E、公司共享盘的管理，由标准化部负责每季度进行备份，各部门共享文件仅能参考，不能修订，由IT网管进行权限设置。
F、各部门文员需要建立本部门的电子文档清单，每月由文员进行备份。
G、各部门硬盘配置为原则为2T/盘，进行文件的拷贝储存，备份完后可按照7.2条款进行标识管理。
7.4光盘及移动硬盘保管
环境：环境温度在14℃-20℃之间，相对温度在35%-45%之间；远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；光盘不得擦除、刻划、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染和污垢，避免阳光直射
B、不在档案管理系统中存储，以及从档案管理系统中集中下载、脱机保管的电子文件的存储，使用不可擦除型光盘作为电子文件的存储载体，并依据《档案编制规则》标注档号。
C、光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套提供利用。两套光盘分开保管。
D、移动硬盘的管理，按照要求在本部门文员处进行保管，并进行移动硬盘的标识，每月由标准化部进行抽查确认。
序号
术语
定义
1
电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘、移动硬盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。
2
归档电子文件
指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
4.职责权限
4.1行政部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。
6．归档电子文件的检验与移交
6.1归档移交部门应当于每年第一季度采用可卸载式归档方案将上一年度应归档的电子文件移交给标准化部文控中心。
6.2归档电子文件的移交内容包括归档电子文件，电子文件原数据表及有关材料。专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，必须将专用软硬件及相关技术资料送交标准化部一起备案，并填写《专用软硬件设备登记表》。
4.2负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。
4.3负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。
4.4标准化部负责各部门电子档的备份保存、分类及管理工作。
5．文档格式的转换
格式的电子文档，各部门应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。
6.3归档电子文件的移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》。检验表一式两份，一份由标准化部归档保存，一份由电子文件形成单位保存，检验内容包含：
可读性：确保电子文件能正常被计算机识别、运行，并能准确读出。
安全性：用杀毒软件检测归档的电子文件，确保电子文件未被病毒感染。
A、按年度、部门或问题分类；
B、按保管期限分类；短期及长期
C、按文件格式分：文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数据库文件、计算机程序文件、多D媒体文件等。
E、按文件类型分：计算机程序文件、数据文件。
F、按存储载体类型分：光盘、硬盘等。
7.3归档电子文件的存储、保管和利用
A、如有档案管理系统，其中归档电子文件存储在档案数据库中，综合管理部每年对电子文件进行备份。
操作名称：电子档管理操作规定
Operation
客户：/
Customer
产品名称：/
Part Name
产品编号：/
Part No.
文件编号：XX/SD-003
Doபைடு நூலகம்ument No
版本：V0
Revision
日期：2020-10-21
Date
版本
Revision
更改内容
Revision Details
生效日期
齐全性：按归档范围检查应归档电子文件全部归档。
完整性：每份电子文件与相应的纸质文件保存一致。
7.归档电子文件的整理
7.1归档电子文件的整理按照公司规定的要求进行整理。
将带有归档标识的电子文件进行分类，同一的电子文件分类方案应保持相对稳定。
7.2归档电子档的分类
把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。分类不宜过细，要知足。分类有如下几种：
更新，请使用受控之文PLEASED REFER ONLY TO
件。THE CONTROLLED COPY.
1.目的
为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件
的归档和保管程序，特制订本规定。
2. 适用范围
适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。
3. 术语与定义
7.5光盘检测与维护
标准化部要对存储电子文件的光盘每年进行一次抽样读检查，抽检率不低于20%，如发现光盘损坏或出现问题，应及时反馈并由IT管理员处置.
8.0记录
无
Effective Date
V0
初版发行
2020-10-21
编写人：
Prepared by
审批人：
Approved by
如此印章并非红色，IF THE CONTROL STAMP
表此文件并非合法之版COLOR IS NOT RED ,THEN IT
本，并不会受到控制及IS AN UNCONTROLLED COPY.