礼品管理办法1 目的为了加强公司的礼品管理工作，充分发挥礼品价值，结合公司实际情况，制定本管理办法。
2 适用范围适用于公司所有部门、全体员工。
3 职责权限3.1 人力资源中心行政部：礼品的归口管理部门，负责管理公司礼品的年度需求分析和规划、请购、出入库、保管、审批、发放、回收等工作。
3.2 供应链中心：负责礼品的采购及相关工作。
3.3 商务中心：节日礼品和大型营销活动礼品的计划申请与提报。
3.4 全体员工：按规定进行礼品申请、使用、流转、退还与上交。
4 定义或特殊说明4.1 礼品：经公司批准，用于公关工作或业务来往，以公司名义向客户单位或个人馈赠的物品。
4.2 礼品管理员：专门进行礼品管理的行政部员工。
4.3 客户：可与公司签订商务合同直接产生业绩的企业。
外部间接关系或资源不在此限，须另行申请特批。
4.4 关键人：与客户单位中对项目起决定性作用的四类角色：最终决定人、守门员（技术决策人）、使用人（使用决策人）、顾问/教练。
5 管理规定5.1 礼品需求分析和规划5.1.1 常备礼品及其台账5.1.1.1 礼品管理员应保障仓库有一定量的常备礼品，以满足公司常用礼品的供应。
5.1.1.2 礼品库存发生变化，礼品管理员应及时更新《礼品库存台账》（附件一）并每周反馈至商务中心市场服务部，礼品库存台账内容包括：礼品类别、礼品名称、礼品单价、生产日期、有效截止日期、标准库存量、实际库存量。
5.1.1.3 若随着公司发展，若常备礼品无法满足实际需求，各部门可填写《签呈单》（附件二）提案申请常备礼品标准更新，《签呈单》填写内容包括：提案名称、紧急程度、提案部门、提案人、（立）编制、提案人签名、提案时间。
关于常备礼品标准更新的《签呈单》审批流程为：上一级主管→上二级主管→商务中心会签→礼品管理员会签→总经理，审批通过后报送礼品管理员，并复印报送至相关部门和总经办。
5.1.2 礼品规划5.1.2.1 行政部根据公司以往出入库台账记录、公司的营销活动计划以及商务中心的送礼计划等对礼品需求进行分析，及时提报采购申请，补充库存。
5.2 礼品申请5.2.1 送礼档次5.2.1.3 随着公司和社会发展，当分档标准不再满足实际需求，各部门可填写《签呈单》（附件二）提案申请日常送礼或节日礼品分档标准更新。
关于礼品分档标准更新的《签呈单》审批流程为：上一级主管→上二级主管→礼品管理员和行政部会签→总经理，审批通过后报送礼品管理员，并复印报送至相关部门和总经办。
5.2.2 送礼计划5.2.2.1 员工须在送礼档次范围内制定送礼计划。
5.2.2.2 赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，注意花样品种的更换。
5.2.2.3 避免礼品的重复赠送或漏送。
同一单位同一客户在同一次赠送活动中，要避免公司或部门多头赠送现象；或其相反，遗漏重要客户。
5.2.2.4 普通礼品赠送，目的是加强与客户沟通，给客户留下良好的印象和记忆。
赠送礼品时，注意了解受赠人的个性特点，讲究品位、格调，采取不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。
5.2.3 申请流程5.2.3.1 员工做好营销活动计划后，涉及赠送礼品的活动，员工应首先填写《营销活动申请表》（附件三），《营销活动申请表》的审批流程为：上一级主管→上二级主管→总经理。
5.2.3.2 待《营销活动申请表》审批通过后，填写《礼品申请表》（附件四），礼品申请表的填写内容包括：申请部门、申请人、客户类别、客户编码、赠送目标、进展描述、是否公司采购、是否邮寄、邮寄地址及联系人、礼品品类、礼品价值、申请原因、计划达成效果等，若所申请礼品非公司礼品库常备礼品，应在“申请原因”一栏特别说明。
《礼品申请表》审批流程为：上一级主管→上二级主管→礼品管理员→行政部经理→总经理，并抄送至中心文员、本次出差公司随行人员（如有）。
5.3 礼品采购5.3.1 日常礼品采购申请5.3.1.1 礼品管理员根据礼品库存以及《礼品申请单》，及时进行采购申请，即填写《采购申请表》（附件五），填写内容包括：申请人、采购是由、采购类型（选礼品）、期望交付日期、采购明细（包括礼品名称、规格、数量、单位、价格），总价等。
《采购申请表》审批流程为：上一级主管→上二级主管，并抄送供应链中心总监及主管。
5.3.2 节日礼品采购申请5.3.2.1 国家传统节日（端午、中秋、春节）来临前，市场策划部组织事业部填写《节日礼品需求表》（附件六），填写内容包括：申请人、申请部门、客户代码、客户状态送礼对象、送礼计划、礼品总价等。
《节日礼品需求表》的审批流程为：事业部主管→市场策划部审查送礼档次→中心主管，由市场策划部备案。
5.3.2.2 《节日礼品需求表》通过审批后，市场策划部汇总礼品需求，及时进行采购申请，即填写《采购申请表》，填写内容包括：申请人、采购是由、采购类型（选节日礼品）、期望交付日期、采购明细（包括礼品名称、规格、数量、单位、价格），总价等。
《采购申请表》审批流程为：上一级主管→上二级主管→礼品管理员意见→行政部经理复查→总经理核决，并抄送供应链中心总监及主管。
5.3.2 采购入库5.3.2.1 《采购申请表》通过审批后，供应链中心立即安排礼品采购，并在期望交付日期或提前向礼品管理员交付。
5.3.2.2 礼品管理员对所交付礼品进行认真检查、清点、验货，办理礼品入库手续，填写《礼品入库台账》（附件七），填写内容包括：入库时间、礼品名称、入库量、单价、总价、生产日期、保质期截止日期、存放位置、当前库存量、接收人签字等。
5.4 礼品使用流转5.4.1 礼品领取5.4.1.1 《礼品申请单》通过审批后，礼品管理员准备礼品，通知申请人领取，并办理礼品出库手续，填写《礼品出库台账》（附件八），内容包括：出库日期、礼品名称、领用部门、出库量、领取人签字、库存量、礼品管理员签字。
5.4.1.2 员工领到礼品后，告知中心文员，中心文员核实其真实性后填写《礼品使用流转单》（附件九）的“领用信息”和“领用礼品”部分，内容包括：领用人、领用日期、领用事由、领用的礼品名称及数量，并签名。
5.4.1.3 《礼品使用流转单》由四个部分组成——领用信息、领用礼品、使用礼品、退还礼品，涉及较多人员和三个时间段，其流转由礼品领用人负责。
5.4.2 礼品使用5.4.2.1 员工应将领取的礼品按照《礼品申请表》赠送至计划对象，不得私自占用。
5.4.2.2 赠送礼品时要考虑对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜。
5.4.2.3 礼品送出，或确定因故无法送出后，领取人填写《礼品使用流转单》的“使用礼品”部分，填写内容包括：已使用礼品名称及数量。
随行人员和随行级别最高领导对填写内容真实性进行确认签字。
5.4.2.4 若礼品完全按照计划送出，则礼品流转流程结束，中心文员将《礼品使用流转单》存档备案。
5.4.3 礼品退还5.4.3.1 若礼品因故无法送至计划对象，领取人应及时退还。
礼品管理员对退还礼品认真检查、清点，填写《礼品使用流转单》“退还礼品”部分，填写内容包括：退还礼品名称、数量，并签名。
报送中心文员处存档备案。
5.4.3.2 对退还礼品重新办理入库手续。
填写《礼品入库清单》，参考5.3.2。
5.5 收受礼品管理5.5.1 公司员工在经营活动中，严禁公开索要或暗示对方赠送礼品。
如遇对方基于商务礼仪赠送礼品而不能谢绝的，可以接受，必要时酌情回赠公司礼品。
5.5.2 自接受之日起5个工作日内，填写“礼品上交登记表” （附件十），由部门负责人签字后，将礼品转交行政部。
礼品管理员办理入库手续，入库手续参考5.3.2。
5.5.3 对已登记的礼品，有重复使用价值、可以转赠宾客的，礼品管理员存入礼品库，无重复使用价值的，礼品管理员通过《签呈单》申请将该礼品进行公司内部分配。
5.6 特殊出入库管理5.6.1 公司内部宴请或公司庆典使用礼品，其申请、采购、使用流转、出入库参考5.2、5.3和5.4。
5.6.2 对过期、变质礼品清理，礼品管理员通过《签呈单》申请销毁，审批通过后登记出库，并备注为过期或变质礼品。
6 奖惩6.1 礼品管理仓库应摆放整齐，符合5S管理标准，公司定期进行5S检查，并根据《现场5S管理办法》进行相关奖惩。
6.2 礼品未送至计划对象且未退还至公司者，处以通报批评，并按市场价格双倍赔偿。
6.3 收受礼品及时上交登记者，予以通报表扬或嘉奖；未及时上交者，处以警告，并按市场价格双倍赔偿。
6.4 礼品管理员每月对礼品仓库进行盘点，若发现实际库存与台账不符时应查明原因，若实际库存比台账中数量少且原因不明，对礼品管理员处以通报批评。
若发现礼品管理员对台账造假，对礼品管理员处以警告。
6.4 公司礼品仓库全年未出现礼品过期、变质等问题，对礼品管理员进行通报表扬。
若将过期、变质礼品发放给员工进行送礼活动，对礼品管理员处以通报批评。
6.5 礼品申请领用人未严格遵守本标准，严重铺张浪费，造成公司经济损失的，依据《员工奖惩办法》对其处以通报批评、警告、记过或开除处分。
7 相关管理制度文件7.1 《客户接待标准化管理办法》7.2 《员工奖惩办法》7.3 《现场5S管理办法》8 相关表单记录8.1附件一：《礼品库存台账》8.2附件二：《签呈单》8.3附件三：《营销活动申请表》8.4附件四：《礼品申请表》8.5附件五：《采购申请表》8.6附件六：《节日礼品需求表》8.7附件七：《礼品入库台账》8.8附件八：《礼品出库台账》8.9附件九：《礼品使用流转单》8.10附件十：《礼品上交登记表》9.相关流程文件9.1《礼品申请流程》9.2《日常礼品采购与入库流程》9.3《节日礼品采购与入库流程》9.2 《礼品出库与使用流转流程》。