密级，实行分级管理；计算机网络应该应用先进的软件，设置好防火墙，防止黑客攻击，并随时做好备份工作。
（作者单位：浙江省舟山市规划建筑设计研究院）。