酒店采购流程及其控制管理
酒店采购是酒店的一个管理部门，叫采购管理。
要负责制定采购管理办法、采购物品质量验收管理办法、供应商管理办法、采购人员绩效考核管理办法、仓储管理办法、采购人员薪资、绩效、培训管理办
法。
还要草拟各种单据：请购单、入库单、采购计划表、采购物品审批表、采购报表
等。
一、酒店采购的基本定义
二、酒店采购途径
目前在酒店行业大规模的
酒店用品采购，仍然是以
公开招标为主，数据显示
38%的酒店以此为主要采
购方式。
除了公开招标外，
定向采购成为酒店采购的
一个主要方式，定向采购
一般都是与酒店进行长期
合作的企业。
三、酒店采购总体流程概括
1、部门新增物品的采购工作流程：
部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后，连同“采购申请单”一并送交采购部。
采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施。
四、采购物品分类流程概括
2、仓库补仓物品的采购工作流程：
仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内须注明资料。
经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。
采购部经理初审同意后，按要求立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。
如有特殊情况，要向主管领导汇报。
3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：
如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。
经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料。
采购部按要求组织采购。
4、鲜活食品冻品的采购工作流程：
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
5、燃料的采购工作流程：
采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单。
采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，经酒店采购审批程序报批，董事会批准后，采购部立即组织实施.
6、维修零配件和工程物料的采购工作流程
：
•大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写采购申请单，且采购申请单内须注明资料。
•工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”且采购申请单内须注明资料。
五、酒店采购问题分析
1、采购的内部管理机制不够完善
•采购部门设置有欠缺，对采购员的监督失效•缺乏采购计划部分
•酒店采购人员专业性不强
2、采购的具体操作存在弊端
•采购订单不规范，降低了采购效率
•采购信息沟通不畅，仓储采购管理软件亟待开发•采购单审批效率低下导致酒店采购进程缓慢•采购简单，未建立良好的供应链，缺乏对供应商
的了解和管理
•采购部人际关系复杂致使其工作效率低下
六、酒店采购管理控制制度
1、采购原则
严格执行询议价程序
采购会审、合同会签制度
职责分离
一致性原则
廉洁制度
2、采购程序管理控制
A.供应商的选择
（1）、供应商必须证照齐全，具有相关资质。
（2）、对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。
（3）、在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。
供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
（4）、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
B.采购程序
（1）、日常及其他零星物品的申请，由各使用部门报综管部统一申请。
（2）、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调财务及使用部门共同完成，报总经理审批。
（4）、采购过程中发生变化时，需求部门应出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。
（5）、行政部负责接收报告的出具。
C.付款程序
（1）、采购部根据付款计划提出申请，各主管签字，后附付款明细单，交给财务部办理付款手续。
（2）、发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票明细单，将蓝绿两联分别放在一起，蓝联粘在一起、签字后交给财务部核销。
3、违约处理
（1）、货物出现延期后，采购部应及时通知相关部门。
（2）、货物出现质量问题后，由使用部门提出意见，报部门经理，交采购部处理。
采购部接到意见后，将情况上报总经理，并按投诉做紧急处理，将情况发邮件并书面报给供应商，要求供应商换货或退货。
（3）、采购部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，采购部负责追索。
追索不成，由法院裁决。
4、审计监督
（1）、在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，必须有相关部门参与，财务部门要全程参与。
财务部门主要负责价格的核查及审计。
（2）、采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。
对于采购人员在采购过程发生的违反廉洁制度的行为，将按公司有关制度处理。
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