• 归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页 数、备注等项目。其填写方法如下：
• 1、件号：填写室编件号。 • 2、责任者：填写制发文件的机关或个人（标明职务），
即文件的发文机关或署名者。 • 3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年
度和发文顺序号组成。如：郑档字〔2008〕8号 • 4、题名：填写文件标题。 • 5、日期：即制发文件的时间。填写文件的形成时间（文
（一）归档文件应逐件编写目录
• 来文和复文作为一件时（如请示与批复作 为一件），除登录批复件发文字号外，同 时应将本机关的发文字号一并登录，以便 查找（注意：只登记一个件号）；但如果 是重要法规性文件，历次修改稿或定稿太 厚，只能与正式文件分开各作为一件时， 则分别登录。
（二）归档文件目录中所列项目应逐项认真 准确地填写
二、按文号排列法，就是在同一全宗、同一年度、 同一期限内，按发文字号的先后顺序排列归档文 件。
• 1、在一个全宗内，将同一年度的归档文件分别按 其划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排 列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。
• 2、在同一期限内，按归档文件的发文字号或形成 时间的先后顺序排列，即把归档文件先按发文的 “字”（机关代字，如郑档字）分开，再按发文 的“号”排列。也就是在同一期限内，把同一字 号的文件排列在一起，在同一字号内再按发文号 的先后顺序排列。
• 2、编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角， 背面的左上角，单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷 的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管 折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的 为两页，编两个号。
• 3、不得重编、漏编页号。
编制归档文件目录
• 编制归档文件目录，是整理工作中的重要 环节之一，也是其它编目工作的基础，为 档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工 作的开展提供基本条件。
归档文件及归档文件理完毕并应作为文书档案保存的各 种纸质文件材料。
• 归档文件整理指将归档文件以件为单位进 行装订、分类、排列、编号、编目、装盒， 使之有序化的过程。
• 归档文件以“件”为整理单位。一般以每 份文件为一体，正文与附件为一体，原件 与复印件为一体，转发文件与被转发文件 为一体，报表、名册、图册等一册为一体， 来文与复文可为一体。
• （1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。
• （2）在同一年度，同一保管期限内，按照归档文件排列 的先后顺序，从“1”开始编制件号。即一年三个流水号， 永久从“1”开始，长期从“1”开始，短期从“1”开始，依 次编制。
• （3）不得断号，重号，跳号。
• 2、馆编件号的设置，主要是为了馆室衔接的需要，在档 案进馆时编制。即档案移交进馆后，由档案馆经过鉴定、 整理，并根据归档文件在全宗中位置发生的变化情况，重 新编制。是否需要重编，由档案馆视情而定。
划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排列， 不同保管期限的文件不得混在一起排列。 • 2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列， 类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照 分类方案进行。 • 3、在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程 度来排列。即在同一类别内，将文件先按不同事 由分开，将同一事由的相关文件排列在一起，再 采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。
• 页号，是每份归档文件页次的顺序号。页号编写方法和要 求：
• 1、以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水 号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要 补编页号。如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分 各自编有页码的（如：正文和附件、正文和定稿、请示和 批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法 与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制 件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连 贯的总页码。
件末尾落款日期），以8位阿拉件数字标注年、月、日， 占两格。如：文件的形成时间是2008年1月6日，即上格 填写为“2008”，下格填写为“0106”。 6、页数：填写每 一件归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。一份 文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数相加之和 即是这份文件的页数。 • 7、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残 损、修改、移出、销毁等。
装订文件
装订文件，是归档文件整理工作的基础环 节。归档文件修整完毕，采用符合档案保 护技术要求的装订材料重新加以装订，以 固定文件页次，防止散失，便于保管和利 用。归档文件应以“件”为单位逐件进行 装订
装订方法
• 线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中 的棉线进行装订。文件页数较少时，采用 “两孔一线”（细线）左上角装订，背后 打活结；文件页数较多时，采用“三孔一 线”左侧装订。
文件编号
• 归档文件编号，指将归档文件在全宗中的 位置，标识为符号，并以归档章的形式在 归档文件上注明。
• 一、件号 • 二、页号
• 件号，是归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全 宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。 件号包括室编件号和馆编件号两种。
• 1、室编件号
• 室编件号的编制方法和要求：
• 对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由 于其金属物已严密封装在其中，拆除有损 其原貌，因此也可以不拆除。
分类文件
归档文件可以采用年度—机构—保管期限， 或者保管期限—年度—机构等方法进行分 类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
排列文件
一、按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排 列在一起。
• 按事由排列的具体步骤如下： • 1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其
（三）归档文件目录格式
• 归档文件目录一律采用竖式，各个项目的 尺寸，由市档案局统一制定，各单位不得 自行其是。
• 参见归档文件目录格式式样图。
（四）归档文件目录用纸及字迹材 料选择
• 1、用纸：幅面尺寸采用国际标准A4型（长 ×宽为297mm×210mm），纸质优良。