审核人
批准人
编写日期
审核日期
批准日期
5.3.3文件生效日期以外来文件本身法定之最新实施日期为准，文件发放日期以本公司管理者代表批准签署的文件分发计划表的日期为准。
5.4外来文件的分发与回收
5.4.1外来文件的分发
文控中心收集引进的法律法规等外来文件根据其文件的适用性，填写《文件分发计划表》，详细填写与文件对应的文件名称、生效日期、版本、文件编号、总页数，在相应分发部门/车间处注明分发份数，连同文件呈部门经理或所属中心总监或总监助理审核，管理者代表批准后受控发行；部门自行保管之外来文件则无需此过程。
3.0定义
无
4.0职责
文控中心：(1).负责法律法规文件的识别、收集与引进；
(2).负责外来文件有效性的稽查；
(3).负责外来文件的登记、编号、分发与监控。
相关部门：负责本部门所涉及外来文件的识别保管与使用维护。
管理者代表：负责外来文件的适用性审核，对外来文件Байду номын сангаас发范围给予控制。
5.0工作内容
5.1外来文件的接收与识别
5.3外来文件的编码过程及追溯
5.3.1由文控中心受控发行的外来文件其文件编号原则上是以外来文件原编号为准，若外来文件无文件编号则由文控中心根据外来文件的性质及类别进行编号。
5.3.2文件编号格式
A.外来文件编码为“WL”，其编码格式为：
WLXXXX-XXX
文件顺序编号
收集、引进部门代码
外来文件拼音缩写
5.7.3文控中心将盖有“外来文件”印章的原件存放于文控中心，不再盖“正本文件”印章。
6.0相关文件
COP4.2.3-001《文件控制管理程序》
WI-4110-001《文件分发&回收作业指导书》
7.0质量记录
《文件分发计划表》
《文件分发记录表(二)》
《外来文件自行保管标签》
《外来文件查询记录表》
编写人
各部门按职责范围和工作要求，结合公司、产品与顾客要求，通过各种渠道收集有关适用之法律法规、技术标准等外来文件，且对外来文件的适用内容给予识别。
5.2外来文件的控制
结合公司实际情况，文控中心对已收集、引进的法律、法规等外来文件统一受控发行外，每年至少三次对外来文件的有效性进行稽查，并将稽查结果记录于《外来文件查询记录表》中，包括外来文件的名称、实施日期、查询状况、查询人等等。其它各部门收集的技术类标准、规范等外来文件，由相关部门将原件交给文控中心统一登记、编号，并加贴文控中心负责人批准的《外来文件自行保管标签》于原件封面的右下角，然后原件交由相关部门自行建档管理与维护，文控中心予以督导。
5.4.3外来文件的分发与回收参照《文件控制管理程序》及《文件分发&回收作业指导书》执行。
5.5外来文件的标识
受控发行的外来文件需在正本文件上加盖“外来文件”及“接收日期”印章，方可按公司内部受控文件发行。必要时，在受控印章上标注受控编号，受控编号以“部门及车间”代码为准。
5.6外来文件的更改
5.6.1各部门要及时跟踪与识别相关外来文件的最新动态，当外来文件相关内容发生更改后，相关部门应负责重新提供最新有效的外来文件内容，呈管理者代表批准后并通知到文控中心。
5.4.2外来文件的回收
在新版发放的同时收回旧版文件，并登记在《文件回收记录表(二)》中，需详细注明文件回收状况，抱括文件名称、文件编号、需回收版本、回收日期等；部门自行保管之外来文件，若旧版文件有一定的参考价值需保留时，需提交至文控中心加盖“作废文件”印章后退还至相关部门，相关部门需做好隔离标识；若无参考价值，则由各部门自行销毁。
1.0目的
为确保外来文件得到有效识别与控制，特制定本管理办法。
2.0适用范围
适用于与本公司质量体系有关的外来文件，本公司的外来文件主要包括与法律法规有关的文件，如中华人民共和国质量法、中华人民共和国计量法、中华人民共和国标准化法、中华人民共和国质量管理监督条例、中华人民共和国劳动法等，以及中华人民共和国认证标准如：GB、ISO9001:2000国际质量体系标准、ROHS产品技术法规等。
5.6.2文控中心及时登记于外来文件一览表上，标明文件变更情况，文控中心依据原《文件分发记录表(二)》将相关旧版收回，发出新版文件。
5.7外来文件的存贮及管理
5.7.1文控中心建立最新的外来文件一览表，详细注明文件名称、编号、生效日期、版本、发放日期等项目。
5.7.2必要时旧版文件若有一定的参考价值需保留，应加盖“作废文件”印章，避免使用作废外来文件。