企业物资采购合同审计方法

在企业物资采购活动中，合同欺诈行为及合同条款不完善给企业造成经济损失的

现象时有发生。为了保障企业的合法权益及合同条款的完善明确，确保双方当事人按合同办事，内部审计部门开展物资采购合同审计具有重要意义。物资采购费用支出是单位成本费用的重要组成部分，加大对物资采购合同的内部审计力度，完善物资采购合同管理，是有效降低采购成本，提高经济效益的重要手段。许昌烟草机械有限责任公司自1989年开展合同审计以来，通过多年的探索、实践，积累了较丰富的经验，取得了一定的成效。现结合审计实践，就企业内部如何抓住合同审计的重要环节，强化合同管理，规避交易风险，提高经济效益，谈些浅见。

一、健全制度，规范操作

为加强合同管理，维护公司合法权益，树立企业诚实守信的良好形象，公司制定实施了《许昌烟机公司合同管理办法》并不断

修订完善。对合同的审核和管理进行了详细的规定，确保合同的规范性、合法性和科学性。

根据《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》规定，在签合同前，对采购物资进行招标。与中标单位拟订合同后，由采购部门填写“合同审签表”，并由公司主管领导和总经理审签。“合同审签表”与合同一起送审计部门审核，未经审计的合同不得加盖合同章，合同不生效，财务部门不予结算和付款。健全的合同审计制度，规范的操作，不仅使审计人员在开展合同审计时有章可循，审计工作程序更加合理，而且大大提升了审计工作质量。

二、对合同主体进行审计

合同主体的合法性，是确保合同法律效力的前提。为保证合同的有效性、合法性，避免因签订无效合同造成企业经济损失，必须对合同主体资格、经营范围、履约能力等进行审计。

审查签订合同的主体。重点审查合同主体是否是依法登记的企业法人，或依法产生、

存在的组织。不与不能独立享有经济权利和承担义务的、不具备法定条件的经济组织签订合同。

审查合同对方经营范围。重点审查其经营范围是否包括合同标的，是否超出了在工商行政管理部门登记注册的范围，是否无照经营。

审查合同对方主体有无履约能力。对对方的资质等进行调查，不与无履约能力的主体签订合同。

审查授权委托代理人的代理资格是否合法。经公司法人授权后的委托代理人方可代表本公司对外签订合同。委托代理人必须按照《合同法》及其他有关法规的规定，本着公平互利的原则，在委托权限及其期限范围内，依法签订合同。

三、合同签订前进行招标比价审计

1、注重对价格信息的收集。根据物资采购合同审计的合法性、公平性原则及“货比三家、比质比价”的原则，物资采购合同审计的重点之一就是价格审计。

建立合同审计台账，进行整理归档，对

材料及产品价格、供应商信息进行跟踪管理。

做好市场调查，通过报纸、互联网了解价格信息的变动情况，及时掌握第一手资料，防止物资采购中的“暗箱操作”。

2、注重对信息化管理手段的运用。为

使合同价格审计更便捷、更规范，公司信息管理中心的计算机专业人员，为我们在ERP 管理软件上建立了专门的“合同审计管理

系统”及“物资采购招标系统”。事先将历次采购物资的价格、数量、供应商、合同订单号等情况按物料编码存入系统，形成采购情况分析曲线图。每次审计合同时，把需要采购的物料编码输入，该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供应商、订单号及审核日期、审核人情况就被自动显示出来，如价格比原购入价格高，系统会自动提示，以便再次核实该物料价格。如价格没问题，通过审计后在设定的时期内有效。这大大地方便了我们的工作，避免了人工操作可能出现的误差，减少了差错率，提高了合同审计工作效率，保证了审计工作质量。

3、注重对招标过程的审查监督。根据

《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》的规定，在一般情况下，小量、小额采购“货比三家”，在ERP管理系统上进行价格比较；批量、大额采购进行公开招标，由审计部门牵头，成立由采购部门、使用部门、技术部门、质量部门为主的评标委员会进行评标。由监察室、财务部、工会组成的监督组对招标全过程进行监督。

审查招标程序的合法性及操作的规范性。采购招标是一项严肃认真的工作，其程序是否合法、操作是否规范，直接关系到招标结果的公正性。审计中重点审查评标委员会是否严格按照国家有关规定及《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》开展工作，有无主观性、随意性。并在审查合同时将合同与招标结果相核对，确保招标结果落到实处。

审查招标文件的完整性。招标文件是签订采购合同的重要依据，内容完整的招标文件是签订采购合同的基础。应重点审查招标文件中对投标方主体资格、资质、履约能力的要求，以及采购物资数量、规格、技术要求、付款方式等重要内容。并在招标文件中