高效能人士的时间管理教材
时间的减法
• 五分钟思考法 • 1分钟:决定目标及课题 • 2分钟:思考的扩张及探求 • 2分钟:整理思路,定出方法
时间的乘法
• 1)物尽其所,物归原处。 • 2)建立有效的工作环境。 • 3)有效的文件处理。
时间的除法
• 时间的死敌—拖延 • 对付拖延的方法—当机立断
时间窃贼分析
• 人为因素造成的时间障碍 • 管理因素造成的时间障碍 • 环境因素造成的时间障碍
三个基本问题
• 我是谁? • 我该做什么? • 我该怎么做?
常见的家庭与工作的冲突
• 不能在家照顾孩子而感到内疚 • 不能充分地与家人共度很多时光 • 工作时间过长而错过社会生活 • 收入不能满足期望的生活模式 • 在家庭和工作方面都希望十全十美
设法达到总体平衡
• 先问自己以下三个问题?
• 你想使自己的生活达到一种什么样的目的与境 界?
允许外面的影响(情绪、感受、或环境) 来控制他们的回应(反应)
刺激
受制于人
回应(反应)
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主动积极行为
主动积极的人会用最适宜的价值观来选择,他们 智慧地运用刺激及回应(反应)的空间、扩展了 选择的自由。
刺激
用价值观做 自由的选择
回应(反应)
(自觉)自我意识 想象力 良知
独立意志
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主动积极的人具有的三种特质:
—(幼年的经历)需要你照顾我,事情若有差错,我便怪罪你, 你要对我的成败负责。(靠别人来完成愿望)
▪ 独立:着眼于“我”的思维
— 我可以独立自主对自己负责,我可以自由选择。(靠自己打 天下)
▪ 互利:从“我们”的思维出发
—我们可以自主、合作、统合综效,共同开创伟大的前程。 (群策群力达到成功)
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消极被动行为
MII
I+ U+
MI
I— U—
MIV
I— U+
MIII
U+紧迫性
•重要的事:对个人工作生活会产生重大影响的事情。 •紧迫的事:此刻不做就会给我们带来麻烦的事情。 •紧迫的事情不一定是重要的事情。
工作排量表
哪些事情不用自己去做或干脆放弃不做? 为什么?
哪件事情有最高的优先级?为什么?
你会高兴地执行这个计划吗?为什么?
不重要
偏重第二类事务,结果
重要
• 有远见,有理想
• 平衡
• 纪律
• 自制
• 少有危机
不紧急
紧急
不重要
时间管理的重点
认清角色,确立目标,分清工作的轻重 缓急
工作排量表
哪些事情不用自己去做或干脆放弃不做? 为什么?
哪件事情有最高的优先级?为什么?
你会高兴地执行这个计划吗?为什么?
个人管理四步骤
• 确定角色 • 选择目标 • 安排进度 • 逐日调整
个人管理四步骤--确定角色
• 一、个人 • 二、丈夫/父亲 • 三、新产品经理 • 四、研究经理 • 五、人事经理 • 六、行政经理 • 七、公司董事长
个人管理四步骤--确定角色
• 一、个人发展 • 二、妻子 • 三、母亲 • 四、房地产推销员 • 五、主日学老师 • 六、交响乐团董事
个人管理四步骤--选择目标
谋杀时间的凶手
• 4.睡眠不足。
• 我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡 眠时间通常一样,但睡眠的质量并不一 致。白天压力过大,常使我们成晚睡不 着。这会使人陷入恶性循环:精力不足 ,无法完成工作,压力加大,晚上睡不 着,精力更加不足。要跳出这个循环, 首先要规划好自己的时间,提高白天工 作的效率,提高成就感,减轻压力;其 次,要有意识地进行自我心理调适,缓 解焦虑不安的心理。
用更高的速度做更多的事替代 不了做正确的事
正确地做事得到效率 做正确的事得到效果
紧急与重要
• 根据新一代个人管理理论,将耗费时间 的事务依据急迫性与重要性分为四类。
• 急迫性是指必须立即处理,比方电话铃 响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得 不放下手边工作去接听。一般说来接电 话总要优先于你的私人工作。
• 急迫之事通常都显而易见,推拖不得; 也可能较讨好、有趣,却不一定很重要 。
紧急与重要
• 重要性与目标有关,凡有价值、有利于 实现个人目标的就是要事。一般人往往 对燃眉之急立即反应,对当务之急却不 尽然,所以更需要自制力与主动精神, 急所当急。
工具:区分时间的重要性和紧迫性
I+重要性
I+ U—
高效能人士的时间管理
目录
• 第一部分 思维与习惯 • 第二部分 第四代时间管理 • 第三部分 要事为先 • 第四部分 不断更新
第一部分 思维与习惯
思维定义
• 思维是什么?
• 不是实际的事物 • 是对事物的诠释或理论 • 行为与态度的根本
成长的三个层次(依赖-独立-互利)
▪ 依赖:围绕“你”这个思维
谋杀时间的凶手
• 3.桌面杂乱。
• 研究表明,桌面杂乱的人平均每天要花一个 半钟头找东西或因此走神。一个半钟头,听 起来不可想象,但确实是这么多。这儿多花 几分钟,那么多花几分钟,嘀嘀答答,就像 漏水的水龙头的一样,积少成多,每天漏去 大把时间。效率高的人,桌面和工作间一般 是很整洁的,这样他们就给把精力集中到今 天的工作重点上,不会被触目所及杂乱无章 的东西分神,而且能很快找到所要的东西。
• 生活的各个方面达到什么程度,你才满足? • 当前生活,你如何分配自己的时间?
效果的定义
• 效果是我们对某项努力的结果的满意程度 • “事倍功半”说的是满意程度达到最低:
• 效果不好
• “事半功倍”说的是满意程度达到最高:
• 效果很好
四代时间管理理论的演进
• 第一代理论着重利用便条与备忘录,在 忙碌中调配时间与精力。
环境因素造成的时间障碍
1. 电话打断。 2. 不速之客的拜访。 3. 会议。 4. 内容不全或延误的信息。 5. 过多的文件工作。 6. 繁杂,拖拉的办事程序,过多的阅
读工作。 7. 人员不足或者人员过多。 8. 嘈杂环境导致注意力不集中。
谋杀时间的凶手
• 1.没有日程计划。
• 有没有日程计划,决定了你这一天是主动地 生活,还是被动地回应外界环境。如果你没 有规划时间,那么你对时间的使用便无效率 可言。你的时间变成一块蛋糕,谁来了都可 以分上一块,你不控制自己的时间,别人就 会来控制它。你把方向盘的操纵权让给了别 人,或者信马由缰,虽然你在努力工作不断 前进,却有可能走上了错误的方向,成天忙 忙碌碌地做些没有意义的事情,不但浪费了 时间,还浪费了精力。
不重要
紧急
不紧急
重要
偏重第一类事务,结果 • 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
紧急
不重偏重第三类事务,结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力,怪罪他人 • 人际关系浮泛,甚至破裂
不紧急
重要 紧急
偏重第四类事务,结果 • 全无责任感 • 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
个人管理四步骤--安排进度
• 经过一番规划,这张“一周行事历”中 ,居然还留有不少空白。
• 足以应付突发事件,调整工作日程,建 立人际关系,或偷得浮生半日闲。
• 由于一切都在个人掌握之中,便无须瞻 前顾后。
个人管理四步骤--逐日调整
• 每天早晨依据行事历,安排一天的大小 事务。
• 第三代理论强调的逐日计划行事,在此 可以派上用场,使事情井然有序,不致 因小失大。
• 与其着重于时间与事务的安排,不如把 重心放在维持产出与产能的平衡上。
第三部分 要事第一
要事第一(put first things first)
• 要事第一是通过独立意志的发挥,建立 以原则为重心的处事态度,进而达到有 效的自我管理。
时间管理的概念
• 时间管理的要义是“选择”
我的理想与我的现实:为什么做不 到?
‘重要’与‘紧要’之区别
重要
• 防患未然
• 改进产能
• 危机
• 建立人际关系
• 急迫的问题
• 发掘新机会
• 有期限压力的计划
• 规划、休闲
不紧急
• 繁琐的工作 • 某些信件 • 某些电话 • 浪费时间之事 • 有趣的活动
• 不速之客 • 某些电话 • 某些信件与报告 • 某些会议 • 必要而不重要的事 • 受欢迎的活动
时间的加法
• 1、善于利用等候 的时间
• 2、创造时间区
开找会东西 学习 4% 1% 6% 排队 7%
旅游 9% 电话 3% 吃饭
9% 个人卫生
10%
睡觉 31%
工作 20%
睡觉 工作 个人卫生 吃饭 电话 旅游 排队 学习 开会 找东西
• 人的平均生命是72岁 ,工作占你人生到底 有多少?
• 睡觉 21 旅游 6 • 工作 14 排队 5 • 个人卫生7 学习 4 • 吃饭 6 开会 3 • 电话 2 找东西 1
【小组讨论】你知道你身边的时间窃贼吗,找出他们!
人为因素造成的时间障碍
1. 企图做的太多 2. 安排紊乱:桌子上的东西杂乱
无章 3. 不会说:“不” 4. 缺乏自我约束能力 5. 做事经常拖延,犹豫不决 6. 工作时过多地和别人拉家常
管理因素造成的时间障碍
1. 危机管理:缺乏优先处理。 2. 缺乏目标,计划。 3. 无效的委派。 4. 员工未受训。 5. 缺乏交流或交流不清。 6. 责权混乱。 7. 缺乏控制,进展报告。 8. 不会倾听。
谋杀时间的凶手
• 2.生活失去平衡。
• 我们的生活由七个不可或缺的部分构成 :健康、家庭、金钱、知识、社交、事 业、精神。我们不需要把每天的时间均 分给它们,但要保证每一项都得到充足 的时间,维持生活的平衡。如果长期忽 视某个部分,不对它投入时间,生活就 会失衡,其他的各项将受干扰,致使我 们无法取得成功。