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浅谈如何做好企业合同管理


浅谈如何做好企业合同管理
时间:2011-04-21 15:13:23 来源:科技小论文 作者:秩名
论文导读:合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带,同时也是产生纠纷的根源。企业合同管理作为企业管理的重要内容,堵塞合同管理漏洞,依法治企的关键就是运用法律手段来管理好企业。因此,搞好合同管理,是维护企业合法权益的最基本的要求,做好企业合同管理显得尤为重要。
关键词:做好,企业,合同管理

合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带,同时也是产生纠纷的根源。企业合同管理作为企业管理的重要内容,堵塞合同管理漏洞,依法治企的关键就是运用法律手段来管理好企业。因此,搞好合同管理,是维护企业合法权益的最基本的要求,做好企业合同管理显得尤为重要。
一、企业合同管理是企业管理依法行事的基础。
合同是一种契约,是当事人之间依法确定、变更、终止民事权利义务关系的协议。市场经济要求公平有序地竞争,竞争的秩序要靠法规来规范。依法签订的工程合同是工程实施的“法典”、“规则”、运行的“轨道”。
目前,企业的合同管理工作存在许多问题。合同的签约率不高、合同文本不规范、履约率较低等等。合同欺诈行为时有发生,严重扰乱了企业的生产经营秩序。论文参考网。有的企业对在经营活动中发生的违约现象,运用法律手段自我保护的意识淡薄。这些问题的存在,干扰了企业正常的生产经营活动,导致国有资产流失,影响了企业经济效益的实现。
二、企业合同管理中存在的问题
社会主义市场经济是法制经济,合同是经济活动中的重要行为,提高企业经济效益有多种途径,加强合同管理是一个重要方面。但是,在合同管理过程中,不同程度的存在着一些不容忽视的问题:
1、企业法制观念淡薄,合同法律意识差。一些企业的法定代表人或相关负责人,不熟悉合同法的一般规定,基本上没有把合同管理纳入经营管理之中,合同法律意识差。有的企业没有明确的对业务人员的授权制度,有的单位超过自身的权利范围对外签订合同。
2、不签书面合同现象突出。盲目轻信“口头承诺”的协议,一旦一方失信,便纠缠不清,引发合同纠纷。有的企业仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易,给合同履行带来隐患。分析双方不签订合同的原因既有出于信任对方的可能,也有图省事的可能。但恰恰因为这些就经济合同签订过程中出现的不必要的过错,致使当事人事后需要更多倍的精力来弥补和

处理这些当初图省事的一时举动。一份证
明当事人当初合意主张的重要证据肯定比没有要好。
3、合同签订行为不规范、约定不明确。许多企业在经济交往中,也注意签订相关的合同,但却不使用以成文的格式合同文本,这样的结果往往是对合同标的约定不明确,合同条款不完善,责权利表述不明确,意思表达模糊,这样的合同极容易陷入欺诈圈套,引发大量合同纠纷。格式合同一般是在总结了大量的实践经验基础上起草的,对双方的权利义务约定比较平衡和均匀,因此建议尽可能选用规范的格式合同来处理双方的经济往来。当然,签订合同时对双方合意的目标指向物也应当有一个明确的约定,而不应当是含糊不清的。如果没有认真细致的调查说明合同条款事项,仅凭签订的不明确和不利于我方的合同,合同当事人的合法权益,只能受既判法律文书的约束,承受合法的“不法”侵害。
4、合同签订履行监控制度不完善。合同履行指的是合同规定义务的执行,表现为当事人执行合同义务的行为。履行监控,是为保护合同的正当履行,而建立的相应合同执行的调整和控制制度。为保证公司或企业的合同能够得到有效执行,保证公司的正常运转,一些企业也建立了相应的合同管理机构或相应的法律顾问制度,但由于和各业务职能部门协调或深入监控的程度不同,致使合同履行中因为不到位的管理,而使好的制度不能取得好的结果。作为领导者和决策者,一定要意识到合同制度已经逐渐成为企业管理的必要手段,一定要将这种管理制度落实到实处并且加以贯彻,而不仅仅只是当成一种摆设。而是要落实合同管理的机构、人员和制度,建立健全合同台账、档案制度,使合同管理逐步规范化、从而规范企业的签约和履行行为,堵塞漏洞。
5、合同履约率不理想。导致合同履约情况不理想的原因较多,但企业自身市场经营人员素质不高,文化水平偏低,法律知识贫乏,往往在合同签订前不调查对方资信情况,落入对方设下的“合同骗局”,是比较重要的原因。企业一定要注重培养一支懂法律、懂合同的经营队伍,提高信用观念,规范营销行为,才能使企业得到稳定的发展。
三、对策与建议
现代企业的合同管理是自始至终的全过程的、全方位的管理。根据多年来合同管理实践,我认为合同管理应做好如下几项工作:
1、提高合同管理意识。施工企业必须从思想上真正意识到合同管理的重要性,将企业的各项工作真正纳入合同管理范畴,切实按合同要求办事。企业领导对合同及合

同管理工作要常抓不懈,通过经常举办学习班、讲座、办理各种宣传栏等方式,
提高全员的合同管理意识,把按合同程序办事、认真执行合同要求,变成全员的自觉行为。建立合同管理机构。要从上到下建立健全合同管理机构(包括专职机构和兼职机构),使合同管理覆盖到企业的每个层次,延伸到各个角落。设置专职法律顾问、合同管理工程师、合同管理员,并具体明确合同管理人员的地位、职能,合同管理部门与其它执行部门的职责范围,合同管理的工作流程、规章制度,最终形成从合同谈判、审核、履行到监督检查,保证合同有效实施的织织保障体系。明确合同管理流程。对建立的组织机构,必须明确与之相应的工作流程。从合同签订前对招标文件分析、合同文本审查、工程合同策划、工程预算、报价、合同谈判和合同签订,到合同签订后建立合同实施保证体系、对合同实施情况进行跟踪、对比分析、诊断、合同变更、索赔和反索赔等过程,均要建立有效的工作程序,做到有章可循,职责明确,奖惩分明,避免职权交叉,互相扯皮。
2、建立健全规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度人手,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办法,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠分处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
3、重视合同审查管理。从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程,严格管理和控制。注重合同文本分析,主要包括两个方面。一是合法性分析。包括:当事人是否具备相应资格;工程项目是否已具备招标投标、签订和实施合同的一切条件,特别是具备各种批准文件;招标投标过程是否符合法定的程序;合同内容是否符合《合同法》和其他各种法律的要求。二是完备性分析。包括:构成合同文件的种种文件是否齐全;合同条款是否完备,对各种问题的规定有没有遗漏;合同用词是否准确,有无模棱两可或含义不清楚;对工程中可能出现的不利情况是否有足够的预见性。论文参考网。建议应尽量采用或参考施工合同示范文本订立

合同。预防合同纠纷的发生,有效维护企业合法权益。
4、重视合同管理人才的培养。加强合同管理人员的培训教育。
合同管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。通过学习培训,使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧,坚持持证上岗和年检考核制度,这不但增强了合同管理人员的责任感,也提高了合同法律意识。
5、重视合同变更管理。合同变更在工程实践中是非常频繁的,变更意味着索赔的机会,所以在工程实施中必须加强管理。合同管理工程师应该记录、收集、整理所涉及到的种种文件,如图纸、各种计划、技术说明、规范和业主的变更指令,并对变更部分的内容进行审查和分析。在实际工作中,变更必须与索赔同步进行,待双方达成一致以后,再进行合同变更。很多承包人往往不重视变更管理,对业主要求的变更无条件服从,导致工作做了却无法获得赔偿。
6、重视履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行,防止违约行为的发生,所以对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防止违约的发生。另外,合同结算是合同履行的主要环节和内容,合同管理部门同财务部门密切配合,把好合同的结算关至关重要,这既是对合同签订的审查,也是对合同履行的监督实施有效的管理。论文参考网。
7、违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为,要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要,一旦发生违约情形,要区别情况,及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。
四、结束语
现代企业合同管理不再是简单的要约、承诺、签约等内容,而是一种全过程、全方位、科学的管理,现代企业若能对合同实施有效管理,将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。

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