员工合同的管理方法
员工合同管理是很多人力资源管理者需要了解的内容然而大部分的管理者不知道管理员工合同下面为您精心推荐了员工合同管理技巧希望对您有所帮助
1、明确合同管理责任确立一个明确进行整体合同管理的部门对合同签立意向对照制度进行校核与分类协调法律、财务、采购、工程等业务部门对合同开展评审以及报送领导签字等流程性工作整理和归档合同资料跟进合同执行情况对于合同更变产生的重大风险需提前预警协调法律财务等业务部门对更变造成的影响进行评估
2、合同签立的格式和内容规定合同签立必须要有的格式比如部首部分必须要有合同签立的时间、甲乙方全称和签约地点信息合同正文同包括合同的执行内容验收或者交付方式和付款方式(验收或者付款都具有阶段性)产品保质期、质量保证及保修范围等双方协作条款相关费用发生的承担责任押金、违约责任等合同结尾必须有双方合同专用章严禁使用财务章或者业务章注明合同有效期限
3、明确合同分类由于企业资源有限但日常经济业务发生的合同签立种类繁多鉴于重要性原则需要对合同进行分类(按照金额比如几百万以上合同定义为重大合同以下为一般合同;按照合同性质比如设备采购合同和材料采购合同)实务中企业倾向于按照合同金额对合同的重要层次进行分级管理
4、合同的审批流和权限管理合同的分类决定了合同的审批权限对于低级别的合同(低金额)加快流程投入少量管理资源只需要采购
部门提起申请分管领导、财务和法务给予合同条款的审批即可甚至不需要合同管理部门介入对于一般性合同(金额不高)除了低级别合同的审批流之外需要合同管理部门介入协同法务财务和业务部门开展评审会和组织供应商竞标同时需要签批到更高一级领导合同管理部门对此类合同进行后续执行跟踪和登记对于重大合同(大金额)由于重大合同的签立涉及的是企业战略层面的问题因此需要尽量谨慎除了包含一般合同所需的审批流在提请采购前需要做相应的战略分析(包括财务层面的现金回收分析)以战略分析报告为依据对供应商进行选择和竞标合同的签立需要财务和法务给予相应的风险收益分析报告在审批流程上申报者董事会签批合同管理部门需要协调多方资源并且对重大合同做严格管理登记和执行跟踪涉及合同生命周期较长的重大合同途中还会有变更因此需要对合同变更造成的风险进行再评估重新走合同变更流程
5、合同履行与变更解除
对合同的履行情况进行跟踪财务按照合同订立条件进行付款合同管理部门需要对合同履约情况和付款情况进行一一登记对于对方未能履约或者违约需要及时通报法务部门对签立的合同进行统一内部编码整理合同相关的资料比如技术图、施工图等保证合同资料的完整性合同变更需及时通知到法务、财务和领导层及时处理变更事务变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求挂号寄发或由对方签收挂号或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理部门保管变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有
同样法律效力纳入合同管理范围合同相关资料需要按照管理需求复
印多分分发给财务、法务等部门
3.2合同订立前管理
从合同管理周期看合同管理的中心在于合同订立前管理占据50%合同审批和签立20%合同文档管理及执行跟踪30%合同订立前管理明确合同订立的目的、方式、原则、战略性审查、供应商选择、合同条款拟定、风险评估等主要内容这其中许多内容超脱于合同本身但决定了后期合同的拟定内容、审批流程、签立和执行履约
1、明确合同订立目的战略性审查合同签立主要是为了完成某种目的为什么要买是否有必要买明确这点很重要一般对于重大采购基
本上都会实现进行采购评审会评审采购的必要性和风险收益成本财
务需要给出财务审批的测算报告明确风险收益成本战略部门需要给
出做相应物资采购的必要性法务要给出必要的法律风险综合评估后
由领导签批决定具体采购的物资明细、成本费用预算、质量要求及该采购需要达到的效果战略方面的分析需要考虑整体市场和业务的情
况比如是否在价格较低的情况下集中购入某种材料保值比如是否投
资大笔资金采购相应的生产设备以完成公司的战略目标(这种目标往往在财务上风险较高)
2、供应商竞标和选择这是采购管理体系中非常重要的一环供应商的选择需要综合考评供应商的财务能力、技术水平、供应能力、信用情况和运营情况等从合同角度而言选择不同的供应商对合同条款
的影响最大比如选择市场地位较高、甚至说处于行业垄断地位的大供
应商那我方谈判的话语权会比较弱势基本上此类供应商很难接受较
长的付款周期和低廉的采购价格(甚至对于强势供应商甚至会要求全额预付和70%预付的条款对我方会造成较大的风险)行业垄断型的供应商基本都有保底利润一旦对方报价低于此就不会合作龙头型企业
的供应商一般运营水平和信用等级较高违约风险较小当然选择一般
或者小型的供应商可以有更多的话语权争取对我方有利的价格和付
款方式但在技术水平和履约能力方面需要更多的评估对方的违约风
险也较大
3、合同风险评估这点很关键风险评估是对前期合同意向、战略审查、财务成本以及供应商选择的进一步考量风险评估是多方面的：可预计付出成本的评估合同造成的衍生成本的估计由于合同的过长
生命周期和复杂条款造成的风险(例如未来市场和汇率的变动经济政策的变动等尤其是政策变化时双方的履约能力都需要再评估)
4、合同拟定订立经济合同必须遵守国家的法律法规贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则拟定合同也遵循此原则但更多加入我方的意愿(比如付款方式、验收交付方式和质量保证上)与供应商确立基本意向后就可以开展合同拟定工作按照合同管理制度的规定格式
和方式拟定合同基本原则如下：建立合同要注意合同整体的拟定策略明确本身的需求量化服务的水平和需达到的质量要求实际可付出的
成本可接受的付款方式和付款条件评估附加合同的附加条款和衍生
风险等对于战略性的采购合作还应考虑市场方面的影响从国外的合
同管理方案来看国外企业还会实行服务级别条款(SLA)以实现服务的