关于集团公司文件管理的若干规定
为规范集团公司文件管理的运作程序，利用好文件资源，提高工作效率，强化基础管理，根据集团公司的实际情况，特拟定本管理办法。
纳入本规定管理的文件包括：
第一，集团公司内部请示、报告的管理；
第二，集团公司发文管理；
第三，外来公文管理；
第四，内部传阅文件的管理。
一、集团公司内部请示、报告的管理
（一）集团公司内部的请示、报告是指集团公司内部各部门及二级公司在日
常工作与生产经营活动过程中所需作出重要决定或处理重要事件时，需要获得集团公司领导明确的批示意见的书面文件。
事先汇报为请示，事后汇报为报告。
（二）请示、报告的形成
1）部门认为有必要形成书面请示、报告时，由经办人起草文稿，并填写《集
团公司内部请示、报告单》（见附件一），交部门负责人审核签字，如事由涉及其他部门，由所涉及部门负责人签署会办意见后，统一报送总裁办公室总裁秘书。
2）二级公司的请示、报告参照部门的运行方式执行。
外地二级公司的请示、
报告可以传真、快递、挂号信及E—mail等形式呈报。
（三）请示、报告的报批、回复与督办
1）总裁秘书收到部门或二级公司的请示、报告后，负责做好登记编号工作。
2）请示、报告执行逐级报批制。
上报的请示、报告由总裁秘书按文件的内
容情况分呈主管领导审批；当认为需要时，由主管领导签署意见后，报总裁阅示；报董事会审批的文件，由总裁确定。
3）请示、报告必须注明主呈的集团公司领导。
二级公司报送请示、报告时，
同时还必须注明主送部门与抄送部门，由总裁秘书在呈报集团公司领导前，先送主管部门与会办部门流转签署处理意见。
4）请示、报告由总裁秘书负责反馈。
若请示、报告需
要扩大沟通的，按集
团公司领导批示精神由总裁秘书负责再流转工作。
5）集团公司领导在批复请示、报告时有贯彻执行情况反馈要求的，由总裁
秘书按要求负责催办督办，各部门及二级公司须做好配合工作。
（四）请示、报告的保存和归档
1）由各部门和二级公司上报的文件原件由总裁秘书负责保管、归档，复印
件由各部门或二级公司处理完工作后交兼职档案管理员保管、归档。
2）各部门和二级公司内部文件中关于人力资源管理和固定资产购置的文件
必须经总裁秘书报主送部门备案。
（五）文件格式
为提高集团公司整体形象，规范文件流程，提高工作效率，各部门与二级公司
在接到本《规定》后必须按规定的文件格式上报（见附件一），不符合规定的文件，由总裁秘书退回重新上报。
二、发文管理
（一）集团公司的重要事宜如工作计划总结、颁发制度规定、重要事项的决
定、机构调整、人事任免等等，经集团公司领导审批同意后，统一以集团公司名义发文。
（二）文件的起草
1）按文件的内容类别，由主办部门负责起草，并使用规范的发文稿纸（见
附件二）；部门负责人应在拟发文件上签署意见。
2）所发文件内容涉及两个或两个以上部门的，所涉及部门的负责人须在
拟发文件上会签。
3）文件起草完毕统一送总裁秘书，由总裁办公室主任负责核稿。
（三）文件的签发
1）文件统一由总裁签发。
遇紧急文件，总裁因故不在集团公司，由授权
副总裁签发。
2）文件的编号。
发文执行统一编号的方法。
具体方法
如下：
以集团公司名义发文的编号方法为：
以集团公司职能部门名义发文的编号方法为：
总裁办公室：
人力资源部：
投资管理部：
财务部：
资金管理中心：
证券事务部：
集团公司或部门发文，采用连续的序号来编号。
3）文件的打印校对。
文件由主办部门提供载有拟就文件的软盘交总裁办
公室按正式行文修正打印，主办部门负责校对。
文件末栏处应署上打印、校对者的姓名，以落实责任、提高文件质量。
4）文件的发放。
集团公司文件由总裁办公室按《发文清单》（见附件七）
发。
（四）文件的督办与归档。
1）文件内容涉及需要有关职能部门、二级公司按文件
要求贯彻执行的，
总裁办公室将按照文件内容及集团公司领导的要求负责督办催办以及执行情况的反馈。
2）集团公司发文统一由总裁办公室负责保存归档。
三、外来公文管理
（一）外来文件主要是指集团公司上级的政府主管部门、条线工作的政府主
管部门、上级党、工组织的文件以及与集团公司有工作业务关系的其他单位的公文。
（二）外来文件由总裁秘书负责统一签收登记管理，并经总裁办公室主任预
核后分类转发。
（三）转到各部门单位的文件，应做好签收工作。
（四）外来文件收文单上署有集团公司领导批示要求有关部门单位按文件精
神贯彻执行的，，由总裁秘书负责督办催办及执行情况的反馈工作。
（五）凡列入总裁办公室签收登记管理的外来公文，年底各部门单位应整理
后移交总裁办公室档案管理员归档。
四、内部传阅文件
（一）凡集团公司领导认为有必要在公司内部流转的其他文件，视实际需要
选用文件传阅单（见附件四）批示后，由总裁秘书负责流转催办及反馈。
（二）内部传阅文件由总裁办公室负责保存归档。
五、附件
1．内部请示、报告单样式
2．发文稿纸样式
3．收文单样式
4．文件传阅单（一）（二）样式
5．工作催办通知书样式
6．文件发放清单样式。