应对危机、汇报事件等具有一定紧迫感需要马上回应的时候务必使用“紧急”等字眼
2
0
公司内部邮件发送规则
项目 发件 规则 ・收件人、抄送、暗送对象人数要尽可能少。 ・原则上一个事项一封邮件。 ・每行争取控制在35个文字内。 ・公司内部邮件尽可能少用敬语和寒暄语。 ・需要回复时务必明确表示。（标明回复期限） ・回复、转发邮件时注意更改邮件标题。 ・转发时未经原发件人许可请勿更改邮件内容。 ・回复、转发邮件时留意收件人要尽可能少。 ・密件未经许可不能转发。 ・根据内容在标题上标明“保”字样。 ・需要设置邮件内容不可复制时要预先设置好。 ・包含密码的邮件请不要在同一封邮件中发送账号和密码。 ・不要使用他人的姓名地址发送邮件。
使用公司内部邮件系统时请注意以下事项。 ◎发邮件时务必再次确认收件人、抄送、暗送对象。 收件地址较多以及使用暗送功能时尤其需要注意。 ◎邮件标题要在一定程度上反映邮件正文内容。 比如：【联络】（会议） ○○会议召开一事 【汇报】（面谈） 与△△公司□□人面谈一事 ◎邮件正文采用分条罗列之类的方式使要点明晰，达到邮件简单明了的要求。 ◎大容量（1MB以上）附件要视必要与否添加。 可以依照收信人的要求直接发送，或者采用分割、压缩、链接等方式。 ◎收到邮件后要争取尽快回复。 在发邮件时可以在标题上标明“请回复”之类的要求。 答复邮件需要一定时间的，务必先告知情况以让对方了解。 ◎在回复邮件中包含历史邮件内容的时候，尽量只保留相关内容及附件。
正文
收信 回复
安全
1
说明邮件内容目的的用词实例
标题用词 联络】 【联络】 【 介 绍】 【 委 托】 【 提 醒】 【 询 问】 【 参 考】 【 汇 报】 【 回 复】 正文要旨 在通告信息等内容时使用。急需要马上告知等场合可以使用 【紧急联络】。 在通告原委、状况等内容时使用。会议、活动等的介绍。 请求他人处理事情或者要求他人采取相应措施时使用。一定需 要对方回复时加注“请回复” 。 需要提请对方注意时使用。提醒注意并采取行动之类的场合。 向对方询问事情的时候使用。 在提供参考消息实使用。通常是对作出判断时具有参考价值的 信息。 针对自己承担的任务汇报经过、结果等内容时使用。 回答问题、别人委托的事项、询问的内容等情况时使用。