浅谈以传真形式签订合同的法律风险及防范

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合同管理加入时间：2012-05-10 10:04:08来源：中铁十五局第六工程公司点击：71

由于传真具有方便、快捷的特点，因而逐渐成为企业之间签订合同的重要方式。俗话说：“鱼和熊掌不可兼得”，凡事有利必有弊，我们在享受传真带来的便利的同时，也不得不承受其有可能产生的法律风险。既然存在风险，我们就应该注意加强防范。下面结合我公司作为建筑施工企业的行业性质，就如何防范以传真形式签订合同过程中存在的法律风险谈几点认识和体会。

一、正视以传真形式签订合同的法律风险的存在

近几年，为了扩大内需，进行产业结构调整，国家也鼓励民营资本进入建筑领域，参与行业竞争，这就改变了以往国企在铁路、市政、能源、社会事业等领域专属的局面。我公司作为大型国有建筑施工企业，要在竞争日益激烈的建筑市场中求生存、谋发展、创效益就不可避免地要与之相关的国有企业、民营企业以及自然人进行合作，共同参与市场竞争。有合作就要签合同，为了提高签约效率，在工程承包、劳务分包、材料采购、贷款担保、货运运输，设备与房屋租赁等生产经营过程中，我公司与客户之间的大部分合同及往来函件是直接以传真的形式传递的。这种交易习惯不但容易导致多次回传后字迹变模糊；而且传真机发出或接收传真的时间也容易出错；也增加了因一方故意或过失促成合同或延误签订合同的可能性，同时及时确认合同生效时间的难度也相应增加。另外，传真机上的记录只能显示发过几页，并不会留下传真的具体内容，万一双方发生纠纷对簿公堂，有些重要的往来函件，是可以作为证据使用的，但是往往由于证明不了传真的具体内容，导致法律上“举证不能”，极有可能因此败诉。所以，探讨一下以传真签订合同存在的法律风险以及如何防范是很有必要的。

二、传真件存在的法律风险

1、保留时间短

实践中收发传真的纸张一般有三种：热敏纸、喷墨打印纸和激光打印纸，其中热敏纸的保存时间最短，一般3个月到1年，而且怕高温；喷墨机打印的纸张保存实践一般为2至3年，但怕湿度高；激光打印纸保存时间更长一些长（我公司所用的一般是这类纸张）。可见传真件随着时间的推移或周围环境的变化存在字迹模糊不清、无法辨认的风险，从而影响其作为证据使用时的证明力。

2、对原件的认定不统一

公司法实践中大多数人认为：传真件为拟制原件，不属于真正意义上的原件，故不能单独作为认定案件事实的证据。也有少部分人认为：原件为最后盖章方手持盖红章的文本。即使持这种观点，当最后接收传真方持接收到的传真合同到法院主张合同权利时，如果发送方否认发过传真或否认传真件内容的，接收方仅有传真合同的情况下其主张也很难得到法院支持。

3、查询电信记录难度较大

虽然到电信企业查询传真记录可以核实传真的收发情况，但目前却受以下因素的制约：（1）通常电信企业不接受当事人的查询，即使有律师出面也不例外，这样需要法院去查询，

而有的法官认为这不属于法院依职权取证的范围，不愿意去查询。（2）即使法院去查询，电信企业通常也以“内部规定”为由只提供最近1年的传真记录，并且要求出示有详细的收发时间及收发号码的传真件（实际上发出方的传真机可设定隐藏号码使传真件不显示传真发出号码）。（3）无法区分查询到的是传真记录还是使用传真机电话的通话记录，且所能查询到的也只是传真记录，并不反映传真内容。

4、传真件与复印件极其相似且容易造假

传真机的基本工作原理是通过扫描装置读取原稿上的影像点并转换为数字形式，再压缩调制为声频类比信号由电信交换网传到接收端，然后解调解码扩展后显像。严格地说，收到的传真件只是原稿的复印件。因此使用传真机自带的复印功能，通过设定传真号码及时间可以任意制作传真件。曾有当事人当庭演示伪造传真件的操作过程，以此否认自己向对方发过有关传真，如果是将收到的传真经复印篡改后形成复印件，其内容更是与原稿大相径庭。试想在短短的一个月左右的举证期限内，要鉴定出传真件本身的真伪，以现有的文检技术是很难实现的。可见，传真件很容易被伪造而且伪造后很难鉴定。

三、对传真件的风险防范措施

在实际工作中由于传真件存在的以上法律风险引起的纠纷时有发生，实务操作中有以下方法可以借鉴，来防范上述风险。

1、尽量不用且慎用传真方式签订合同。涉及公司重大事项的重大经营合同必须使用书面合同书的方式签订，对情况紧急需以传真签订的合同，最好及时采取证据补强的措施。

2、及时采取强化或补救措施。以传真方式签订合同，紧急情形消失后，应及时就传真内容补签书面的确认书，或直接在原传真件上重新签名盖章，变传真件为真正的原件。确保双方传真机时间、日期显示准确，避免收发时间显示错误使传真件内容与待证明的事实相冲突。

3、建立合同档案管理制度。建立专门的合同档案，分部门、按时间将合同建档管理。妥善保管与合同有关的其他资料，出现纠纷时将其它证据作为传真件的补强证据提供给法院，当各个证据之间能够相互印证并形成证据链时，要证明的事实也就可以验证了。

4、建立传真收发登记制度。增强以传真方式签订合同或发送函件的客观可信性，这样在有其他证据佐证的情况下更能说明传真的真实性。传真件字迹及签章不得模糊不清，严禁随意在公司传真机上发送传真。