合格证管理制度1．总则1.1为满足生产需要，保证产品的可追溯性和生产一致性，控制车辆回款；为加强对专用汽车产品出厂合格证的领用和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及U 盾管理等内容，特制定本制度。
1.2本制度适用于本公司所有专用汽车产品合格证的管理。
2．职责2.1 公司总经办负责对公司合格证管理的内部审核活动。
2.2 技术科2.2.1 合格证的归口管理部门，负责合格证式样的设计、备案。
2.2.2负责合格证备案，负责合格证系统U 盾的统一申购、发放、登记等。
2.2.3负责合格证系统维护，负责合格证的打印、上传、变更，以及打印后的合格证移交品管科。
2.2.4 负责已经上传的合格证因遗失、损坏、污染等原因进行更换、补发、换发后，无法回收旧合格证作废信息的上传。
2.2.5负责旧、作废、损坏、污染、打印错误等无用合格证的接受、管理、销毁等。
2.2.6负责对合格证系统操作相关人员进行培训、考核，只有培训合格之后方可进行合格证打印、发放等工作。
2.3品管科2.3.1负责向技术科提供产品合格信息、合格证打印信息。
2.3.2负责打印后的合格证的接收、发放、回收、补发、换发、登记。
2.4生产科采购组负责空白合格证的印刷与采购。
2.5销售科2.5.1负责市场合格证的变更、补发、换发的审批等管理，负责对已经变更、补发、换发后旧合格证的回收。
2.5.2负责用户遗失的合格证的作废处理的通告，防止被非法使用。
2.5.3负责市场反馈合格证问题的处理。
3．合格证正面式样的设计、备案3.1合格证正面式样的设计合格证正面式样由技术科负责设计。
技术科按国家机动车合格证管理机构的要求设计合格证的正面式样。
合格证的正面应有公司名称和（或）公司规定的标志（或商标），其下方必须设置合格证的纸张编号。
3.2合格证正面样式的备案技术科负责在合格证正式使用之前，将合格证正面样式向国家机动车合格证管理机构进行备案，在备案获得批准后方可安排印刷、使用，合格证空白纸张印刷和防伪信息由国家指定的相关机构进行印刷。
由技术科保持备案记录以保证追溯每张合格证的使用记录。
4．合格证发放管理4.1合格证空白纸张的印刷、纸张编号管理、纸张追溯方式4.1.1空白合格证的印刷1）合格证的印制由生产科采购组负责，技术科协助。
2）合格证正面式样的印制必须严格按备案的式样，并且由有资质的印刷单位印制。
印制单位应具有防伪印刷、缩微印刷等能力。
4.1.2空白合格证的纸张编号管理和纸张追溯方式合格证的纸张编号应按顺序编制，领用合格证时按纸张编号顺序领用，基本做到一辆车领用一张空白合格证。
当前一张因某种原因需要再领用一张合格证时，需回收前一张合格证写明作废原因并盖上作废章之后方可领用下一张合格证。
4.2空白合格证的检验1）空白合格证印制完成后，由技术科对正面式样、防伪信息、缩微、公司名称和（或）公司标志、纸张编号至少抽3张进行检查（检查是否与备案的正面式样一致）。
2）由生产科品管组对数量、印刷质量进行检查，数量、纸张编号必须全数检查（检查数量是否符合合同规定，检查纸张编号是否连号、是否有重号），印刷质量按5%-10%的比例抽样检查（检查是否清晰、是否有重影、是否有破损、是否有缺印等）。
4.3空白合格证的入库管理1）生产科仓管组负责对入库的空白合格证进行管理。
2）仓管组应建立独立的《合格证保管台账》，对合格证名称、数量、纸张编号范围、收件（入库）时间、检验人、送库人、收件人、送检单编号、入库单（或采购单、或送货单）编号等信息进行登记。
空白合格证的入库台账的保管期限为“永久”。
3）入库空白合格证必须指定专人保管。
4）对空白合格证应采用具有保密、防盗、防潮、防高温、防虫蚀等保管器具（如保险柜）进行保管。
空白合格证应禁止太阳光线、紫外线的直接照射（检查防伪标志时除外）。
5）仓管组每月底对库存的空白合格证进行统计，包括数量和编号范围，统计情况报技术科合格证打印人员。
4.5合格证的领用、打印4.5.1空白合格证的领用1）空白合格证只能由技术科合格证打印人员负责领用，其他人员无权领用空白合格证（除非得到公司总裁的书面批准）。
空白合格证的领用按正常物料领用手续办理，由技术科长审核、事业部总经理批准。
空白合格证的领用手续由技术科、仓管组分别保管。
记录保管期限为“永久”。
2）空白合格证必须由合格证打印人员亲自领用，不得由他人代为领用，即使有合法的领用手续也不允许代领。
3）仓管组对领用的空白合格证必须在《合格证保管台账》中详细登记，包括领用日期、领用单编号、领用数量、领用的空白合格证的纸张编号范围、领用人签名、发放人签名等信息。
4）技术科打印人员对领用的空白合格证建立《合格证使用台账》，以记录空白合格证使用情况。
记录表内容至少包括合格证纸张编号、对应的产品VIN、产品生产序列号、发动机号、底盘合格证编号、打印日期等信息。
《合格证使用台账》的保管期限为“永久”。
5）技术科合格证打印人员每月底对剩余的空白合格证进行统计，包括数量和编号范围。
并将领用数量、打印发放数量、剩余数量、作废数量进行比对，数量应相符，否则查找原因，写出说明提出整改，报事业部总经理审批处置。
4.5.2合格证的打印1）合格证打印由技术科合格证打印人员负责，并使用专用打印机进行，其它人员不得打印合格证、不得动用合格证专用打印机。
2）产品下线检验合格后（特殊情况下可在出厂检验合格后），由品管组主管将检验合格的产品信息做成报表，连同产品的VIN 和发动机号拓片一并提供给合格证打印人员，报表应标明产品型号、颜色、配置、VIN、发动机号等信息，报表必须有品管组主管或生产科长的签名。
3）合格证打印人员按严格报表打印合格证，合格证打印前应比对公告，并仔细核查确认后，确保技术参数表填报内容与实物、公告相一致，方可打印操作。
4）合格证打印完毕后，打印人员应再次核对合格证技术参数，确认无误后，保留电脑数据（电脑数据应至少包括技术参数、VIN、发动机号、合格证编号等合格证正反面全部信息），打印好的合格证连同VIN、发动机号拓片，按一车一份资料（包括合格证、底盘合格证、VIN 拓片、发动机号拓片等）使用文件包包装好。
5）合格证打印人员将打印好的合格证做成报表，报表内容至少包括产品VIN、生产序列号、发动机号、合格证纸张编号等信息，报表交品管组主管。
也可以在品管组提供的报表上记录合格证纸张编号等信息，复印件回交品管组主管。
品管组主管收到报表后，产品可以办理入库或出厂手续。
4.6 合格证发放管理4.6.1合格证的配发只有本公司生产的车辆制造完成并通过下线检验合格之后，销售科或品管科方可向技术科申请打印纸质合格证。
4.6.2 合格证的换发、重发管理4.6.2.1 当合格证打印完成之后，发现合格证信息因操作人员操作失误或产品技术升级等原因需要对已经配发的合格证进行信息更改，此时需有关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证换发，合格证换发须严格遵守一车一证原则。
先前配发的合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予先关人员。
4.6.2.2 当配发的合格证因合格证污损、丢失等原因，在不改变车辆任何技术参数信息，仅改变合格证纸张编号情况下，由相关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证重发，合格证重发须严格遵守一车一证原则。
先前配发的旧合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予相关人员。
4.6.2.3合格证补发产品交付后，因产品无合格证，或者因运输储存、用户保管、不可抗力等原因造成合格证损坏、遗失、污染，或其它无法作为车辆注册依据的，允许补发合格证。
1) 需要补办合格证的，应明确列出（或说明）产品型号、VIN、发动机号、底盘型号、车辆颜色、配置等，加盖证明单位公章，由所属业务经理（或所在地办事处主管）签字确认，同时提供车辆VIN 和发动机号拓印件，以及购车发票复印件，交销售科。
由销售科提出补办申请，经事业部总经理审核，报公司总裁批准后，方可打印补发。
2) 客户合格证遗失需要补发的，由经销商（或当地派出所）开具证明，加盖经销商（或当地派出所公章，或进行登报申明。
3）经销商或用户接受产品时发现合格证漏装的，经销商应及时告知所属业务经理（或所在地办事处主管）确认并出具证明，加盖经销商公章，经销售科对照交付时的记录照片确认。
如确认属于漏装（或者无法确认没有漏装）的，由销售科提出补办申请。
如销售科确认没有漏装的，由销售科业务经理（或所在地办事处）查明原因，提出书面报告，再行办理补发手续。
4）合格证破损、污染需要补办的，由经销商出具证明，加盖经销商公章。
属于合格证破损、污染需要补办的，由销售科负责回收旧合格证。
5）合格证打印错误无法进行车辆注册需要补办的应由相关人员提出书面申请经相关领导批准后方可进行补办。
6）经确认合格证可以补发的，合格证打印人员应在原数据库中做相应标志（或注明补发合格证编号、日期、申请审批的扫描文件等），在《合格证使用台账》做相应的登记。
7）补发的合格证由技术科直接发放至销售科销售内勤或售后服务内勤，由销售科销售内勤或售后服务内勤在《合格证使用台账》中签收。
4.7合格证发放4.7.1打印的合格证因产品销售需要发放时，由品管科主管从打印人员处接受。
品管组主管接受打印的合格证时，应在《合格证使用台账》上签收。
4.7.2合格证由品管组主管（或其授权人）负责签发，其他人员无权签发合格证。
品管组主管（或其授权人）应保管好签字章，防止被非法使用。
4.7.3一辆合格产品只允许出具一套合格证等资料。
4.8合格证的发放应符合下列要求。
1）经签发后的合格证，连同对应的底盘合格证、VIN 拓片、发动机号拓片等合格证明资料一并装入指定的防水袋中。
一辆合格产品的合格证明资料装入同一个防水袋中，装袋时要求在不取出合格证的情况下即可读取其信息。
2) 产品经出厂检验合格后、产品交付前，由品管组主管将封装好的合格证交出厂检验人员，核对产品名称、型号、VIN、底盘、配置、技术参数无误后，将合格证明资料袋放置产品指定（或规定）的位置，同时告知用户。
3）检验人员发放合格证时，应逐台对照配发的合格证与实际车辆的产品型号、发动机型号、发动机号码、车辆VIN 码、底盘合格证及VIN、颜色、配置等进行核查，确认无误后方可发放。
4) 产品交付（包括送、发货的）时，销售科业务或内勤人员应当对合格证明资料放置情况以照片方式进行记录保存，记录照片归入用户档案。
5) 合格证是产品质量证明，车辆检验合格才允许合格证的发放，只有附上合格证的产品才能出厂。
出厂检验人员应对发放的合格证情况进行登记，并编制报表报合格证打印人员，报表至少应包括车辆型号、VIN、合格证编号、车辆制造日期、合格证发放日期等。
6) 发（送）货人员接收产品时，必须验证配发的整车、底盘合格证是否正确、一致。