如何做好秘书工作2013年6月一、正确认识秘书工作（一）秘书工作的地位与作用在任何系统高效有序运转的过程中，都有大量的决策、指令下达，大量的情况上报，大量的信息反馈，秘书工作就在其中起到枢纽作用。

秘书工作具有单位的门面、领导的参谋助手和信息耳目的作用。

（二）秘书工作的特点1、服务性为本单位领导服务，为上级、同级和下级机关服务，为群众服务。

2、政治性秘书工作是为领导活动提供服务的，经常接触各级领导，接触大量工作秘密、文件、会议，要求秘书人员具有很强的政治头脑和保密意识。

3、事务性秘书人员要充分认识秘书工作的意义，不畏繁杂、琐碎，认真踏实做好每件工作。

只有做好事务工作，才能使单位内部秩序井然，对外渠道畅通；只有做好事务工作，才能使领导从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效的开展工作。

（三）秘书工作的职能1、执行决策职能服从领导决定；把领导决定落实下去；及时收集、反映各级部门在贯彻执行领导决策中的情况和问题等。

2、事务承办职能既要为领导服务，又要为部门和群众服务，发挥承上启下、上下沟通的桥梁作用。

领导交办、布置的事务应按照认真完成，各部门和基层向领导请示、汇报的事项及时呈转。

3、参与决策职能秘书工作参与决策，可以从两个方面理解：一是重要部门或大单位，因工作需要设秘书长、副秘书长。

他们作为秘书工作的负责人，一般都是领导班子成员，直接参与机关领导决策活动。

二是秘书要为领导决策当好参谋，承办决策事务，间接参与决策。

（四）领导秘书的工作任务1、管理文件对文件进行科学登记分类；熟悉重要文件内容；根据领导分工，保存好相关领域的文件备查。

2、安排活动安排活动有几个层次：首先是日常活动，如开会等，其次是特殊活动，如调研、约谈、会见等。

各类安排要张弛有度，衔接合理，目的是提高领导的工作效率，使领导劳逸结合不致疲于奔命。

3、对外联络领导很多事情需要秘书去联络。

如领导与领导之间，领导与其他秘书人员之间，领导与单位之间，领导与群众之间，很多联系都需要秘书去做桥梁。

4、参谋咨询秘书应是领导的信息采集器。

秘书要多看文件、听会、听汇报、搞调研，多收集信息，成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源，并根据需要发挥参谋咨询的作用。

5、起草文稿起草领导参加相关会议、活动的讲话稿、发言稿。

对领导召集的相关会议进行记录、整理。

6、处理事务包括工作事务和生活事务等。

二、秘书如何提高办事效率（一）有备而来1、身上准备两支以上的签字笔；2、办公用品（笔、墨水、纸、胶水、剪刀、计算器等）集中存放，消耗品随缺随补，用完后放回原处；3、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处钥匙准备两把，一把放在固定的地方，一把带在身上，办公用钥匙和家庭钥匙不要混放；4、备好常用的电话号码、文件、制度、地图、字典、交通信息等；5、去外地出差要准备好身份证、雨伞、洗漱用品等必需品。

（二）点滴记事1、随时记录随身携带一个小本子，把重要的事情记下来。

主要有：当天领导的主要活动；本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或反映的情况；自己想到的事情和对工作的想法等。

把事情记下来以后，经常翻一翻，急事马上办，一般的事列入计划办，领导安排的事，办完及时报告，这样工作就不容易遗忘了。

对于开会、接待等时间要求很严格的事情或者很久以后才需要办的事，可以利用手机的定时提醒功能，防止误事。

2、朝思暮想晚上睡觉前，把一天所见、所闻、所干，过一遍“电影”，想一想：今天要办的事办完没有，还有什么不周的地方明天要补办，还有什么事情今天没办明天要办，明天要新办什么事情等。

早上起床或上班前，把今天要办的事、昨天遗留的事想一下，特别对重要的事和时间性较强的事，如几点开会，几点接人，领导几点参加什么活动等，在脑子里过一下，排一下计划，一般就不会忘事了。

3、严格程序办公室里很多工作都有相应的制度和工作程序规定，我们在办理时，一定要严格遵守。

对于没有明确规定工作程序的工作，要认真总结、分析，制定规范、切实可行的工作程序，并严格执行。

乘车时，程序要求系安全带，可能一辈子系几千次都用不上，但如果用上，就是性命攸关的事。

（三）做好小事和细节1、正确认识做好小事和细节的意义海尔张瑞敏说“什么是不简单，把每一件简单的事都做好就是不简单；什么是不平凡，能把每一件平凡的事都做好就是不平凡。

”对于秘书工作来说，这些道理尤为重要。

秘书工作是辅助性、服务性的工作，大量的事情都是平凡而琐碎的，即便是一件很具体的事，也往往需要向领导请示报告。

这些小事做好了，工作正常运转，别人甚至感觉不到，因为这些事情往往都是在幕后、在台下做的。

而一旦忽略了某些“小事”，缺往往导致“惊天动地”的大事，给事业造成损失。

所有的细节问题，仅仅是事物的表现形式，深入探究，所有细节问题的根本是素质问题。

2、不要犯“我以为”错误在工作中我们常常犯这样的错误，那就是“我以为”。

我们常常“我以为”，结果却“并非如此”。

等到明白以后，却为时已晚，或浪费了机会，或浪费了时间，重重要的是导致工作衔接无法到位。

所以一些工作安排印成纸质资料，发到每个人手里，使责任明确清除，事后评价、追究、考核等就有了依据。

3、上传下达不失误向领导、同事或者客人汇报、交办或者介绍情况时，要声音洪亮、清晰，把背景交代清楚，简明扼要地把情况说明白，如果书面表达，要把字写工整，不用繁体字、生僻字。

工作中很多小事没必要写在纸上，但应让接受指令的人重复一遍，避免衔接误差。

比如，秘书为领导买一张机票，秘书听明白后，必须再复述一遍：“买一张3月1号，从临沂飞北京的机票。

”这样可以避免机票日期不对、地点不对等错误。

三、秘书如何高效利用时间（一）只做最重要的事每天早晨把自己需要做的事情按照紧急、重要程度依次写在笔记本上，然后从最重要、紧急的事情开始做，做完一件事后，要及时从笔记本上销号。

（二）列出远期计划“凡事预则立，不预则废”，在繁杂的事务性工作中，提出一些长期目标，并列出可行的计划，认真执行。

（三）该出手时要出手要学会拒绝一些无谓浪费时间的事情，保证自己拥有足够的时间。

（四）避免突发事件突发事件会干扰甚至中断你当前的工作，极大地浪费时间，所以要尽量避免突发事件。

比如，你着急去政府办拿文件，结果因为匆忙崴了脚，文件没拿成，还严重耽误工作。

（五）改掉懒惰、拖拉的毛病懒惰、拖拉是高效利用时间的天敌，可以轻易的浪费掉大量的时间。

接到工作任务后，就要立即着手行动，如果不允许立即行动，也要确定明确的行动时间，并做好提醒。

如果只是简单的考虑事情不紧急而想过几天再做的话，十有八九要耽误。

（六）掌握自己的东西放在什么地方定期清理自己的抽屉、橱子，把没用的东西扔掉，把有用的东西分类放好，在需要的时候，保证很快找到想找的东西。

在电脑里建立规则的文件夹，在文件命名时加上时间，都可以大大减少查找文件的时间。

四、当好参谋助手（一）明确参谋角色一般来说，秘书作为下级，对于领导的错误和失误往往看得比较准确，认识比较深刻。

所以秘书向领导提出忠告，对于领导认识和改正错误，中止和克服正在发展的错误，警惕和防止可能出现的错误，都具有重要的作用。

一个出色的秘书，不仅表现为对领导言听计从，认真执行他们的指示，努力完成领导交办的任务，而且表现为善当参谋助手，给领导出主意、提建议、想办法。

在领导决策、指示不符合变化了的实际情况时，能通过巧妙的建议和忠告，使领导改变初衷，重新作出符合实际的决策。

（二）把握参谋时机和方法领导往往是临近决策或遇到复杂问题难以作出决断时，才需要建议和意见，因此向领导提问题和建议要善于审时度势，特别是当认为领导的决策、指示不正确或不完善时，一般不要直接反对。

可以利用领导征求意见的时机，诚恳地提出自己的见解，达到启发领导思维灵感的目的；也可以选择在领导情绪稳定或较好时，将意见变通成问题向领导提出来，而且要一并将可能产生的后果阐述清楚。

特别对领导事先没有掌握的情况和考虑不周之处，要“借题发挥”，“渲染”效果，让领导作出更合适的决策。

（三）向领导请示的五个关键1、关键的事情领导主管范围内的事情，涉及其他领导与部门的事，需要其他部门领导决定或出面的事情，涉及全局、影响面大的事情。

2、关键的地方关键的地方是指在工作中任何环节中关键的地方，必须由领导决定的地方。

如召开一个重要的会议，哪些部门领导参加，何时何地开，以及议程安排等。

3、关键的时刻把握好请示工作的火候，该请示的时候毫不拖延；不该请示或不必请示的，则应等待机会，或自己灵活解决。

4、关键的原因向领导请示问题，必须提前做好各方面的准备。

如问题的来龙去脉，请示领导的关键理由，以及对问题如何解决的建设性意见等。

5、关键的方式秘书作为下级，请示领导的方式是多种多样的，但方式不同，请示的效果也不一样。

有的事情可以电话请示；有的事情就必须当面请示；还有的事情需要书面请示，以表示问题的严肃性。

五、做好信访、接待工作（一）接待来访客人在日常工作中，会遇到很多来访的客人，这些人身份不同、目的也不同，在工作中要认真区别对待。

对于来办事的人员，要热情接待，认真办理。

对于来找领导的人员，要问清楚来人的身份、目的，与领导的关系后再做区处，不可直接带其见领导。

不可轻信来人自称与领导之间的亲戚、朋友关系，未经批准不可替领导代收物品。

（二）办理群众来信收到群众来信后，认真做好接收、阅信、登记、呈阅等工作。

领导作出批示后，要及时转交督考办或有关单位处理，并及时催要结果。

（三）接待群众来访1、集体访群体访具有上访人员多，诉求较难解决，情绪一般较激烈等特点。

接待时要热情、和气，不可与其争论，用引导的方式问明上访原因，联系相关部门接访。

2、个体访个体访可以分为新发信访案件和信访积案两种。

新发信访案件往往诉求比较迫切，时间要求比较紧急，需要弄清原因，转到相关部门处理。

信访积案一般比较复杂、棘手，有的具有深层次的历史原因，上访老户一般情绪比较激烈，要求面见主要领导或分管县领导。

要引导、化解其激烈情绪，通知信访或有关部门接访，一般不得让其面见领导。

对于接待上访人员，我们只需简单了解上访人员的籍贯、上访原因及诉求即可，一般不要与其讨论详情，也不可轻易发表看法或见解，以免被抓住漏洞陷入被动。

六、高效组织会议（一）会前准备工作1、确定会议名称、时间、地点2、确定会议筹备机构和筹备人员召开大中型会议需要组织专门班子进行筹备，一般会议筹备机构也是会议期间的工作机构，大多称为秘书处或会务处。

一般下设会务组、材料组、组织组、宣传组、生活组、保卫组等。

这些小组在大会秘书长或秘书处的领导下分工负责、密切配合，共同承担会议的组织服务工作。

3、安排议题的原则和方法提交会议讨论的议题必须与所开会议身份相适应，也就是说，提交会议讨论的议题，一定是该会议能够讨论批准的。

提交会议讨论的议题，除特殊情况外，要有简要的文件或汇报提纲，并提前发给参加会议人员阅读，准备意见。