合同文档管理规定

1 目的

为对合同类文档实施科学的管理，确保各类合同及档案的安全预防未经授权的复制等风险的发生，特制定此文件。

2 范围

本程序适用于各类合同及档案。

3 相关文件

文件资料管理程序

4 职责

4.1 文档管理员负责对DXC所有合同类文档的管理。

4.2 其他相关合同、文书的管理由各区域内负责人指定专人负责收集并递交给文档管理员。

4.3 合同承办人的主要职责

4.3.1 负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料。

4.3.2 具体负责所承办合同文本的起草。

4.3.3 严格按照规定的程序完成合同的审批手续。

4.3.4 负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，需报总经理审核同意。

4.3.5 负责将签订好的合同报送给文档管理员进行归档。

5 程序

5.1 文书档案收集

5.1.1 文件材料的归档范围包括：

5.1.1.1 重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导的讲话纪要、典型发言纪要、会议记录等。

5.1.1.2 DXC对外的正式发文与有关公司来往的文书。

5.1.1.3 上级机关发来的与DXC有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

5.1.1.4 DXC的请示与上级机关的批复。

5.1.1.5 DXC主要职能活动的报告、总结。

5.1.1.6 DXC各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

5.1.1.7 DXC与有关公司签订的合同、协议书等文件材料。

5.1.1.8 DXC员工劳动、工资、福利方面的文件材料。

5.1.1.9 DXC的历史沿革、打事迹及反应DXC重要活动的简报、照片、录音、录像等。

5.2 文件材料管理

5.2.1 采用保管期限—年度—组织机构分类法，将文件区分保管期限、年度由文档管理员集中排放在一起登记保存。

5.2.2 归档文件以“件”为整理单位，即进行文件整理。由各区域负责人指定专人进行整理，一般以每份为一件，如原件与复制件，正文与附件，转发与被转发、来文与复文为一件、报表、名册、图册各自为一件。

5.2.3 归档文件分年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准，来确定文件所属年度。组合为一件的日期，应以装订排列在前面的文件的日期为准。5.2.4文件材料的件号在分类方案最低一级类目内按文件材料时间的顺序排列。按文件材料的排列顺序编制，件号流水编排。