管理责任：对所承担的工作全面负责
职位概述：
协助董事长完成公司行政事务性工作及各部门内部日常事务工作
岗位职责：
1、负责董事长办公室服务，包括董事长来往信件的整理/保管、办公室内卫生、绿化的管理工作；
2、按规定接听电话、记录信息、接待访客等；
3、负责及时流转董事长签批的文件；
4、负责董事会会议筹备、通知；
3、董事长办公室文件整理的规范性；
4、电话接听礼仪的规范性；
5、出勤率；
6、部门合作满意度；
7、重要任务完成情况。
工作流程：
一、办公室内务：
①办公环境
明亮整洁
家具摆放整齐
办公桌无文件累积
文件整齐规范
图书排放整齐
1、每天准时上班。
2、开窗通风。
3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、负责会议材料的整理、存档工作；
6、负责会议资料的发放、收集；
7、做好保密工作，并严格遵守公司保密规定；
8、完成董事长交办的临时性工作。
工作权限：
1、评估公司管理水平并提出改进的建议权；
2、董事长行程的安排权；
3、董事长办公室的管理权；
关键业绩指标：
1、董事长办公室卫生质量；
2、董事长签批文件流转的及时性；
5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。
6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。
②文件管理
流程齐全
分类合理
处理及时
管理规范
1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。
2、外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、检查会议文件准备是否齐备。
4、会议人员的接待。
5、会议期间的服务。
3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
5、内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
6、公司各部门送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
①董事会
1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
5、会议场所的确认及会场布置。
6、会议签到及记录。
7、与会人员的接待工作。
②工作会
1、检查会场环境是否干净整洁。
2、检查会议通知是否到位。
董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
二、来宾接待
1、笑脸相迎，茶水相待。
2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向董事长请示。
5、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。
秘书工作职责及工作流程
职位名称
董事长秘书
职位代码
所属部门
董事长办公室
联系方式
直接上司
间接上司
晋升方向
候选渠道
轮转岗位
工资标准
填表日期
2011-2-19
任职人员
李敬
内部关系：公司各部门、行政经理
外部关系：上级单位、新闻媒体
工作性质：负责董事会有关文书材料等文秘工作
管理权限：受董事长委托，行使对董事会日常工作协调和会议召集管理权限