• 通常完成一完整任务就会有力气再做第二 件事情
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时间管理结语
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•
生活中的辛苦阻挠不了我对生活的热 爱。21. 1.2121. 1.21Th ursday , January 21, 2021
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人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。1 7:35:05 17:35:0 517:35 1/21/20 21 5:35:05 PM
20%的时间=>也就是说80%的努力是与成 果无关的
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80/20原理意示图
琐碎的 多数事物
80% 时间
重要的 少数事物
20% 时间
20% 成效
80% 成效
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目标金字塔
长程目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标
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如何列管重要计划
• 每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当 地拒绝.
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Conclusions: 时间管理架构
紧迫的事
不紧迫的事
重要的事 不重要的事
均衡
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如何提高工作效率
如何提高工作效率
1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质. 3.保持良好的体力; 养成运动的习惯 4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好
• 并不是每件事情都那么的急 • 如果我们每件事情都要实时地处理掉, 相
信我们会变得神经兮兮的 • 所以应该要有一但是时间到时 又要能提醒我们
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如何处理情绪低潮
• 每天至少完成一件事情 • 完成事情的定义
– 完整的 – 相关的 – 善后的 – 记录的文件
剑断
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执行不是一成不变的
• 合理性 Reasonable 表示用心 • 试探一下是不损伤毫发的 • 平时基本观念(Sense)的建立, 在临场应用
时最能显现效果
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执行的速度: 兵贵速战速决
• 养兵千日, 用在一时 (资源珍贵) • 时机稍纵即逝 • 将变量降至最低
• 养成速战速决的习惯 • 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成
每一块的任务 • 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完
80% 一般
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陷阱三: 事必亲躬
• 韩非子.八经
– 下君,尽已之能 – 中君,尽人之力 – 上君,尽人之智
• 诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死. • 为何事必亲躬?
– 因为怕部属取代 – 不放心部属, 不信任部属 – 要求标准过高
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陷阱四: 有求必应
• 会花太多时间, 时间不够会牺牲第二项 • 受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要 • 不好意思拒绝请托的原因
– 接纳请托比拒绝请托容易 – 担心触怒请托者 – 想要做广受爱戴之好人 – 不知如何拒绝他人之请托
不紧迫的事
重要的事 不重要的事
均衡
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花时间在计划上才是 最节省时间的作法
耗用时间 不 好
A C
D
P
好 耗用时间
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8.80/20法则1/2
• the Vital Few & the Trivial Many • 柏拉图法则 • 花最少的力气, 获得最多的效益 • 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于
可以一天做完的事,决不分成两天完成 • 每天至少完成一件事情, 特别是在工作情
绪低潮时
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“执行”的写照
• Just Do It • 奉备忘录的 To Do-Check List 如圣旨 • 行动才是企划的开始 • 把掌控着力焦点集中在计划最紧要的
20% • 执行能力锋利如倚天剑. 剑锋到处, 刀折
• 将自己短中长期的计划 依工作,个人及生活这三 个主轴一一列举出来, 并 算出每个计划的效益. ( 如下一页所示)
• 在同一个时间点进行这 三个主轴的前3个项目( 项目件数依自己能力而 定,红线的右手边)
• 有项目结束之后下一个 项目就可以往左递补
140 125
120
100
100
80
80
64
60
48
•
加强自身建设，增强个人的休养。202 1年1月 21日下 午5时3 5分21. 1.2121. 1.21
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1.工作时段分配法则
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2.每周工作性质分配法则
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先问自己以下这几个问题
1.你一天花多少时间在看 Email? 2.你进 Email 会不会看小品? 3.你看Email 的时间是连续的, 还是片断的? 4.你的Email 有没有做分类? 5.你回信时是边看边回, 还是分类后集中回
时间管理是什么?
• 时间管理就是自我管理 • 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩
效, 更富效能
– 把事情很快地做完, 叫做效率 – 把事情很快又很对地做完, 叫做效能
• 时间管理就是事前的规划或长期的计划
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人, 为何安于现状?
• 为何你我都不满意现状, 但是却安于现状
1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的
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范例: 备忘录的范例
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范例: 周计划的范例
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善用 Notes BookMark 的功能
• 连结书签 (BookMark) 的建立可以用来建 立一系列相关计划的连结
• 在Notes里头, 点一以下黄色书签即可把 该计划给打开, 并 Update
• 将三个分数相乘, 分数最高者为最优先执 行的计划
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范例: 项目评分的范例
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以 Notes 信箱管理计划的分类
• 执行力: To-Do, 记录, Routine (最重要的 部份, 下一章节再讲)
• 自我成长: Pareto, 前3个计划 • 生活: Pareto, 前3个计划 • 工作: Pareto, 前3个计划
按Ctrl+V之后就 会出现黄色书签
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善用Notes 颜色管理的功能
•红色粗体字体为重要一定完成的部份
•蓝色斜体字体为已完成的部份
•黑色字体为应执行事项 •绿色字体为 Routine Schedule
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良好工作习惯的养成
• 兵贵速战速决 • 养成做备忘录的习惯 • 可以早上做完的事,决不拖到下午完成
•
做一枚螺丝钉，那里需要那里上。21. 1.2117:35:0517 :35Jan- 2121-J an-21
•
日复一日的努力只为成就美好的明天 。17:35:0517:3 5:0517:35Thur sday , January 21, 2021
•
安全放在第一位，防微杜渐。21.1.212 1.1.211 7:35:05 17:35:0 5Janua ry 21, 2021
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时间管理的利器: to-do List
紧急的事情 1.老板今天交待 2.临时状况
重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富
备 忘 录备 忘 录
Routine Work 1.日常工作 2.定期约会
Schedule List
1.Meeting 2.行事历 3.纪念日
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Email资料夹的分类
• Reply: Private, 公务 • Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下,
Private • Project 进度 • 有空再看
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良好的时间管理来自于计划
紧迫的事
– 生米已煮成熟饭型 (老公,来不及了) – 自废武功型 (成绩已经贴出去了)
• 客户的感受 • 加速度, 势如破竹.
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兵贵速战速决的时机
• 并不是每一件事情都需要兵贵速战速决 • #1 是项目的要径任务或是一群人要等你
的决策之后方能动作 (丢球) • #2 重要事件的关键任务. 通常要完成此关
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克服1.成本/效益分析法
成本 • ... • ... • ... • ... • ... • ...
好处 • ... • ... • ... • ... • ... • ...
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克服2.思维习惯的改变
• 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它.
执行的技巧: Key Success Factor
• 灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走 (游刃有余). 分解完毕牛尚不自知已经被 解体
• 由计划阶段时即被简单勾勒出来 • 做对的事情, 并不会耗费太大的力气. 反
而做不对的事情, 才需花时间东补西补.
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Buffer 缓冲区
40
36 27
20
18 12 12
0
專專專專專專專專專專 案案案案案案案案案案 一二三四五六七八九十
140 125
120
100
100
80
80
64