第一章系统概述一．系统概述档案是人类实践活动的原始记录，是丰富的信息资源。

伴随人类实践活动的发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体的一门学科，在当今起着越来越重要的作用。

随着科学技术和社会经济的发展，计算机管理系统作为一种现代化的管理工具被广泛应用于生产和管理的各个部门。

而档案传统的手工操作管理已经严重阻碍了档案工作的进一步发展，使用计算机管理系统已经是档案管理发展的必然趋势。

我们通过与档案工作人员广泛配合，对档案工作进行了长期深入的了解和详细分析后，经过不断的探索和完善，开发出综合档案管理的“南天档案计算机管理信息系统”。

它利用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行了有效地管理，大大地提高了档案工作的效率和质量。

“南天档案计算机管理信息系统”按照国家《档案著录规则》、《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《归档文件整理规则》、《计算机软件开发规范》、《计算机软件产品开发文件编制指南》等技术规范和标准进行开发。

符合档案管理的要求，适用于各大、中、小型档案馆、各行业的综合档案科（室）。

二．系统特点1.全中文界面设计，界面友好，操作简单，易学易用；2.数据保密性和安全性高；3.数据著录和收集效率高；4.主题词和分类码内容丰富，计算机自动辅助标引；5.文件自动归档，实现文档一体化；6.自动生成符合国标的各种目录表格；7.自定义报表生成器，自定义界面；8.支持模糊查询、多级查询；查询方便迅速；9.良好扩展性、可升级性和数据的可移植性；10.跟踪最新的档案发展变化，适时进行改进提高，适应新的要求。

三．系统功能南天档案计算机管理信息系统共有八大模块，分别是：收发文、数据整理、检索查询、借阅利用、档案编目、统计报表、数据管理、系统维护。

1. 收发文模块实现日常的收发文登记入库。

在登记入库完成后，可对已登记入库的文件进行查询、修改；对文件进行整理、归档后可以迁移到档案库，实现文档的一体化；以及对不需归档的文件进行销毁处理并能打印出相对应的表格。

2.数据整理模块实现文件材料经过整理、归档后形成的档案进行著录工作，著录中可以关联档案的原文，原文类型可以是图片文件、WPS文件、WORD 文件、AVI文件、MP3文件等等。

在著录过程中系统提供逻辑错误提示，如档号不能重号、件号不能出现0、小数、负数及英文字母等。

在著录完成后，可对已著录的档案进行修改。

使系统自动标引主题词和分类号，减轻著录人员的工作量。

对到期的档案进行销毁处理，对档案的保管期限和密级进行降级处理。

3.检索查询模块实现对已著录的档案进行快速查询，支持模糊查询和二级查询，即不必要知道被查数据的完整信息，只需要知道部分信息即可，还可以在上一次查询结果中再查询，缩小查询范围，得到更精确的结果。

4.借阅利用模块是档案馆对外的窗口，实现利用人资料、手续、利用情况的管理。

可进行利用业务的办理，包括借阅、归还、续借、催还、调卷，对利用情况进行查询、统计等。

5.档案编目模块实现对各种档案信息（案卷级、文件级）编制各种目录并以多种格式打印输出。

目录形式为：案卷目录、卷内目录、归档文件目录，备考表等。

根据用户利用的需要，提供专业模板文件，辅助用户撰写编研材料。

提供报表生成器，根据用户的需求自定义设计新报表。

6.统计报表模块实现对已著录的档案信息、全宗信息按不同条件进行统计，并打印输出相关统计报表。

7.数据管理模块实现数据的备份、恢复以及数据的批量导入、导出，进行档案的移交、接收管理等功能。

8.系统维护模块实现对系统辅助字典进行初始化、建立登录和操作日志，添加、删除、修改用户，设置用户权限。

还可按用户习惯设定操作界面。

四．系统运行环境：软件环境:在 Windows9x及Windows2000 、WindowsXP、WindowsNT 等环境下运行。

硬件环境:1．计算机：① Pentium II 233MHzCPU或更高；② 32MB内存或更高；③ 200MB硬盘空间或更高；④光驱；⑤ VGA彩显；⑥建议显示分辨率设为800X600或1024X768；2．软件加密狗；3．外设（如打印机、扫描仪等）。

第二章系统安装一．硬件安装在计算机关闭的状态下，将本系统的软件加密狗插到计算机并行口上。

如果需要连接打印机，再将打印机数据电缆的并口端插到加密狗上即可。

若需要安装其他外设，请做相应硬件连接。

（详细操作请参见附录-1）启动计算机做相应外设的软件安装及设置。

二．软件安装将本系统软件光盘放入你的计算机光驱中，光驱将会自动运行安装程序（若你的光驱不支持自动运行，则运行光盘根目录中的Setup.exe文件），出现下面的安装界面：点击【下一步】按钮，出现界面：选择【我同意该许可协议的条款】，然后点击【下一步】按钮，出现界面：设置名称和公司后，点击【下一步】按钮，出现界面：在此界面中，让你选择系统的安装路径，一般可以使用缺省的安装路径（c:\nantian\archives）即可，不必修改。

如果要修改的话，可点击界面上的【更改】按钮，来进行安装路径的更改。

安装路径选择好后，点击【下一步】按钮，出现界面：选择在开始菜单中的快捷方式名称和位置，然后点击【下一步】按钮，出现界面：查看安装的信息，如果需要更改，可点击【上一步】按钮，返回上一界面进行修改，如果不需要更改，则点击【下一步】按钮，开始安装系统：并显示：如果要建立桌面快捷方式，则直接点击【下一步】按钮；如果不建立桌面快捷方式，则点击方框中的勾，将勾去掉，使其变为状态，再点击【下一步】按钮，出现界面：点击【完成】按钮，系统完成安装并自动退出，返回到桌面，至此软件安装过程完成，请取出光盘。

第三章系统启动在Windows系统【开始】菜单中选择：程序->南天档案管理系统->南天档案，即可启动本系统，如果在桌面上建立了快捷方式的话，直接运行桌面的快捷方式，即可启动本系统。

一. 系统登录为了保证数据的安全性，每次在进入系统以前用户需提供用户名及密码，如果用户名或密码不正确则不允许进入系统（密码最小长度为8个字符（4个汉字），最大长度为16个字符（8个汉字））。

登录主界面如下：在初次使用本系统时，系统的默认的用户名和密码如下：用户名：管理员密码： 12345678用户可以在系统维护中的【用户管理】模块中对默认值进行修改。

如果你要对用户名或密码进行修改，请你一定要记住修改后的用户名和密码。

进入系统后，整个应用的主界面如下：此界面是本系统的主界面，只要点击相应的模块图片即可进入相对应的模块操作菜单，点击菜单就可进入相关操作界面。

二．使用约定为了能快速、方便地使用好本系统，了解以下系统使用约定将有很大帮助。

1. 本系统中的所有功能都是针对主界面中的每个功能模块来进行说明的，点击模块图片，即可进入相应模块菜单。

2. 如果是第一次使用本系统，必须在【系统维护】模块中的【辅助字典】中做以下的初始化工作：①设置单位名称②设置本单位的全宗信息③设置类别（问题/机构）以上信息为必须维护项目，其他信息可以根据具体使用情况进行选择性维护。

3. 在进行文件登记或档案著录时，蓝色字的数据项为必须输入数据项，即一定要有数据输入；黑色字的数据项可根据具体情况进行输入。

4.著录时按回车键可以使光标跳到下一个数据项，实现和Tab键相同的功能，当光标跳到最后一个数据项时，再按回车键，数据自动保存。

5. 在档案著录时,文件字号的格式必须按以下的格式输入，不然在以后的表格打印时不规范。

格式如：云办发(2002)第1号或云办发(2002)1号云办发〔2002〕第1号或云办发〔2002〕1号其中：()是半角状态下的小括号，即在输入英文状态下的形式。

〔〕是六角的方括号，注意不是[]。

6. 在档案著录时,档号会自动生成，不需要手工进行输入。

7. 原文管理原文管理的主要功能是关联档案的原文，存入数据库，并对档案原文进行管理。

原文类型可以是图片文件、WPS文件、WORD文件、AVI 文件等等，在配有扫描仪的计算机上，也可以直接对文件进行扫描。

原文管理的界面如下：操作说明如下：⑴增加：若要增加一个文件，点击该按钮后打开如下界面：在该对话框中选中你要增加的文件，然后点击【打开】按钮即可增加一个文件。

⑵扫描：在配有扫描仪的计算机上对文件原文进行扫描。

⑶左移：改变所选中文件的顺序，把所选中文件左移一个位置。

⑷右移：改变所选中文件的顺序，把所选中文件右移一个位置⑸删除：删除所选中的文件⑹改名：对所选中文件进行改名。

选中要改名的文件，点击【改名】按钮后，选中文件下方的文字将会变成可编辑状态，这时可输入新的文件名。

⑺保存：保存对原文所进行的操作（增加、删除、改名等）。

并将原文存入数据库。

⑻打开：打开文件，查看文件原文信息。

选中要打开的文件，点击【打开】按钮，或者直接用鼠标双击要打开的文件，都可以打开文件。

如果选中的文件有默认打开方式，则系统以默认方式打开文件，如果选中的文件没有默认打开方式，则系统提示选择打开该文件的应用程序，如下：在该对话框中选中要用来打开所选文件的应用程序，然后点击【打开】按钮即可打开文件。

⑼属性：打开并查看所选文件的属性窗口。

⑽帮助：打开原文管理的帮助信息。

⑾返回：关闭原文管理窗口。

⑿单击鼠标右键，可以打开原文管理快捷菜单，快捷菜单中含有以上所有的按钮操作。

8. 所有的查询条件之间的关系是“与”（并且）的关系。

查询结果应满足你设定的条件范围。

9. 系统中所有的查询都支持模糊查询和二级查询。

不需要知道被查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查询题名里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的题名处输入“任免”两个字，或者在查询窗口中的题名首字母处输入“RM”，（汉字任免的声母组合）就可以把题名中所有含有“任免”的文件查找出来。

如果查询时在查询窗口中的题名处输入“任免通知”，或在题名首字母处输入“RMTZ”,（汉字任免和通知的声母组合）则查询出含有“任免”和“通知”的文件，“任免”和“通知”不分先后顺序。

10. 本系统出厂前经过了严格的杀毒检验，但为了防止用户使用其他软件时带来其他病毒，建议用户在所使用的计算机上安装经过公安部认可的杀毒软件，如瑞星、金山毒霸、诺顿等杀毒软件。

11. 帮助系统在使用系统过程中，点击【帮助】按钮，或者按下键盘上的F1键，可以打开帮助信息。

帮助信息对使用系统做了详细介绍。

第四章收发文收发文模块实现了收、发文登记，文件查询、修改、归档、销毁等日常文件管理工作的计算机化。

一．收文登记收文登记主要完成收文信息的录入。

是本单位收到的从上级机关及其他单位发送来的文件登记工作。

文件的录入是计算机管理文件的开始，是必要途径，是计算机辅助文件管理的基础。

收文登记的主界面如下：登记时蓝色字的数据项是必须输入项。